روش اجرایی کدگذاری مستندات

1. هدف

ایجاد ساختاری نظام‌مند برای شناسایی، دسته‌بندی و ردیابی مستندات و فرم‌های سیستم مدیریت کیفیت به‌گونه‌ای که بازیابی، به‌روزرسانی و کنترل نسخه‌ها ساده و استاندارد باشد.

2. دامنه کاربرد

این روش برای کلیه مستندات شامل روش‌های اجرایی، فرم‌ها، دستورالعمل‌ها، خط‌مشی‌ها، برنامه‌ها، سوابق و گزارش‌ها کاربرد دارد.

3. ساختار کدگذاری مستندات

فرمت پیشنهادی برای کد مدرک:
[سیستم]-[نوع مدرک]-[شماره یکتا]

✳️ اجزای کد:

🔢 مثال‌های عملی:

4. نسخه‌گذاری

هر مدرک دارای شماره نسخه و تاریخ بازنگری است. ساختار پیشنهادی:

• نسخه 1.0: نسخه اولیه

• نسخه 1.1: اصلاح جزئی

• نسخه 2.0: بازنگری اساسی

5. نحوه تخصیص شماره مدرک

واحد تضمین کیفیت مسئول ثبت و تخصیص کد یکتا از طریق دفتر ثبت مستندات یا سیستم نرم‌افزاری کنترل مدارک است.

6. نکات تکمیلی

• کدها در تمام صفحات مستند درج می‌شود (پاورقی یا سرصفحه).

• شماره کد پس از تصویب نهایی قابل تخصیص است.

• اسناد لغو شده یا آرشیوی باید در بانک جداگانه نگهداری شوند.

مثال  اسناد ایجاد شده

فرمت عمومی:

🔷 اجزای کد:

📌 مثال‌هایی از کدهایی که برای ایجاد شده:

🎯 چرا این مدل را انتخاب کرده ایم؟

• سازگاری با ISO 17020 و 17025 که بر ردیابی و مدیریت مؤثر مستندات تأکید دارند

• وضوح بالا برای ممیز خارجی (مثلاً ممیز NACI یا شرکت اعتباردهنده)

• سهولت نگهداری و بایگانی برای سیستم کنترل مستندات

• قابلیت توسعه‌پذیری در پروژه‌های آینده