روش اجرایی انتقال نمونه‌های بازرسی

کد سند: QMS-PRO-SMP-TRS-01
نسخه: 2.1
تاریخ اجرا: ۱۴۰۳/۰۵/۲۰

هدف

هدف از این روش اجرایی، تعیین الزامات و مراحل انتقال ایمن، قابل رهگیری و مستند نمونه‌های بازرسی از محل نمونه‌برداری تا تحویل رسمی به شرکت پست جمهوری اسلامی ایران می‌باشد.

---

دامنه کاربرد

این روش اجرایی در کلیه پروژه‌های بازرسی که نمونه‌برداری انجام می‌شود و در مواردی که ارسال نمونه از محل بازرسی صورت می‌گیرد، کاربرد دارد.

---

 مسئولیت‌ها

مرجع: ISO/IEC 17020:2012 – بندهای 7.1.1، 7.1.3، 7.4
زیرساخت الکترونیکی: افزونه رسمی پست جمهوری اسلامی ایران (EPost Plugin)

---

بند 4-7) باقی‌گذاشتن نمونه در محل نمونه‌برداری و تحویل به پست

در صورتی که شرایط پروژه یا توافق با آزمایشگاه ایجاب کند که نمونه پس از برداشت، از محل بازرسی ارسال گردد، مراحل زیر رعایت خواهد شد:

4-7-1) باقی‌گذاشتن نمونه در محل در شرایط ایمن:

• بازرس یا مدیر اجرایی پروژه موظف است محل امن و بهداشتی برای نگهداری موقت نمونه تا زمان ارسال فراهم کند. این محل باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

  • درب قفل‌دار یا یخچال قابل کنترل و اختصاصی

  • عدم دسترسی افراد غیرمجاز

  • نصب برچسب هشدار: «نمونه بازرسی – دسترسی ممنوع»

  • حفظ دمای مناسب طبق شرایط محصول (مثلاً ۲-۸ درجه یا فریز شده)

  • ثبت مشخصات محل در فرم زنجیره انتقال نمونه (QMS-FR-SMP-CHAIN)

4-7-2) هماهنگی برای مراجعه مأمور پست:

• پس از ثبت نمونه در افزونه پست جمهوری اسلامی ایران (EPost Plugin) در سایت شرکت، بازرس می‌تواند گزینه «درخواست مراجعه مأمور» را فعال کند. در این صورت:

  • سیستم به‌صورت خودکار درخواست برداشت مرسوله را به اداره پست نزدیک ارسال می‌کند.

  • مأمور پست در تاریخ و بازه زمانی تعیین‌شده به محل مراجعه می‌کند.

  • نمونه با رسید رسمی و امضای مأمور به سیستم پست تحویل داده می‌شود.

  • کد رهگیری و تأیید دریافت مأمور به صورت اتوماتیک در سایت ثبت می‌شود.

4-7-3) انتقال فیزیکی نمونه به اداره پست (در صورت نیاز):

• در صورت عدم مراجعه مأمور یا فوریت زمانی، مدیر اجرایی یا راننده مجاز، نمونه را شخصاً به اداره پست منتخب تحویل می‌دهد.

• الزامات در این حالت:

  • نگهداری دمای مناسب در مسیر (جعبه سرد یا فریزری)

  • حمل توسط فرد معرفی‌شده در زنجیره انتقال

  • ثبت امضا و مهر تحویل در فرم QMS-FR-SMP-CHAIN

  • بارگذاری رسید پستی و مهر پست در سایت شرکت

---

 ملاحظات ویژه امنیت و مسئولیت:

• در هر دو حالت (مراجعه مأمور یا تحویل دستی)، مسئولیت حفاظت از نمونه تا لحظه تحویل رسمی به شرکت پست، با نهاد بازرسی است.

• در صورت بروز تأخیر بیش از ۶ ساعت بین برداشت و ارسال، باید شرایط دمایی ثبت‌شده با دیتالاگر ضمیمه شود.

---

📝 به‌روزرسانی فرم‌ها:

1. QMS-FR-SMP-CHAIN
   → بخش جدید:

   • □ باقی‌مانده در محل پروژه در شرایط ایمن

   • □ تحویل به مأمور پست

   • □ انتقال دستی به اداره پست

   • دمای ثبت‌شده هنگام تحویل: …………

   • کد رهگیری پستی: …………

2. QMS-FR-SMP-WEB
   → فیلد افزوده‌شده:

   • «روش تحویل به پست»: □ مراجعه مأمور □ تحویل حضوری

   • «تصویر رسید پست (PDF/تصویر)» → بارگذاری فایل