روش اجرایی بازرسی کالا

دامنه

این روش اجرایی جهت بازرسی کالا (شامل بازرسی فیزیکی، نمونه‌برداری و آزمون‌های آزمایشگاهی) در شرکت پایش سلامت آسیا تدوین شده است. دامنه کاربرد آن کلیه کالاهای صادراتی از قبیل جو، ذرت, گوشت, سویا و داروهای دامی و همچنین کالاهای وارداتی نظیر مواد اولیه داروهای دامی، محصولات شیمیایی، نفتی و پتروشیمی، مصالح ساختمانی و محصولات کشاورزی و غذایی را در بر می‌گیرد.

عملیات بازرسی تحت این روش می‌تواند حسب مورد بررسی کیفیت، کمیت، بسته‌بندی و در صورت لزوم صحت قیمت و تعرفه کالاهای وارداتی یا صادراتی را نیز شامل شود​iran-transportation.com. این روش اجرایی با رعایت دستورالعمل‌ها و توافق‌نامه‌های سازمان تجارت جهانی (مانند موافقت‌نامه بازرسی قبل از حمل) و الزامات استانداردهای بین‌المللی و اعتباربخشی (مانند ISO/IEC 17020) تدوین شده است​ebrary.net. اصولی همچون عدم تبعیض در برخورد با طرف‌های مختلف و شفافیت در اطلاع‌رسانی الزامات بازرسی در کل فرایند لحاظ شده است​trade.gov. همچنین الزامات نهادهای بین‌المللی تأیید صلاحیت (از جمله ILAC) و مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران در این روش مدنظر قرار گرفته تا با تضمین کیفیت مناسب، نتایج بازرسی‌ها در سطح جهانی پذیرفته شوند.

تعاریف

  • بازرسی کالا (Inspection): فرآیند بررسی و ارزیابی یک کالا یا محموله از نظر کمّی و کیفی به منظور اطمینان از انطباق با الزامات تعیین‌شده (استانداردها، شرایط قراردادی یا مقررات). بازرسی می‌تواند شامل مشاهده مستقیم، اندازه‌گیری، آزمون یا بررسی اسناد مرتبط با کالا باشد.

  • بازرسی فیزیکی (Physical Inspection): مشاهده و ارزیابی عینی کالای مورد نظر در محل (مانند انبار یا بندر) از نظر ویژگی‌های ظاهری، بسته‌بندی، برچسب‌گذاری، شرایط نگهداری و سایر موارد فیزیکی قابل بررسی.

  • نمونه‌برداری (Sampling): برداشت بخش یا قسمت‌های معرف از یک محموله بزرگ‌تر به منظور انجام آزمون‌های کیفی. نمونه‌برداری باید به صورت علمی و بر اساس اصول آماری انجام شود تا نمونه‌ها نماینده کل محموله باشند​pjlabs.com.

  • آزمون آزمایشگاهی (Laboratory Testing): انجام آزمایش‌ها و سنجش‌های کیفی و کمی بر روی نمونه‌های اخذشده در یک آزمایشگاه معتبر برای تعیین مشخصات کالا و تطابق آن با استانداردها یا مشخصات فنی تعیین‌شده.

  • تضمین کیفیت (Quality Assurance – QA): مجموعه فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده و سیستماتیکی که با تمرکز بر فرآیندهای اجرایی، اطمینان می‌دهد عملیات بازرسی به درستی انجام شده و از بروز نقص‌ها جلوگیری می‌شود​superworks.com. (به عبارتی تضمین کیفیت رویکردی پیشگیرانه دارد.)

  • کنترل کیفیت (Quality Control – QC): فعالیت‌های عملیاتی نظیر بازرسی و آزمون که با هدف شناسایی و رفع نقص‌ها یا عدم انطباق‌های کیفی در محصول نهایی انجام می‌شوند. کنترل کیفیت بر شناسایی خطاها پس از وقوع آن‌ها متمرکز است، در حالی که تضمین کیفیت به دنبال پیشگیری از وقوع خطا است​superworks.com.

  • سازمان تجارت جهانی (WTO): سازمان بین‌المللی که قواعد تجارت جهانی را تنظیم می‌کند. یکی از موافقت‌نامه‌های مرتبط، موافقت‌نامه «بازرسی قبل از حمل» است که بر شفافیت، بی‌طرفی، عدم تبعیض و استفاده از استانداردهای مورد توافق خریدار و فروشنده یا استانداردهای بین‌المللی در بازرسی‌ها تأکید دارد​ebrary.net​trade.gov.

  • ILAC: مخفف “International Laboratory Accreditation Cooperation” (همکاری بین‌المللی تأیید صلاحیت آزمایشگاهی)، انجمنی جهانی از نهادهای اعتباربخشی آزمایشگاه‌ها و شرکت‌های بازرسی که از طریق موافقت‌نامه شناسایی متقابل (ILAC MRA) پذیرش بین‌المللی گزارش‌های بازرسی و آزمون را فراهم می‌کند.

  • مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران (NACI): نهاد رسمی اعتباردهی در ایران که وظیفه تأیید صلاحیت آزمایشگاه‌ها و شرکت‌های بازرسی را بر اساس استانداردهای بین‌المللی (نظیر ISO/IEC 17020 و ISO/IEC 17025) بر عهده دارد. این مرکز عضو ILAC است و گواهینامه‌های صادره آن در سطح بین‌المللی به رسمیت شناخته می‌شود.

  • گواهی/گزارش بازرسی: سند رسمی صادره توسط شرکت بازرسی پس از اتمام فرآیند بازرسی که نتایج بازرسی (از نظر کمیت، کیفیت و میزان انطباق یا عدم انطباق با الزامات) را تشریح می‌کند. این گزارش ممکن است برای مقاصدی همچون ترخیص گمرکی، انجام معامله تجاری یا اطمینان خاطر خریدار و فروشنده استفاده شود.

مستندات مرتبط

  • استاندارد ISO/IEC 17020:2012: «الزامات برای عملکرد انواع مختلف سازمان‌های بازرسی‌کننده». این استاندارد چارچوب کلی انجام بازرسی بی‌طرفانه و استقرار سیستم مدیریت کیفیت در شرکت‌های بازرسی را تعیین می‌کند.

  • استاندارد ISO/IEC 17025:2017: «الزامات عمومی برای صلاحیت آزمایشگاه‌های آزمون و کالیبراسیون». تضمین می‌کند که آزمون‌های آزمایشگاهی روی نمونه‌ها توسط آزمایشگاه‌های دارای صلاحیت و با روش‌های استاندارد انجام شود.

  • موافقت‌نامه بازرسی پیش از حمل (WTO PSI): توافق‌نامه‌ای در سازمان تجارت جهانی که الزامات حقوقی و اجرایی برای انجام بازرسی کالا قبل از حمل را تعیین می‌کند؛ از جمله الزام به عدم تبعیض در بازرسی، ارائه اطلاعات و معیارهای بازرسی به صورت شفاف به صادرکنندگان/واردکنندگان، حفظ محرمانگی اطلاعات تجاری و ایجاد سازوکار رسیدگی به شکایات​trade.gov​trade.gov​trade.gov.

  • توافق‌نامه موانع فنی تجارت (WTO TBT): حاوی ضوابط مربوط به استانداردها و رویه‌های ارزیابی انطباق (از جمله بازرسی کالا) در تجارت جهانی که تأکید می‌کند این رویه‌ها نباید مانع غیرضروری بر تجارت ایجاد کنند و ترجیحاً بر استانداردهای بین‌المللی مبتنی باشند.

  • راهنمای ILAC/IAF برای به‌کارگیری ISO 17020: از جمله سند ILAC P15 که تفسیرهایی برای اجرای صحیح استاندارد 17020 ارائه می‌دهد (این راهنماها توسط مرکز ملی تأیید صلاحیت نیز مورد استفاده است).

  • سایر استانداردها/مستندات فنی مرتبط: استانداردهای تخصصی نمونه‌برداری و آزمون برای محصولات تحت بازرسی (مثلاً استانداردهای ISO و Codex برای مواد غذایی، فارماکوپه‌ها برای داروهای دامی، استانداردهای ASTM/ISO برای فرآورده‌های شیمیایی و مصالح) که بسته به نوع کالا در حین بازرسی به آن‌ها رجوع می‌شود.

مسئولیت‌ها

  • مدیریت ارشد شرکت: تأمین منابع کافی (نیروی انسانی آموزش‌دیده، تجهیزات کالیبره، امکانات آزمایشگاهی و بودجه) برای اجرای موثر بازرسی‌ها؛ پایش کلی عملکرد سیستم بازرسی و سیستم مدیریت کیفیت؛ اطمینان از بی‌طرفی و استقلال شرکت (عدم وجود منافع متعارض در فعالیت‌ها)؛ تصویب نهایی این روش اجرایی و هرگونه بازنگری در آن؛ و حمایت از اجرای الزامات تضمین کیفیت مانند ممیزی داخلی و اقدامات اصلاحی.

  • مدیر فنی بازرسی: برنامه‌ریزی و نظارت بر اجرای صحیح بازرسی‌های کالا؛ بررسی اولیه اسناد و اطلاعات هر محموله و تعیین الزامات فنی بازرسی؛ تهیه و/یا تأیید برنامه بازرسی و دستورکار نمونه‌برداری برای هر مأموریت؛ اطمینان از به‌کارگیری استانداردها و روش‌های مناسب در بازرسی فیزیکی و آزمون‌ها؛ نظارت بر عملکرد بازرسان تحت نظر و ارائه راهنمایی‌های فنی به آن‌ها؛ و بازبینی و تایید نهایی گزارش‌های بازرسی و نتایج آزمون‌های آزمایشگاهی از نظر فنی.

  • مدیر تضمین کیفیت (نماینده مدیریت در کیفیت): استقرار و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت مطابق ISO 17020 در تمامی فعالیت‌های بازرسی و به‌روزرسانی مستندات مرتبط (روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها) و اطمینان از در دسترس بودن آخرین نسخه آن‌ها برای کارکنان​rjqualityconsulting.com. همچنین برنامه‌ریزی و اجرای ممیزی‌های داخلی منظم به منظور ارزیابی انطباق فرآیندهای بازرسی با الزامات تعیین‌شده​rjqualityconsulting.com و پیگیری اقدامات اصلاحی/پیشگیرانه در صورت مشاهده عدم انطباق یا نقاط قابل بهبود بر عهده اوست. نظارت بر آموزش‌های مرتبط با کیفیت و استانداردها برای کارکنان، رسیدگی بی‌طرفانه به شکایات و اعتراضات مشتریان نسبت به نتایج بازرسی طبق روش مدون​trade.gov، و اطمینان از حفظ محرمانگی اطلاعات مشتریان در همه مراحل نیز از وظایف مدیر کیفیت است.

  • بازرسان (کارشناسان بازرسی): اجرای عملیات بازرسی فیزیکی و نمونه‌برداری طبق این روش اجرایی و دستورالعمل‌های فنی مرتبط توسط بازرسان انجام می‌شود. بازرسان باید در انجام بازرسی کاملاً بی‌طرف بوده و تحت تأثیر منافع شخصی یا فشارهای بیرونی قرار نگیرند​rjqualityconsulting.com. همچنین ملزم به حفظ محرمانگی اطلاعات محموله و اسناد تجاری مشتری هستند​trade.gov. بازرسان اطمینان حاصل می‌کنند که نمونه‌های برداشت‌شده از محموله به صورت نماینده و مطابق روش‌های استاندارد هستند و تمام مشاهدات را به‌دقت در فرم‌های مربوطه ثبت می‌کنند. برچسب‌گذاری و پلمب مناسب نمونه‌ها و تحویل به‌موقع و مطمئن آن‌ها به آزمایشگاه، و نیز همکاری با مدیر فنی و مدیر کیفیت در اجرای اقدامات اصلاحی یا بهبود فرآیند (در صورت نیاز) از دیگر مسئولیت‌های بازرس است.

  • آزمایشگاه (داخلی یا پیمانکار): در صورتی که شرکت دارای آزمایشگاه داخلی معتبر است، انجام آزمون‌های مورد نیاز بر روی نمونه‌ها طبق روش‌های استاندارد و ارائه نتایج دقیق و مستند بر عهده آزمایشگاه داخلی خواهد بود. در غیر این صورت، آزمون‌ها به آزمایشگاه‌های همکار واجد صلاحیت (ترجیحاً دارای گواهینامه ISO 17025) ارجاع می‌شود. هماهنگی جهت ارسال نمونه‌ها، مشخص کردن آزمون‌های مورد نیاز و دریافت گزارش نتایج به عهده بازرس یا مدیر فنی است. آزمایشگاه (داخلی یا خارجی) باید اطمینان دهد که تجهیزاتش کالیبره بوده و آزمون‌ها توسط پرسنل صلاحیت‌دار بر اساس روش‌های استاندارد انجام می‌شود و نتایج در قالب گزارش رسمی ارائه می‌گردد.

  • سایر مسئولیت‌ها: تمامی کارکنان درگیر در فرآیند بازرسی باید آموزش‌های لازم در زمینه الزامات قانونی، استانداردهای مرتبط، و اصول ایمنی و حرفه‌ای را دریافت کرده و صلاحیت آن‌ها احراز شود. کارکنان باید مقررات ایمنی و بهداشت را در حین عملیات بازرسی رعایت کنند (مانند استفاده از تجهیزات حفاظت فردی هنگام نمونه‌برداری از مواد شیمیایی یا حضور در سردخانه برای بازرسی گوشت)​rjqualityconsulting.com. همچنین کارکنان ملزم‌اند هرگونه وضعیت یا رابطه‌ای که می‌تواند بی‌طرفی بازرسی را به خطر اندازد به مدیریت گزارش دهند تا تصمیمات مقتضی اتخاذ شود.

شرح مراحل

1. دریافت سفارش بازرسی و بررسی اولیه: پس از دریافت درخواست کتبی یا قرارداد بازرسی از سوی متقاضی (خریدار، فروشنده یا سازمان مربوطه)، اطلاعات اولیه شامل نوع کالا، مقدار/تعداد، مبدأ یا مقصد، مشخصات فنی/کیفی مورد انتظار (طبق قرارداد یا استاندارد مربوطه) و زمان‌بندی حمل گردآوری می‌شود. مدیر فنی یا سرپرست بازرسی در این مرحله اسناد اولیه را بررسی می‌کند (مانند قرارداد خرید و فروش، پروفرما، اعتبار اسنادی، مجوزها و استانداردهای اجباری مرتبط با کالا نظیر گواهی‌های بهداشتی). معیارها و شاخص‌های بازرسی بر اساس استانداردها و مشخصاتی که بین خریدار و فروشنده توافق شده تعیین می‌گردند و در صورت فقدان استاندارد مشخص، از استانداردهای بین‌المللی مرتبط استفاده خواهد شد​ebrary.net. سپس برای مأموریت بازرسی کد یا شماره شناسایی منحصربه‌فرد تخصیص یافته و بازرس (یا تیم بازرسی) مسئول تعیین می‌شود. هماهنگی‌های لازم با متقاضی و سایر ذینفعان (مانند مسئول انبار یا نماینده فروشنده) برای زمان و مکان بازرسی انجام و تأییدیه دریافت می‌گردد.

2. برنامه‌ریزی بازرسی: بازرس منصوب زیر نظر مدیر فنی یک برنامه بازرسی مکتوب تهیه می‌کند که شامل موارد زیر است:

  • دامنه بازرسی: تعیین محدوده مواردی که باید بازرسی شوند (مثلاً بررسی کمیت/وزن، کیفیت ظاهری، بسته‌بندی، برچسب‌ها و اسناد همراه کالا؛ و در صورت الزام، صحّت قیمت اظهارشده یا کد تعرفه گمرکی).

  • معیارهای پذیرش: مشخص کردن استانداردها و حدود قابل قبول برای ویژگی‌های کیفی و کمّی کالا بر اساس قرارداد یا مقررات (مثل حداکثر رطوبت مجاز در غلات، حداقل درصد ماده موثره در داروی دامی، عدم وجود آلودگی سالمونلا در گوشت و غیره).

  • روش‌ها و چک‌لیست‌های بازرسی: تهیه چک‌لیست اقلام قابل بازرسی در محل از نظر ظاهری و فنی (وضعیت بسته‌بندی و پلمب، تطابق برچسب‌ها با الزامات، وضعیت ظاهری کالا از لحاظ سالم بودن یا عدم فساد، شرایط نگهداری مناسب و …). همچنین دستورالعمل‌های کاری خاص هر کالا (در صورت وجود) مرور می‌شود.

  • طرح نمونه‌برداری: تعیین تعداد نمونه‌ها و شیوه نمونه‌برداری به نحوی که نمونه‌ها نماینده کل محموله باشند. به عنوان مثال، برای محموله غلات، تعدادی کیسه به صورت تصادفی جهت نمونه‌گیری انتخاب و از هر یک مقدار مشخصی برداشت می‌شود تا ترکیب آن‌ها نمونه کلی را تشکیل دهد؛ یا برای مواد شیمیایی بسته‌بندی‌شده در بشکه، درصد معینی از بشکه‌ها به قید قرعه جهت نمونه‌برداری انتخاب می‌شوند. حجم نمونه‌ها بر اساس نیاز آزمون‌های آزمایشگاهی و استانداردهای مربوطه مشخص می‌گردد. بازرس اطمینان حاصل می‌کند که از اصول آماری مناسب جهت تعیین تعداد نمونه‌ها استفاده شده است​pjlabs.com. همچنین برنامه‌ریزی می‌شود که یک نمونه اضافی به عنوان شاهد/پشتیبان نگهداری شود.

  • تجهیزات و منابع مورد نیاز: لیست تجهیزات لازم (مانند باسکول یا ترازوی کالیبره برای توزین، دماسنج برای کنترل دمای یخچال‌های نگهداری گوشت، پروب نمونه‌برداری غلات، ظروف نمونه‌گیری استریل، برچسب و پلمب، تجهیزات حفاظت فردی و …) تهیه و قبل از اعزام بازرس، صحت عملکرد و کالیبراسیون تجهیزات بررسی می‌شود. فرم‌های مورد نیاز (چک‌لیست‌های بازرسی، فرم نمونه‌برداری، برگه درخواست آزمون آزمایشگاه و غیره) به تعداد کافی چاپ و آماده همراه داشتن توسط بازرس می‌گردد.

  • هماهنگی‌های مقدماتی: بازرس یا مدیر فنی با محل بازرسی (انبار، گمرک، بندر و …) تماس گرفته و برای حضور در تاریخ و ساعت مقرر مجوزها یا ترتیبات لازم (مانند صدور کارت تردد) را کسب می‌کند. همچنین به متقاضی بازرسی و نمایندگان مرتبط برنامه زمانی اعلام می‌شود. در صورت نیاز، از متقاضی یا فروشنده خواسته می‌شود که شرایط را برای بازرسی تسهیل نماید (مثلاً حضور لیفتراک برای جابجایی کالا جهت دسترسی به نمونه‌برداری). فهرست مدارک مورد نیاز از سوی مشتری (مانند گواهی آنالیز تولیدکننده، لیست بسته‌بندی) نیز پیشاپیش درخواست و آماده می‌شود​trade.gov.

3. انجام بازرسی فیزیکی و نمونه‌برداری: در زمان و مکان تعیین‌شده، بازرس با همراه داشتن تجهیزات و فرم‌های مربوطه در محل حاضر می‌شود و ابتدا یک جلسه مختصر با نماینده صاحب کالا/انبار برگزار می‌کند (جلسه افتتاحیه) تا خود را معرفی کرده و هدف و مراحل بازرسی را توضیح دهد. سپس عملیات بازرسی آغاز می‌گردد:

  • بررسی کمیت و بسته‌بندی: بازرس تعداد بسته‌ها/واحدها یا وزن محموله را شمارش/اندازه‌گیری می‌کند و نتایج را با اسناد حمل و فاکتور مقایسه می‌نماید. هر گونه عدم تطابق (مثلاً کسری تعدادی یا اضافه وزن) یادداشت می‌شود. وضعیت ظاهری بسته‌بندی‌ها کنترل می‌شود؛ بسته‌ها باید سالم و بدون پارگی یا نفوذ رطوبت باشند، پالت‌ها محکم باشند، برچسب‌ها خوانا و متصل، و در صورت وجود پلمب روی کانتینر یا بسته، سالم و دست‌نخورده باشد.

  • بازرسی ظاهری کیفیت: بازرس به صورت تصادفی تعدادی از بسته‌ها را باز نموده و کالا را از نزدیک بررسی می‌کند. برای محصولات کشاورزی (جو، ذرت و سویا)، به رنگ، بو، وجود آفات یا کپک، میزان ناخالصی‌های قابل مشاهده توجه می‌شود. برای گوشت، رنگ و بوی گوشت، یخ‌زدگی یکنواخت و دمای داخلی آن (با استفاده از ترمومتر) سنجیده می‌شود. در مورد مواد شیمیایی، بازرس احتمالاً نمونه کوچکی را در شیشه مشاهده کرده و رنگ، شفافیت یا هرگونه رسوب را بررسی می‌کند. هر نشانه‌ ظاهری از مشکلات کیفی (مانند تغییر رنگ غیرعادی، وجود شی خارجی، فساد) مستند و ثبت می‌شود و در صورت امکان از آن عکس گرفته می‌شود.

  • بررسی تطابق اطلاعات: اقلام اطلاعاتی کالا با اسناد تطبیق داده می‌شوند؛ مثلاً شماره سری ساخت یا بچ ذکرشده روی بسته‌بندی با همان شماره در گواهی آنالیز یا فاکتور بررسی می‌شود. تاریخ‌های تولید و انقضا کنترل می‌شوند که منقضی نشده باشند. تطابق کد تعرفه گمرکی اظهار‌شده با ماهیت کالا نیز در صورت نیاز بررسی می‌گردد.

  • نمونه‌برداری: طبق طرح نمونه‌برداری از پیش تعیین‌شده، بازرس اقدام به نمونه‌برداری می‌کند. ابزار مناسب (مثل میله نمونه‌بردار غلات، ظرف نمونه‌گیری استریل، پیپت برای مایعات و غیره) استفاده می‌شود. به عنوان مثال، برای یک محموله 100 تنی ذرت بسته‌بندی در کیسه، ممکن است بازرس 10 کیسه را به تصادف انتخاب و از هر یک مثلاً 1 کیلوگرم ذرت بردارد و ترکیب آن‌ها را به عنوان نمونه نماینده آزمایشگاهی مخلوط کند. برای یک محموله مواد شیمیایی مایع در بشکه، ممکن است از هر 5 بشکه یکی انتخاب و مقدار معینی مایع با رعایت نکات ایمنی برداشت شود. کلیه نمونه‌ها بلافاصله در ظروف تمیز ریخته شده، برچسب‌گذاری می‌شوند (شامل کد ماموریت، تاریخ، محل نمونه‌گیری، نوع کالا) و سپس در حضور نماینده طرف مقابل (در صورت حضور) پلمب می‌گردند. فرم نمونه‌برداری تکمیل و توسط بازرس و شاهد (اگر هست) امضا می‌شود.

  • حفظ شرایط نمونه‌ها: نمونه‌های اخذشده تا زمان ارسال به آزمایشگاه تحت شرایط مناسب نگهداری می‌شوند. چنانچه نمونه نیازمند زنجیره سرد یا حفاظت خاصی باشد (مثلاً نگهداری گوشت منجمد در یخچال)، بازرس تمهیدات لازم را فراهم می‌کند. تمام جزئیات انتقال و تحویل نمونه‌ها (زمان برداشت، کد پلمب، شرایط حمل) در فرم مربوطه ثبت می‌گردد تا زنجیره کنترل نمونه برقرار باشد.

  • جمع‌بندی در محل: پس از اتمام بازرسی فیزیکی و نمونه‌برداری، بازرس یک جلسه اختتامیه کوتاه برگزار می‌کند و یافته‌های کلی را به نماینده سایت/مشتری اعلام می‌نماید. در صورت وجود عدم انطباق یا مشکل جدی، بازرس این موضوع را به طور شفاهی گوشزد می‌کند تا اقدامات اصلاحی یا تصمیمات لازم توسط ذینفعان اتخاذ شود. سپس محل بازرسی ترک می‌شود و بازرس به دفتر بازمی‌گردد تا اسناد را تکمیل نماید.

4. آزمون‌های آزمایشگاهی: بازرس یا هماهنگ‌کننده فنی در اسرع وقت نمونه‌های مهر و موم‌شده را به آزمایشگاه تعیین‌شده ارسال می‌کند. اگر آزمایشگاه داخلی شرکت مورد استفاده قرار گیرد، نمونه‌ها همراه با فرم درخواست آزمون به آزمایشگاه داخلی تحویل می‌شوند. در غیر این صورت، بسته به نوع کالا و توافقات، نمونه‌ها به یک آزمایشگاه خارجی معتبر ارسال خواهند شد (توسط پیک ویژه یا تحویل مستقیم بازرس). فرم درخواست آزمون شامل مشخصات نمونه‌ها، آزمون‌های مورد نیاز و مهلت گزارش‌دهی تکمیل و همراه نمونه‌ها ارائه می‌گردد. آزمون‌های درخواستی بر اساس الزامات قراردادی یا استانداردهای مربوطه انتخاب شده‌اند. برای مثال:

  • غلات و دانه‌های روغنی: اندازه‌گیری رطوبت، پروتئین، فیبر، درصد ناخالصی‌ها و دانه‌های شکسته، آزمون آفلاتوکسین یا باقی‌مانده سموم آفت‌کش در صورت نیاز.

  • محصولات گوشتی: آزمون‌های میکروبی (سالمونلا، اشرشیا کلی)، تعیین بار میکروبی کل، آزمون بقایای آنتی‌بیوتیک یا هورمون‌ها، آزمایش فیزیکی-شیمیایی (pH، درصد چربی).

  • مواد شیمیایی/نفتی: آنالیز ترکیب شیمیایی یا میزان خلوص (مثلاً تعیین درصد عنصر یا ترکیب اصلی)، شاخص‌های فیزیکی (چگالی، نقطه اشتعال، نقطه ریزش برای فرآورده‌های نفتی)، وجود ناخالصی‌های بحرانی.

  • داروها و افزودنی‌های دامی: سنجش عیار ماده موثره، آزمون‌های شناسایی (مانند طیف‌سنجی)، آزمون‌های انحلال یا پایداری. آزمایشگاه موظف است آزمون‌ها را طبق روش‌های استاندارد (استاندارد ملی ایران، استاندارد بین‌المللی ISO/ASTM/… یا روش‌های معتبر علمی) انجام دهد. در صورت لزوم، قبل از انجام آزمون‌ها بین بازرس و کارشناسان آزمایشگاه در مورد شرایط خاص نمونه (مثلاً نیاز به رقیق‌سازی، یا خطرات زیستی نمونه) هماهنگی می‌شود. پس از اتمام آزمون‌ها، گزارش نتایج توسط آزمایشگاه تهیه و به شرکت بازرسی ارائه می‌شود. گزارش آزمایشگاه معمولاً شامل شرح آزمون‌های انجام‌شده، استاندارد یا روش مرجع، نتایج کمّی به‌دست‌آمده، معیار قبولی/رد و اظهار نظر در خصوص انطباق یا عدم انطباق نتایج با الزامات است.

5. بازنگری نتایج و تصمیم‌گیری: مدیر فنی بازرسی یا بازرس ارشد، تمامی داده‌های جمع‌آوری‌شده (مشاهدات بازرسی فیزیکی و نتایج آزمون‌های آزمایشگاهی) را یکپارچه نموده و بررسی می‌کند. هر پارامتر اندازه‌گیری‌شده یا مشاهده‌شده با معیارهای پذیرش مقایسه می‌شود. سپس بر اساس این مقایسه:

  • موارد عدم انطباق فهرست می‌شوند و سطح شدت آن‌ها تعیین می‌گردد (جزئی یا بحرانی). مثلاً وجود کمی گرد و خاک در محموله غلات ممکن است عدم انطباق جزئی تلقی شود، اما وجود سم آفلاتوکسین بالاتر از حد مجاز یک عدم انطباق بحرانی محسوب می‌شود که سلامت محموله را زیر سوال می‌برد.

  • در مورد هر عدم انطباق تصمیم گرفته می‌شود. ممکن است توصیه شود محموله پس از انجام اصلاحاتی قابل قبول شود (مثلاً غربال کردن محصول برای حذف ناخالصی) یا محموله مردود اعلام گردد. این تصمیمات باید با مشتری (خریدار/فروشنده) نیز در میان گذاشته شود، زیرا اقدامات پس از بازرسی به توافق آن‌ها بستگی دارد.

  • اگر نتایج آزمون‌های آزمایشگاهی همگی در حدود قابل قبول باشند و بازرسی فیزیکی نیز مشکلی نشان ندهد، محموله «قابل قبول» ارزیابی می‌شود. در صورت وجود عدم انطباق‌های جزئی که از نظر مشتری قابل اغماض یا اصلاح است، ممکن است گزارش بازرسی به صورت «قبول با شرط» (مثلاً مشروط به انجام اقدام اصلاحی معین) صادر شود.

6. صدور گزارش بازرسی: در این مرحله گزارش نهایی بازرسی کالا توسط بازرس تهیه می‌شود و پس از بازبینی مدیر فنی و تأیید نهایی، صادر می‌گردد. گزارش/گواهی بازرسی شامل بخش‌های زیر است:

  • مشخصات کلی: شماره گزارش، تاریخ بازرسی، نام و نشانی فرستنده و گیرنده کالا، شماره سفارش یا قرارداد مرتبط.

  • توصیف کالا: نوع و مقدار کالا، مشخصات شناسایی (مثلاً شماره بچ یا سری ساخت، نام تجاری و علمی کالا، کشور مبدأ), وضعیت بسته‌بندی (تعداد بسته‌ها، نوع بسته‌بندی).

  • نتایج بازرسی فیزیکی: شرح خلاصه‌ای از مشاهدات مهم بازرس در محل (تطابق تعداد/وزن با اسناد، وضعیت ظاهری و بسته‌بندی، موارد عدم انطباق مشاهده‌شده در محل).

  • نتایج آزمون‌های آزمایشگاهی: جدولی از پارامترهای آزمون‌شده به همراه نتایج و حدود قابل قبول برای هر کدام و ذکر مطابقت یا عدم مطابقت آنها. (گزارش تفصیلی آزمایشگاه به عنوان ضمیمه ارائه می‌شود.)

  • نتیجه‌گیری نهایی: اظهار نظر صریح درباره پذیرش یا عدم پذیرش محموله. به عنوان مثال: «بر اساس بازرسی انجام‌شده و نتایج آزمون‌های حاصل، محموله مذکور از نظر کمیت و کیفیت منطبق با مفاد قرارداد می‌باشد» یا در صورت مردود بودن: «به علت وجود آلودگی میکروبی فراتر از حد مجاز، محموله مورد تایید قرار نگرفت.»

  • بیانیه‌ها و الزامات ویژه: هرگونه توضیح یا شرط خاص (مثلاً «نمونه‌ها تا ۶ ماه نگهداری خواهند شد»، یا «این گزارش صرفاً ناظر به نمونه‌های برداشتی بوده و ممکن است نمایانگر کل محموله نباشد»). همچنین تاکید بر محرمانه بودن گزارش و اینکه نباید بدون اجازه شرکت بازرسی در اختیار ثالث قرار گیرد، درج می‌شود​trade.gov. گزارش بازرسی بر روی سربرگ رسمی شرکت، به زبان مورد نیاز (فارسی یا انگلیسی بنا به درخواست)، تهیه و امضاهای مجاز پای آن درج می‌شود. سپس نسخه‌های مورد نیاز توزیع می‌گردد (برای مثال، یک نسخه به خریدار، یک نسخه به فروشنده، یک نسخه برای ارائه به بانک یا گمرک در صورت لزوم). شرکت تلاش می‌کند حداکثر ظرف پنج روز کاری از تاریخ بازرسی، گزارش نهایی یا توضیح مکتوب عدم امکان صدور آن را به مشتری ارائه کند که مطابق الزامات WTO برای سرعت عمل در ارائه گزارش است​trade.gov.

7. اقدامات پس از بازرسی و بهبود مستمر: پس از اتمام فرآیند بازرسی:

  • پیگیری نتایج و شکایات: در صورتی که مشتری نسبت به نتیجه بازرسی اعتراض یا سوالی داشته باشد، شرکت فرآیند رسیدگی به شکایات را فعال می‌کند. بنا به الزامات WTO، شرکت بازرسی یک مسئول رسیدگی به اعتراضات تعیین نموده است تا تمامی شکایات صادرکنندگان/واردکنندگان را بررسی کرده و پاسخگو باشد​trade.gov. ممکن است برای رسیدگی، بازبینی مجدد اسناد، انجام آزمون مجدد بر روی نمونه شاهد یا حتی بازرسی دوباره توسط یک بازرس دیگر صورت گیرد. نتیجه بررسی شکایت به صورت رسمی به شاکی اعلام خواهد شد. تمامی شکایات و اقدامات انجام‌شده در پرونده آن ماموریت ثبت و بایگانی می‌شود.

  • بازنگری داخلی و بهبود فرآیند: مدیر تضمین کیفیت و مدیر فنی به صورت دوره‌ای (مثلاً ماهانه یا فصلی) عملکرد فرآیندهای بازرسی را مرور می‌کنند. شاخص‌هایی نظیر تعداد عدم انطباق‌های مشاهده‌شده، میانگین زمان بازرسی تا صدور گزارش, میزان رضایت مشتریان و تعداد شکایات تحلیل می‌شود. هرگونه روند یا الگوی نامطلوب شناسایی و اقدامات اصلاحی در سطح فرآیند تعریف و اجرا می‌گردد​rjqualityconsulting.com. به عنوان مثال، اگر مشاهده شود که برای چندین محموله متوالی یک نوع عیب تکرار شده یا گزارش‌ها با تأخیر همراه بوده‌اند، اقدامات لازم (آموزش تکمیلی بازرسان، تخصیص منابع بیشتر، به‌روزرسانی دستورالعمل‌ها) انجام خواهد شد. نتایج این بازنگری‌ها در جلسات بازنگری مدیریت نیز مطرح و تصمیمات مدیریتی برای بهبود مستمر سیستم گرفته می‌شود.

  • بازنگری و به‌روزرسانی روش اجرایی: واحد تضمین کیفیت حداقل سالیانه یک‌بار این روش اجرایی را بازنگری می‌کند تا اطمینان حاصل شود که با آخرین تغییرات استانداردهای بین‌المللی، الزامات مرکز ملی تأیید صلاحیت و تجربیات کسب‌شده هماهنگ است. در صورت نیاز، اصلاحاتی تهیه و پس از تایید مدیریت ارشد در نسخه جدیدی از روش اجرایی منتشر می‌شود. نسخه‌های قدیمی بایگانی و نسخه جدید به کلیه واحدهای ذیربط ابلاغ می‌شود. بدین ترتیب اصول تضمین کیفیت (بهبود مستمر، بازخوردگیری و تطبیق با استانداردهای روز) در کل فرآیند بازرسی جاری خواهد بود.

    ین روش اجرایی بازرسی کالا کاملاً قابل تعمیم به سایر کالاها نیز هست، به‌ویژه چون:

    ✅ ساختار آن بر اساس اصول بین‌المللی طراحی شده:

    • استاندارد ISO/IEC 17020 برای سازمان‌های بازرسی

    • الزامات WTO در توافق‌نامه‌های PSI و TBT

    • سازگاری با الزامات مرکز ملی تأیید صلاحیت (عضو ILAC)

    ✅ از الگوی ماژولار استفاده شده:

    هر بخش از روش (بازرسی فیزیکی، نمونه‌برداری، آزمون، صدور گزارش) مستقل از نوع خاص کالا طراحی شده و فقط نیاز به تعریف ضمیمه فنی (پیوست) برای هر کالا دارد.

    ✅ قابل اعمال بر کالاهای:

    • الکترونیکی، صنعتی و تجهیزات ماشین‌آلات

    • منسوجات و پوشاک

    • قطعات یدکی خودرو

    • محصولات مصرفی (لوازم خانگی، آرایشی، بهداشتی)

    • محصولات پزشکی و دارویی انسان

    • و حتی خدمات خاص در صادرات خدمات فنی-مهندسی (بازرسی پروژه‌ای)

    ✅ کافی است در هر مورد:

    • استاندارد یا مشخصات فنی مرتبط کالا مشخص شود

    • الزامات خاص بسته‌بندی، نگهداری، آزمون و تطابق تعریف گردد

    • دستورالعمل نمونه‌برداری و آزمون مرتبط ضمیمه شود

پیوست‌ها

  • پیوست ۱: فرم/چک‌لیست بازرسی فیزیکی کالا (جهت ثبت موارد کمّی و کیفی در محل بازرسی).

  • پیوست ۲: فرم ثبت نمونه‌برداری و برچسب نمونه‌ها (برای مستندسازی نحوه و محل نمونه‌برداری و کدگذاری نمونه‌های اخذشده).

  • پیوست ۳: فرم درخواست آزمون آزمایشگاهی (جهت ارسال به آزمایشگاه همراه نمونه‌ها، شامل فهرست آزمون‌های درخواستی).

  • پیوست ۴: نمونه گزارش نتایج آزمون آزمایشگاه (مثال یک گزارش آزمون استاندارد برای یک کالا).

  • پیوست ۵: نمونه گواهی/گزارش نهایی بازرسی (Template گزارش نهایی شرکت بازرسی برای یک محموله فرضی، جهت آشنایی با ساختار و محتوا).​rjqualityconsulting.com

    فرم / چک‌لیست بازرسی فیزیکی کالا

    ردیف موضوع بازرسی وضعیت (مطلوب / نامطلوب) توضیحات تکمیلی
    1 سلامت ظاهری بسته‌بندی
    2 برچسب‌گذاری / لیبل‌گذاری
    3 شرایط نگهداری / دمای محیط
    4 تاریخ تولید و انقضا
    5 شماره سری ساخت / LOT / Batch
    6 اطلاعات حمل و گمرک
    7 وضعیت پلمب / شماره پلمب
    8 مشخصات فنی کالا (در صورت نیاز)

    📎 پیوست ۲: فرم ثبت نمونه‌برداری و برچسب نمونه‌ها

    مورد مقدار / توضیح
    تاریخ نمونه‌برداری
    محل نمونه‌برداری
    شماره بسته / شماره بارنامه
    نوع نمونه (جامد/مایع/…)
    روش نمونه‌برداری (ISO…)
    تعداد نمونه اخذشده
    کد نمونه
    نام و امضای بازرس
    مهر رسمی

    برچسب نمونه‌ها شامل کد یکتا، تاریخ، محل، نوع آزمون، مهر بازرس و شماره مرجع می‌باشد.

    📎 پیوست ۳: فرم درخواست آزمون آزمایشگاهی

    • اطلاعات فرستنده نمونه: [نام شرکت / نام بازرس]

    • نام کالا: …

    • مشخصات نمونه: [کد نمونه، نوع، وزن، حالت]

    • نوع آزمون‌های درخواستی:

      • ☐ میکروبی

      • ☐ فلزات سنگین

      • ☐ مایکوتوکسین

      • ☐ ویژگی‌های فیزیکی

      • ☐ آزمون عملکرد / دوام

      • ☐ سایر: …

    • استاندارد مرجع: ISO / ISIRI / Codex / ASTM / …

    • امضا و مهر بازرس نمونه‌بردار

    • گیرنده نتایج: شرکت پایش سلامت آسیا / مسئول فنی پروژه

    📎 پیوست ۴: نمونه گزارش آزمون آزمایشگاه

    markdown
    نام آزمایشگاه دارای گواهی ISO/IEC 17025
    شماره گزارش: 1404/0017
    تاریخ نمونه‌برداری: 1404/01/25
    تاریخ آزمون: 1404/01/27
    نمونه مورد آزمون: سویا دامی – کد نمونه S1404-05    نتایج آزمون:
    – پروتئین خام: 44.7% (حداقل مورد انتظار: 43%)
    – مایکوتوکسین (افلاتوکسین B1): 4.1ppb (حد مجاز: 5ppb)
    – فلزات سنگین (سرب): 0.05mg/kg (مجاز)
    وضعیت کلی: *مطابق با استاندارد ISIRI 4724*
    امضا مسئول فنی آزمایشگاه / مهر رسمی

    📎 پیوست ۵: نمونه گواهی بازرسی یا گواهی انطباق (CoI / CoC)

    نام شرکت بازرسی: شرکت پایش سلامت آسیا
    شماره گواهی: CoC-PSA-2024-112
    تاریخ صدور: 1404/01/28
    نام صادرکننده کالا: …
    کشور مقصد: …
    نوع کالا: گوشت منجمد / ذرت دامی / پنل خورشیدی …
    نتیجه بازرسی فیزیکی: مطلوب
    نتیجه آزمون آزمایشگاهی: مطابق با استاندارد ملی ایران / کشور مقصد
    شماره نمونه‌ها: S1404-05 تا S1404-08
    توضیحات خاص: بسته‌بندی ایزوله، لیبل‌گذاری استاندارد، پلمب صحیح
    نتیجه نهایی: کالا منطبق با الزامات مشخص‌شده می‌باشد و صدور مجوز حمل بلامانع است.
    امضا بازرس:
    امضا مسئول تضمین کیفیت:
    QR Code رهگیری: [در صورت نیاز]

    🔹 بخش اصطلاحات و تعاریف

    اصطلاح تعریف
    CoC (Certificate of Conformity) گواهی انطباق، سند رسمی صادرشده توسط نهاد ارزیابی انطباق مبنی بر انطباق کالا با الزامات مشخص‌شده.
    CoI (Certificate of Inspection) گواهی بازرسی، سندی که تأیید می‌کند کالا تحت بازرسی فیزیکی و نمونه‌برداری قرار گرفته و نتایج مثبت داشته است.
    آزمون نوعی (Type Test) آزمونی جامع روی نمونه‌ای نماینده از کالا که ویژگی‌ها و عملکرد آن را بررسی می‌کند.
    آزمایشگاه همکار آزمایشگاهی که دارای گواهینامه ISO/IEC 17025 بوده و با شرکت بازرسی قرارداد همکاری دارد.
    بازرسی برخط (Online Inspection) بازرسی انجام‌شده در حین فرآیند تولید یا بارگیری از طریق ابزارهای دیجیتال (دوربین، GPS،…) جهت پایش لحظه‌ای.
    بازرسی حین تولید (In-Process Inspection – IPI) بازرسی در مراحل میانی تولید کالا به‌منظور اطمینان از کنترل کیفیت فرآیند.
    بازرسی پیش از حمل (Pre-Shipment Inspection – PSI) بازرسی نهایی کالا پس از بسته‌بندی و پیش از ارسال به کشور مقصد جهت صدور گواهی انطباق.

    🔹 نقشه جریان فرآیند بازرسی و ارزیابی انطباق

    mermaid
    flowchart TD
    A[دریافت درخواست بازرسی] --> B[بررسی اسناد اولیه و کالا] B --> C[تعیین بازرس و تهیه برنامه بازرسی] C --> D[انجام بازرسی فیزیکی و نمونه‌برداری] D --> E[ارسال نمونه به آزمایشگاه همکار] E --> F[دریافت نتایج آزمون] F --> G[تجمیع گزارش‌ها و مستندات] G --> H{آیا کالا منطبق است؟}
    H -- بله --> I[صدور CoI / CoC و تحویل به ذی‌نفع] H -- خیر --> J[اعلام عدم انطباق و ارائه گزارش عدم پذیرش]

    🔹 مکانیزم رسیدگی به اعتراضات و شکایات

    1. ثبت شکایت: توسط مشتری، واردکننده یا ذی‌نفع از طریق فرم رسمی یا ایمیل

    2. دریافت و ثبت در سامانه داخلی شرکت

    3. ارجاع به کمیته بی‌طرفی (با حضور افراد مستقل از فرآیند اجرایی)

    4. بررسی مدارک، شواهد، گزارش‌ها و پاسخ‌گویی بازرس مسئول

    5. صدور رأی نهایی حداکثر ظرف 10 روز کاری

    6. در صورت تأیید شکایت، اصلاح گزارش یا صدور گواهی اصلاح‌شده

    7. نگهداری سابقه در پایگاه اطلاعات تضمین کیفیت شرکت

    🔹 الزامات محرمانگی اطلاعات و تضاد منافع

    • اصل محرمانگی: کلیه اطلاعات مشتریان و فرآیندها صرفاً در اختیار تیم مجاز قرار دارد.

    • بیانیه تضاد منافع: تمامی کارشناسان، بازرسان و ارزیابان موظف به امضای فرم عدم تعارض منافع در ابتدای هر پروژه هستند.

    • عدم ارائه مشاوره: شرکت تحت هیچ عنوان خدمات مشاوره‌ای به متقاضیان دریافت گواهی ارائه نمی‌دهد.

    • ممنوعیت همکاری دوگانه: هیچ کارشناس یا آزمایشگاهی نمی‌تواند هم‌زمان در فرآیند تولید و بازرسی آن کالا نقش داشته باشد.

    🔹 لیست مراجع قانونی و استانداردهای مرجع

    ردیف عنوان سند / استاندارد مرجع
    1 ISO/IEC 17020 ارزیابی انطباق – الزامات سازمان‌های بازرسی
    2 ISO/IEC 17025 الزامات صلاحیت آزمایشگاه‌های آزمون و کالیبراسیون
    3 ILAC-G13 راهنمای ILAC برای بازرسی نمونه‌برداری و آزمون کالا
    4 Codex Alimentarius استانداردهای بین‌المللی ایمنی مواد غذایی
    5 OIML R76 ابزار اندازه‌گیری وزن در معاملات تجاری
    6 WTO TBT Agreement توافق‌نامه موانع فنی تجارت سازمان تجارت جهانی
    7 مقررات ملی ایران (ISIRI) مجموعه استانداردهای اجباری برای کالاهای وارداتی و صادراتی
    8 دستورالعمل‌های مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران (NACI) مبانی صلاحیت برای نهادهای بازرسی و آزمون در ایران
keyboard_arrow_up