روش اجرایی پذیرش پرونده و بازنگری درخواست

QMS-PRO-VET-001

1- هدف

هدف از این روش اجرایی، تشریح نحوه دریافت، ثبت و بازنگری درخواست‌های ارزیابی انطباق دامپزشکی نقشه‌های واحدهای دامپروری، به منظور اطمینان از کامل بودن اطلاعات، امکان انجام ارزیابی و پذیرش رسمی درخواست است.

2- دامنه کاربرد

این روش برای کلیه درخواست‌های ارزیابی دامپزشکی نقشه‌های واحدهای دامپروری که به پایش سلامت اسیا ارائه می‌شود، کاربرد دارد.

3- مسئولیت‌ها

مسئول پذیرش

  • دریافت درخواست
  • تشکیل پرونده
  • ثبت اطلاعات
  • کنترل اولیه مدارک
  • انجام بازنگری درخواست
  • تعیین امکان انجام ارزیابی
  • اعلام پذیرش یا عدم پذیرش درخواست

4- Application Reception (پذیرش درخواست)

4-1 دریافت درخواست

درخواست می‌تواند توسط:

  • متقاضی
  • نماینده قانونی متقاضی
  • سازمان نظام دامپزشکی

ارائه گردد.

4-2 تشکیل پرونده

برای هر درخواست یک شماره یکتا اختصاص داده می‌شود.

نمونه:

PSA-VET-1405-001

4-3 مدارک مورد نیاز

حداقل مدارک عبارتند از:

  • فرم درخواست
  • مشخصات متقاضی
  • مشخصات واحد دامپروری
  • نوع فعالیت
  • ظرفیت تولید
  • آدرس محل
  • نقشه جانمایی
  • نقشه معماری
  • نقشه تأسیسات (در صورت وجود)
  • مدارک موردنیاز مندرج در دستورالعمل ماده ۵ قانون نظام جامع دامپروری.
  • فرم درخواست ارزیابی دامپزشکی
  • مدارک هویتی متقاضی
  • مدرک قانونی زمین
  • نقشه جانمایی (Site Plan)
  • نقشه‌های معماری و تأسیسات
  • مشخصات واحد (نوع دام، ظرفیت، سطح اشغال)
  • در صورت وجود، موافقت اصولی یا معرفی‌نامه سازمان نظام مهندسی کشاورزی
  • هرگونه مستند تکمیلی موردنیاز برای ارزیابی بهداشتی دامپزشکی

برای تمدید

مدارک موردنیاز برای تمدید پروانه

  1. فرم درخواست تمدید پروانه
  2. اصل یا تصویر پروانه قبلی
  3. مدارک هویتی بهره‌بردار (در صورت تغییر، مدارک جدید)
  4. در صورت شخصیت حقوقی، روزنامه رسمی آخرین تغییرات
  5. مدارک مالکیت یا حق بهره‌برداری از محل (در صورت تغییر)
  6. گزارش هرگونه تغییر در ظرفیت، ساختمان‌ها یا نوع فعالیت
  7. نقشه‌های اصلاحی (در صورت تغییرات ساختمانی یا توسعه)
  8. مستندات انجام اصلاحات مورد درخواست در بازدید یا تمدید قبلی (در صورت وجود)
  9. رسید پرداخت هزینه تمدید مطابق تعرفه مصوب

4-4 کنترل اولیه مدارک

مسئول پذیرش بررسی می‌کند:

  • مدارک قابل خواندن باشند.
  • نقشه‌ها کامل باشند.
  • صفحات امضا شده باشند (در صورت الزام).
  • اطلاعات متقاضی کامل باشد.

در صورت نقص، پرونده برای تکمیل عودت می‌شود.

5- Application Review (بازنگری درخواست)

پس از تکمیل پرونده، مدیر فنی بازنگری درخواست را انجام می‌دهد.

هدف از بازنگری، اطمینان از توانایی شرکت برای انجام ارزیابی است.

5-1 بررسی دامنه درخواست

بررسی می‌شود:

  • نوع دامداری
  • نوع نقشه
  • محل اجرا
  • دامنه ارزیابی

5-2 بررسی توانمندی شرکت

موارد زیر ارزیابی می‌شود:

  • وجود ارزیاب دارای صلاحیت
  • در اختیار بودن زمان
  • در اختیار بودن منابع
  • وجود چک‌لیست مربوطه
  • عدم وجود محدودیت قانونی

5-3 بررسی بی‌طرفی

مدیر فنی اطمینان حاصل می‌کند:

  • ارزیاب در طراحی نقشه مشارکت نداشته باشد.
  • ارزیاب هیچ منفعت مالی در پروژه نداشته باشد.
  • تعارض منافع وجود نداشته باشد.

5-4 بررسی ریسک درخواست

مواردی مانند:

  • پیچیدگی پروژه
  • نوع دام
  • ظرفیت واحد
  • فناوری‌های خاص
  • نیاز به متخصصان دیگر

بررسی و ثبت می‌شود.

5-5 تصمیم بازنگری

نتیجه بازنگری یکی از موارد زیر خواهد بود:

الف) درخواست پذیرفته می‌شود.

ب) درخواست پس از تکمیل مدارک پذیرفته می‌شود.

ج) درخواست رد می‌شود.

دلایل رد درخواست در پرونده ثبت می‌شود.

6- خروجی

در صورت پذیرش:

  • قرارداد یا توافق ارائه خدمت تنظیم می‌شود.
  • پرونده به فرآیند «برنامه‌ریزی ارزیابی» ارجاع می‌شود.