روش اجرایی تصدیق خرید

دامنه کاربرد: کلیه خریدهای کالا و خدمات مورد نیاز برای فعالیت‌های بازرسی، نمونه‌برداری، کالیبراسیون، حمل و لجستیک و اقلام پشتیبان
مرجع: ISO 9001:2015 (بند 8.4)، ISO/IEC 17020:2012 (بند 6.3)، IAF MD5, ILAC G21

۱. هدف

تضمین انجام فرآیند تصدیق خرید به‌صورت مستند، شفاف و قابل ردیابی، قبل از پرداخت یا ثبت نهایی سفارش، به منظور حفظ کیفیت کالا/خدمات دریافتی و پیشگیری از خطاها، مغایرت‌ها و سوءاستفاده‌های مالی.

۲. تعاریف

• تصدیق خرید: بررسی و تأیید کلیه مدارک و الزامات مرتبط با یک درخواست خرید قبل از پرداخت یا سفارش نهایی.

• PRF: فرم درخواست خرید

• PO: سفارش خرید

• SEF: فرم ارزیابی تأمین‌کننده

• IRF: فرم دریافت و بازرسی کالا

• MR: مسئول خرید

۳. مسئولیت‌ها

۴. مراحل تصدیق خرید

۴-۱. دریافت درخواست خرید

• درخواست خرید از سوی واحد متقاضی با تکمیل فرم QMS-FR-OS000 ارسال می‌شود.

• مسئول خرید صحت اطلاعات، نوع کالا/خدمت و فوریت را بررسی می‌نماید.

۴-۲. بررسی تأمین‌کننده

• وضعیت تأمین‌کننده در لیست مجاز بررسی می‌شود (مبتنی بر فرم‌های QMS-FR-AYSS000 یا QMS-FR-EAS000).

• در صورت عدم ثبت، ابتدا ارزیابی اولیه انجام می‌شود.

۴-۳. جمع‌آوری مستندات

• PRF تأییدشده

• پیش‌فاکتور یا پروفرما

• سفارش خرید (PO)

• بررسی وجود قرارداد یا توافقنامه چارچوب (در صورت وجود)

۴-۴. تأیید نهایی تصدیق

• تطابق فنی و مالی با نیازسنجی اولیه توسط مدیر متقاضی

• تأیید بودجه توسط مدیر مالی

• ثبت در سیستم خرید و آرشیو مستندات

• صدور اجازه خرید یا ثبت سفارش رسمی (QMS-FR-RB000)

۴-۵. تطبیق با فرآیند دریافت

• پس از تحویل، فرم IRF تکمیل می‌گردد تا مطابقت کالا/خدمت با PO ارزیابی شود.

• در صورت مغایرت، به تأمین‌کننده اطلاع داده می‌شود و پرداخت به حالت تعلیق درمی‌آید.

۵. الزامات کنترلی

• کلیه مدارک مربوط به تصدیق خرید باید حداقل تا ۳ سال نگهداری و قابل ردیابی باشد.

• در هر ممیزی داخلی یا خارجی، امکان ردیابی PRF → PO → SEF → IRF باید فراهم باشد.

۶. پیوست‌ها و مستندات مرتبط

• QMS-FR-OS000 – فرم درخواست خرید

• QMS-FR-RB000– سفارش خرید

• QMS-FR-ASS000 – فرم‌ ارزیابی تأمین‌کننده

• QMS-FR-IRF000 – فرم دریافت و بازرسی

•  روش اجرایی ارزیابی تامین‌کنندگان و خرید تجهیزات و خدمات ارزیابی انطباق

• روش اجرایی مدیریت کیفیت خرید

  ---

فرم درخواست خرید

فرم خروج از فهرست تأمین‌کنندگان مجاز

فرم ارزیابی عملکرد سالانه تأمین‌کنندگان

فرم سفارش خرید