روش اجرایی صدور گزارش‌ها و گواهینامه‌های بازرسی

نسخه الکترونیکی این سند اخرین نسخه آن است و مسئولیت کنترل نسخه چاپی با این سند بر عهده خواننده آن می باشد.
تمامی حقوق معنوی و مادی این مدرک متعلق به شرکت پایش سلامت اسیا می باشد. و هر گونه کپی برداری از ان پیگرد قانونی دارد.
شماره سند: QMS-PRO-IR01	نویسنده	بازنگر	تایید	تاریخ
بازنگری	نویسنده	بازنگر	تایید	تاریخ
۱	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیدا بزمی	هیات مدیره	شهریور ۱۴۰۲
۲	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیدا بزمی	هیات مدیره	بهمن ۱۴۰۲
۳	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر هلیا ازاد	هیات مدیره	دی 1403
۴	دکتر علیرضا مسعودنیا	دکتر شیدا بزمی	هیات مدیره	تیر ۱۴۰۴

مرجع: ISO/IEC 17020:2012 – بندهای 7-4-1 تا 7-4-5، پیوست ب
دامنه: کلیه پروژه‌های بازرسی کالا، تجهیزات، مواد غذایی، زیست‌محیطی، دامپزشکی و صنعتی

۱. هدف

تدوین رویه‌ای شفاف، قابل ردیابی و بی‌طرفانه جهت تهیه، صدور، ثبت و نگهداری گزارش‌ها و گواهینامه‌های بازرسی، مطابق الزامات قانونی، قراردادی و فنی.

۲. تعاریف

اصطلاح	تعریف
گزارش بازرسی	مستند رسمی شامل نتایج مشاهدات، اندازه‌گیری‌ها و تحلیل‌های انجام‌شده در یک فعالیت بازرسی
گواهی بازرسی	سند رسمی که تأیید انطباق یا عدم انطباق مورد بازرسی را اعلام می‌کند
اطلاعات اختیاری	اطلاعات تکمیلی که صحت و بی‌طرفی گزارش را نقض نکند و در پاسخ به درخواست مشتری یا بنا به تشخیص نهاد ارائه شود

۳. مسئولیت‌ها

سمت	وظیفه
بازرس	تهیه پیش‌نویس گزارش فنی اولیه
مدیر پروژه / مدیر فنی	تأیید فنی گزارش و انطباق با الزامات قرارداد
مدیر صدور گواهی	صدور رسمی گواهی و ثبت آن در سیستم
مدیر تضمین کیفیت	نظارت بر بی‌طرفی و صحت اطلاعات گزارش‌شده

۴. الزامات اصلی برای صدور گزارش/گواهی (مطابق بند ۷-۴-۲)

گزارش یا گواهی باید شامل موارد زیر باشد:

ردیف	محتوای اجباری
۱	نام و آرم نهاد بازرسی صادرکننده
۲	شماره گزارش یا گواهی (شناسه یکتا) و تاریخ صدور
۳	تاریخ یا بازه زمانی انجام بازرسی
۴	شناسایی دقیق مورد بازرسی‌شده (نوع، شماره سریال، موقعیت، تعداد، …)
۵	نام و امضای بازرس / تأییدکننده مجاز
۶	بیانیه انطباق یا عدم انطباق (در صورت کاربرد)
۷	شرایط خاص حاکم بر بازرسی (دما، محیط، محدودیت‌ها و …)

🔒 کلیه این اطلاعات باید صحیح، دقیق و روشن گزارش شوند.

۵. اطلاعات اختیاری قابل درج (مطابق پیوست ب استاندارد)

در صورت درخواست مشتری یا تشخیص فنی، موارد زیر می‌توانند در گزارش گنجانده شوند:

کد	محتوای اختیاری
ب-۱	شرح روش‌های بازرسی به‌کاررفته (چشمی، اندازه‌گیری، تست عملکرد و…)
ب-۲	اطلاعات محیطی: دما، رطوبت، فشار، شرایط نور و …
ب-۳	نتایج اندازه‌گیری خام یا تجزیه‌وتحلیل‌شده (در فایل ضمیمه یا داخل گزارش)
ب-۴	ارجاع به نقشه، نمودار، عکس، اسناد پیوست‌شده
ب-۵	پیشنهادات اصلاحی/بهبود (مشروط به اینکه خارج از دامنه نباشد)
ب-۶	نمودارهای آماری و تحلیل روند عملکرد یا کیفیت
ب-۷	ثبت مشاهدات غیرعادی، خطا یا تخلف در حین بازرسی
ب-۸	مقایسه نتایج با استاندارد ملی/بین‌المللی یا حد مجاز قانونی

۶. ثبت و رهگیری

گزارش و گواهی باید در سیستم داخلی ثبت شده و به‌صورت قابل بازیابی آرشیو شود (حداقل ۳ سال).
در صورت وجود نسخه اصلاحی یا الحاقیه:
- نسخه قبلی باید باطل و به‌وضوح مشخص شود
- نسخه جدید باید شماره نسخه جدید و علت اصلاح را درج نماید
- سوابق نسخه‌های قبلی باید قابل ردیابی باقی بماند

۷. گزارش‌های مشتمل بر نتایج پیمانکار فرعی (بند ۷-۴-۴)

در صورت استفاده از پیمانکار فرعی برای بخشی از بازرسی:
- نتایج آن بخش باید به‌وضوح مشخص، تفکیک و شناسایی شود
- نام و اطلاعات پیمانکار درج شده و تحت اعتبار کل گزارش باقی بماند

۸. فرمت نمونه گزارش و گواهی

کد فرم	عنوان
QMS-FR-IR001	فرم رسمی گزارش بازرسی (دارای تمامی بندهای اجباری و اختیاری)
QMS-FR-IR002	فرم رسمی گواهی انطباق یا عدم انطباق
QMS-FR-IR003	فرم اصلاحیه گزارش بازرسی
QMS-FR-IR004	فرم ضمیمه (جدول اندازه‌گیری، تصاویر، تحلیل روند)

۹. الزامات امنیت و بی‌طرفی

هیچ گزارشی بدون امضای فرد مجاز و بررسی نهایی صادر نمی‌شود
صدور گواهی بدون گزارش نتایج صریح، ممنوع است (بند ۷-۴-۳)
گزارش‌ها به‌هیچ‌وجه نباید شامل اظهارنظر مشاوره‌ای، تجاری یا پیش‌بینی باشند

فرم شماره ۱: فرم رسمی گزارش بازرسی

کد فرم: QMS-FR-IR001
عنوان: گزارش رسمی بازرسی فنی / کیفی

ردیف	عنوان	محتوا
۱	نام و آرم نهاد بازرسی	شرکت بازرسی و ارزیابی انطباق پایش سلامت آسیا
۲	شماره گزارش	INS-YYYYMM-XXX
۳	تاریخ صدور	……………
۴	تاریخ/بازه بازرسی	از تاریخ …… تا ……
۵	شناسه پروژه / درخواست مشتری	…………………
۶	محل انجام بازرسی	…………………
۷	مشخصات مورد بازرسی‌شده	(نام کالا / سری ساخت / تعداد / کد گمرکی و…)
۸	روش‌های بازرسی به‌کاررفته	□ چشمی □ اندازه‌گیری □ آزمون عملکرد □ مستندسازی
۹	نتایج بازرسی	(توضیح کیفی / داده‌های خام / جدول نتایج)
۱۰	بیانیه انطباق	□ منطبق با استاندارد/الزامات □ دارای عدم انطباق (توضیح داده شود)
۱۱	شرایط خاص / ملاحظات	(مثلاً دما، فشار، اختلال محیطی، محدودیت فنی و…)
۱۲	آیا بخشی از بازرسی برون‌سپاری شده است؟	□ خیر □ بله، نام پیمانکار: ………………
۱۳	نام بازرس و امضا	………………
۱۴	تأیید نهایی (مدیر فنی)	امضا و مهر

📎 فرم شماره ۲: فرم رسمی گواهی بازرسی

کد فرم: QMS-FR-IR002
عنوان: گواهی انطباق / عدم انطباق بر اساس نتایج بازرسی

ردیف	عنوان	محتوا
۱	شماره گواهی بازرسی	CERT-YYYYMM-XXX
۲	تاریخ صدور	……………
۳	شماره گزارش مرتبط	INS-YYYYMM-XXX (قابل ردیابی)
۴	مشخصات مورد بازرسی	………………………
۵	مرجع ارزیابی / استاندارد	………………………
۶	نتیجه نهایی	□ انطباق دارد □ انطباق ندارد
۷	شرایط صدور گواهی	(در صورت وجود محدودیت)
۸	امضا و مهر مدیر مجاز	…………………………

⚠️ توجه: گواهی بدون پیوست بودن به گزارش نتایج، فاقد اعتبار است.

📎 فرم شماره ۳: فرم اصلاحیه یا الحاقیه گزارش بازرسی

کد فرم: QMS-FR-IR003
عنوان: اصلاحیه / الحاقیه گزارش بازرسی

ردیف	عنوان	محتوا
۱	شماره گزارش اولیه	INS-YYYYMM-XXX
۲	شماره اصلاحیه	INS-YYYYMM-XXX-R1
۳	تاریخ صدور اصلاحیه	……………
۴	علت اصلاح / الحاق	□ خطای نگارشی □ اضافه‌کردن اطلاعات آزمون □ تغییر نتایج □ تغییر وضعیت انطباق
۵	بخش اصلاح‌شده	(مشخص شود)
۶	نسخه جدید پیوست شد؟	□ بله □ خیر
۷	امضا و تأیید مدیر فنی	……………

📎 فرم شماره ۴: فرم ضمیمه فنی / جدول نتایج / تصاویر

کد فرم: QMS-FR-IR004
عنوان: پیوست فنی گزارش بازرسی

ردیف	عنوان پیوست	شرح	مرجع گزارش
۱	جدول اندازه‌گیری‌ها	پیوست شماره ۱	INS-YYYYMM-XXX
۲	تصاویر محل یا کالا	پیوست شماره ۲	INS-YYYYMM-XXX
۳	نمودار تحلیل کیفیت	پیوست شماره ۳	INS-YYYYMM-XXX

📦 نحوه نگهداری سوابق:

نسخه الکترونیکی و چاپی هر گزارش و گواهی تا حداقل ۳ سال نگهداری می‌شود
شماره یکتا برای هر سند توسط نرم‌افزار کنترل مستندات یا دفتر ثبت اختصاص می‌یابد
نسخه‌های اصلاح‌شده با R1، R2 و… مشخص و جایگزین نسخه پیشین می‌شوند