روش اجرایی انتقال نمونه‌های بازرسی

نسخه الکترونیکی این سند اخرین نسخه آن است و مسئولیت کنترل نسخه چاپی با این سند بر عهده خواننده آن می باشد.
تمامی حقوق معنوی و مادی این مدرک متعلق به شرکت پایش سلامت اسیا می باشد. و هر گونه کپی برداری از ان پیگرد قانونی دارد.
شماره سند: QMS-PRO-TS01	نویسنده	بازنگر	تایید	تاریخ
بازنگری	نویسنده	بازنگر	تایید	تاریخ
۱	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیدا بزمی	هیات مدیره	شهریور ۱۴۰۲
۲	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیدا بزمی	هیات مدیره	بهمن ۱۴۰۲
۳	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر هلیا ازاد	هیات مدیره	دی 1403
۴	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیدا بزمی	هیات مدیره	تیر ۱۴۰۴

هدف

هدف از این روش اجرایی، تعیین الزامات و مراحل انتقال ایمن، قابل رهگیری و مستند نمونه‌های بازرسی می‌باشد.

5. دامنه کاربرد

این روش اجرایی در کلیه پروژه‌های بازرسی که نمونه‌برداری انجام می‌شود و در مواردی که ارسال نمونه از محل بازرسی صورت می‌گیرد، کاربرد دارد.

6. مسئولیت‌ها

مسئولیت‌ها به‌گونه‌ای تعریف شده‌اند که اجرای کلیه اقدامات عملیاتی انتقال نمونه بر عهده بازرس می‌باشد و سایر نقش‌ها صرفاً نقش حمایتی یا مشورتی دارند.

نقش		شرح مسئولیت
بازرس		بسته‌بندی، نگهداری موقت، ثبت اطلاعات نمونه، ثبت مستندات، حفظ زنجیره انتقال و حفاظت از نمونه تا لحظه تحویل رسمی
مدیر فنی		ارائه نظر و هماهنگی در خصوص زمان‌بندی ارسال، انتخاب روش مناسب انتقال و مدیریت محدودیت‌های زمانی پروژه و نظارت بر رعایت این روش اجرایی و کنترل تکمیل سوابق و فرم‌ها
مدیر برنامه ریزی		پشتیبانی اجرایی در موارد خاص (فوریت، انتقال دستی، تأمین امکانات حمل) نظارت بر رعایت این روش اجرایی و کنترل تکمیل و نگهداری سوابق و فرم‌ها

مدیر تضمین کیفیت		پشتیبانی سازمانی از اجرای این روش اجرایی

مرجع: ISO/IEC 17020:2012 – بندهای 7.1.1، 7.1.3، 7.4
زیرساخت الکترونیکی: افزونه رسمی پست جمهوری اسلامی ایران (EPost Plugin)

بند 4-7) باقی‌گذاشتن نمونه در محل نمونه‌برداری و تحویل به پست

در صورتی که شرایط پروژه یا توافق با آزمایشگاه ایجاب کند که نمونه پس از برداشت، از محل بازرسی ارسال گردد، مراحل زیر رعایت خواهد شد:

4-7-1) باقی‌گذاشتن نمونه در محل در شرایط ایمن:

بازرس یا مدیر اجرایی پروژه موظف است محل امن و بهداشتی برای نگهداری موقت نمونه تا زمان ارسال فراهم کند. این محل باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
- درب قفل‌دار یا یخچال قابل کنترل و اختصاصی
- عدم دسترسی افراد غیرمجاز
- نصب برچسب هشدار: «نمونه بازرسی – دسترسی ممنوع»
- حفظ دمای مناسب طبق شرایط محصول (مثلاً ۲-۸ درجه یا فریز شده)
- ثبت مشخصات محل در فرم زنجیره انتقال نمونه (QMS-FR-TS001)

4-7-2) هماهنگی برای مراجعه مأمور پست:

پس از ثبت نمونه در افزونه پست جمهوری اسلامی ایران (EPost Plugin) در سایت شرکت، بازرس می‌تواند گزینه «درخواست مراجعه مأمور» را فعال کند. در این صورت:
- سیستم به‌صورت خودکار درخواست برداشت مرسوله را به اداره پست نزدیک ارسال می‌کند.
- مأمور پست در تاریخ و بازه زمانی تعیین‌شده به محل مراجعه می‌کند.
- نمونه با رسید رسمی و امضای مأمور به سیستم پست تحویل داده می‌شود.
- کد رهگیری و تأیید دریافت مأمور به صورت اتوماتیک در سایت ثبت می‌شود.

4-7-3) انتقال فیزیکی نمونه به اداره پست (در صورت نیاز):

در صورت عدم مراجعه مأمور یا فوریت زمانی، مدیر اجرایی یا راننده مجاز، نمونه را شخصاً به اداره پست منتخب تحویل می‌دهد.
الزامات در این حالت:
- نگهداری دمای مناسب در مسیر (جعبه سرد یا فریزری)
- حمل توسط فرد معرفی‌شده در زنجیره انتقال
- ثبت امضا و مهر تحویل در فرم QMS-FR-TS001
- بارگذاری رسید پستی و مهر پست در سایت شرکت

ملاحظات ویژه امنیت و مسئولیت:

در هر دو حالت (مراجعه مأمور یا تحویل دستی)، مسئولیت حفاظت از نمونه تا لحظه تحویل رسمی به شرکت پست، با نهاد بازرسی است.
در صورت بروز تأخیر بیش از ۶ ساعت بین برداشت و ارسال، باید شرایط دمایی ثبت‌شده با دیتالاگر ضمیمه شود.

📝 به‌روزرسانی فرم‌ها:

QMS-FR-TS001
→ بخش جدید:
- □ باقی‌مانده در محل پروژه در شرایط ایمن
- □ تحویل به مأمور پست
- □ انتقال دستی به اداره پست
- دمای ثبت‌شده هنگام تحویل: …………
- کد رهگیری پستی: …………
→ فیلد افزوده‌شده:
- «روش تحویل به پست»: □ مراجعه مأمور □ تحویل حضوری
- «تصویر رسید پست (PDF/تصویر)» → بارگذاری فایل