روش اجرایی کدگذاری مستندات

نسخه الکترونیکی این سند اخرین نسخه آن است و مسئولیت کنترل نسخه چاپی با این سند بر عهده خواننده آن می باشد.
تمامی حقوق معنوی و مادی این مدرک متعلق به شرکت پایش سلامت اسیا می باشد. و هر گونه کپی برداری از ان پیگرد قانونی دارد.
شماره سند: QMS-PRO-DOC01	نویسنده	بازنگر	تایید	تاریخ
بازنگری	نویسنده	بازنگر	تایید	تاریخ
1	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیدا بزمی	هیات مدیره	شهریور 1402
2	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیدا بزمی	هیات مدیره	بهمن 1402
3	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر هلیا ازاد	هیات مدیره	دی 1403
4	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیرین صفائیان	هیات مدیره	تیر 1404
5	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیرین صفائیان	هیات مدیره	خرداد 1405

1. هدف

ایجاد ساختاری نظام‌مند برای شناسایی، دسته‌بندی و ردیابی مستندات و فرم‌های سیستم مدیریت کیفیت به‌گونه‌ای که بازیابی، به‌روزرسانی و کنترل نسخه‌ها ساده و استاندارد باشد.

2. دامنه کاربرد

این روش برای کلیه مستندات شامل روش‌های اجرایی، فرم‌ها، دستورالعمل‌ها، خط‌مشی‌ها، برنامه‌ها، سوابق و گزارش‌ها کاربرد دارد.

3. ساختار کدگذاری مستندات

فرمت پیشنهادی برای کد مدرک:

[سیستم]-[نوع مدرک]-[موضوع]-[شماره یکتا]

اجزای کد:

جزء	توضیح	مثال
سیستم	نشان‌دهنده حوزه یا سیستم سازمانی	QMS / HRM / QM021
نوع مدرک	نوع سند	PRO / POL / FR / REC / REP/LET/CON/GUD/CON
موضوع	اختصار موضوع یا فرآیند سند	CM، IM، RV، DOC، TRN، AU
شماره یکتا	شماره ترتیبی	001، 002، 003

کدهای نوع سند

اختصار	نوع سند	توضیح
PRO	Procedure	روش اجرایی
POL	Policy	خط‌مشی
FR	Form	فرم
REC	Record	سوابق
REP	Report	گزارش
LET	Letter	نامه / مکاتبات رسمی
CON	Contract	قرارداد
GUD	Guideline	راهنما / دستورالعمل کلی
INS	Instruction	دستورالعمل کاری
WI	Work Instruction	دستورالعمل کاری جزئی و سطح عملیاتی
AGR	Agreement	توافق‌نامه / تفاهم‌نامه

قوانین تخصیص سیستم

مثال:

HRM → مستندات مرتبط با منابع انسانی
QM021 → مستندات تخصصی سیستم مدیریت (ISO/IEC 17021 و عملیات ممیزی)
QMS → مستندات عمومی سیستم مدیریت کیفیت یا اسناد پایه

🔢 مثال‌های عملی:

عنوان	کد مدرک
روش اجرایی شکایات	QMS-PRO-CM001
فرم ثبت شکایت	QMS-FR-CM001
خط‌مشی بی‌طرفی	QMS-POL-IM001
فرم بازنگری بی‌طرفی	QMS-FR-RV001
گزارش ممیزی داخلی	QMS-REP-AU001
روش اجرایی شایستگی ممیزان	QM021-PRO-TR001
فرم ارزیابی ممیز	QM021-FR-AU001
فرم آموزش پرسنل	HRM-FR-TR001

4. کنترل نسخه و دسترسی

کنترل نسخه و مدیریت بازنگری مستندات از طریق سامانه الکترونیکی مدیریت مستندات انجام می‌شود. در این سیستم، همواره آخرین نسخه تأیید شده هر سند در دسترس کاربران قرار دارد و نسخه‌های قبلی صرفاً در سطح سوابق سیستمی آرشیو می‌گردند.

5. نحوه تخصیص شماره مدرک

واحد کنترل کیفیت مسئول ثبت و تخصیص کد یکتا از طریق دفتر ثبت مستندات یا سیستم نرم‌افزاری کنترل مدارک است.

6. نکات تکمیلی

کدها در تمام صفحات مستند درج می‌شود (پاورقی یا سرصفحه).
شماره کد پس از تصویب نهایی قابل تخصیص است.
اسناد لغو شده یا آرشیوی باید در بانک جداگانه نگهداری شوند.

مثال اسناد ایجاد شده

فرمت عمومی:

اجزای کد:

بخش	توضیح	مثال
سیستم	همیشه از QMS (سیستم مدیریت کیفیت) استفاده می‌کنم، مگر در پروژه خاص	QMS
نوع سند	FR (فرم)، PRO (روش اجرایی)، POL (خط‌مشی)، REP (گزارش)، REC (سابقه)	QMS-FR یا QMS-PRO
موضوع	مخفف موضوع یا عملکرد سند	IM (بی‌طرفی)، CM (شکایت)، RV (بازنگری)، RE (رسیدگی مجدد)
کد ترتیبی	شماره یکتا برای ردیابی بین اسناد هم‌خانواده	001، 002، …