تغییر مدارک

عنوان سند: روش اجرایی ارزیابی پرسنل به کد سند QMS-021در دکمه جدول شرح شغلی، لینک های قرار داده شده برای سمت های تعریف شده بعضا خالی هستند مثل مدیر مالی و مدیر منابع انسانی و سایر
نیازمند است لینک های مورد نظر تکمیل گردد تا شناسنامه شغلی در لینک ارزیابی پرسنل موجود باشد.

• اقدام اصلاحی

در زمان پر کردن فرم های تایید صلاحیت

خانم مهندس الوندی

نقص در ارائه اطلاعات

بالا

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

اصلاح طرح نمونه برداری

• اقدام اصلاحی

طرح در قالب روش اجرایی نوشته شود.هدف و دامنه و تعاریف
روش انتخاب نمونه بر اساس کلاس آموزشی برگزاری نوشته شود
و رفرنس ها ثبت شود.
در قسمتهایی از طرح مثلا تعریف بازرسی فشرده یا بازرسی دوگانه نوشته نشده لطفا شفاف سازی لازم انجام گیرد

خ الوندی با همکاری دکتر عالی زاده

در روش اجرایی (V&V)verification and validation
هیچ اسمی از کنترل کیفیت برده نشده
و فقط ذکر شده من گزارش را از مدیران فنی میگیرم و نتیجه را به مدیر ارشد تحویل می دهم لطفا شفاف سازی لازم برای من انجام شود
ضمنا دکمه این روش اجرایی در صفحه بنده نیست

• اقدام اصلاحی

بهبود عملکرد تضمین کیفیت

خانوم الوندی

عدم وجود شرح شغلی و روش اجرایی برای نیروی کارپرداز در سیستم کنترل کیفیت

• اقدام اصلاحی

آتوسا عزیزی

مدرک تحصیلی: حداقل دیپلم
حداقل یکسال تجربه کاری
توانایی برقراری ارتباط موثر با مشتریان
داشتن فن بیان و قدرت مذاکره
صداقت و امانتداری در انجام وظایف
توجه و دقت به جزییات
قابلیت مدیریت زمان و برنامه ریزی مناسب برای انجام وظایف روزانه
انضباط و مهارت در زمان بندی تحویل برگه ها و جمع آوری پول

یکی از عوامل اصلی تامین درآمد شرکت

کارپرداز قبل به دلیل بروز مشکلاتی از ادامه همکاری با شرکت صرفه نظر کردند
دلیل ترک کار ایشان: بی نظمی و عدم هماهنگی بین اعضا شرکت

برنامه ریزی مناسب و دقیق برای بازرسین
نظم دهی بانک اطلاعاتی واحد ها
آماده سازی به موقع برگه های انطباق خدمات
ثبت به موقع مشکلات واحد ها در سامانه

1403/06/24

1403/06/21

عدم وجود شرح شغلی و روش اجرایی برای نیروی کارپرداز در سیستم کنترل کیفیت

• اقدام اصلاحی

آتوسا عزیزی

مدرک تحصیلی: حداقل دیپلم
حداقل یکسال تجربه کاری
توانایی برقراری ارتباط موثر با مشتریان
داشتن فن بیان و قدرت مذاکره
صداقت و امانتداری در انجام وظایف
توجه و دقت به جزییات
قابلیت مدیریت زمان و برنامه ریزی مناسب برای انجام وظایف روزانه
انضباط و مهارت در زمان بندی تحویل برگه ها و جمع آوری پول

یکی از عوامل اصلی تامین درآمد شرکت

کارپرداز قبل به دلیل بروز مشکلاتی از ادامه همکاری با شرکت صرفه نظر کردند
دلیل ترک کار ایشان: بی نظمی و عدم هماهنگی بین اعضا شرکت

برنامه ریزی مناسب و دقیق برای بازرسین
نظم دهی بانک اطلاعاتی واحد ها
آماده سازی به موقع برگه های انطباق خدمات
ثبت به موقع مشکلات واحد ها در سامانه

1403/06/24

1403/06/21

در روش اجرایی ارزیابی مهارت پرسنل ارزیابی انطباق به شماره سند QMS 042 در بند هشتم قسمت پیوست ها، پیوست های:
پیوست ۱: فرم ارزیابی مهارت ممیزان
پیوست ۲: فرم ارزیابی مهارت بازرسان
پیوست ۳: فرم ارزیابی مهارت نمونه‌برداران
پیوست ۴: فرم ارزیابی مهارت کارمندان اداری
تعریف شده است. فرم های فوق تعریف و لینک شوند و مسئول آن ها نیروی انسانی تعریف شود.

• اقدام اصلاحی

خانم مهندس الوندی

تکمیل سند

تکمیل سند

در صورت صلاحدید بله

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در فرم 143 در بند 7.3 ذکر شده است که نهاد گواهی كننده باید ممیزان بیرون از سازمان و کارشناسان فنی بیرون از سازمان را به امضای یک موافقت¬نامه مکتوب ملزم نماید که در آن افراد خود را به مطابقت با خط¬مشی¬ها و روش¬های اجرایی ذیربط به همان صورتی¬که توسط نهاد گواهی كننده تعریف شده¬ است، متعهد نمایند. در روش اجرایی ارزیابی مهارت ارزیابان ازاد جهت استخدام به کد سند QMS-043 موارد زیر تکمیل گردد تا بند فوق انطباق داشته باشد:
تصمیم‌گیری نهایی و استخدام (مرحله ۶): پس از انتخاب، ارزیابان و کارشناسان فنی بیرونی باید یک موافقت‌نامه مکتوب امضا کنند که در آن تعهد به رعایت خط‌مشی‌ها و روش‌های اجرایی نهاد گواهی‌کننده اعلام می‌شود."

آموزش و آشنایی با فرآیندها (مرحله ۷): ارزیابان جدید در حین دوره‌های آموزشی باید با تعهدات تعیین‌شده در موافقت‌نامه آشنا شوند و اطمینان حاصل کنند که عملکرد آنها مطابق با خط‌مشی‌های نهاد گواهی‌کننده است.

• اقدام اصلاحی

خانم مهندس الوندی

در صورت صلاحدید می باشد.

در بند 7.3 فرم 143 به کارگیری افراد ممیز بیرون از سازمان یا کارشناسان فنی بیرون از سازمان، ذکر شده است که موافقت نامه باید جنبه های مرتبط با محرمانگی و بی طرفی را مد نظر قرار داده شود.
برای اضافه کردن بخش مربوط به محرمانگی و بی‌طرفی به موافقت‌نامه، این موارد باید در بخش تصمیم‌گیری نهایی و استخدام و آموزش و آشنایی با فرآیندها گنجانده شوند تا ارزیابان فری‌لنسر به این تعهدات نیز پایبند باشند.
اما این بخش در روش اجرایی ارزیابی مهارت ارزیابان ازاد جهت استخدام QMS-043 گنجانده نشده است.

• اقدام اصلاحی

خانم مهندس الوندی

خانم مهندس الوندی

در بند 7.5.2 فرم شماره 143 اعلام می شود که تصمیم‌گیری ها برای اعطاء و عدم اعطای گواهی، حفظ،گسترش و محدود ساختن دامنه شمول، تجدید تعلیق یا رفع تعلیق یا ابطال گواهی¬ هرگز نباید برون سپاری شود.
در نظام نامه 17021 در بخش برون سپاری و در روش اجرایی شماره 043 برای رعایت این الزام، می‌توان بند زیر را در بخش مسئولیت‌ها یا بخش فرآیند تصمیم‌گیری نهایی اضافه کرد.

• اقدام اصلاحی

خانم مهندس الوندی

خانم مهندس الوندی

در بند 7.5.3 فرم شماره 143 بخش C
ذکر شده است که شرکت باید اطمینان دهد نهاد ارائه دهنده خدمات برون‌سپاری و افرادی که نهاد آنها را به‌کار می¬گیرد به‌طور مستقیم یا از طریق سایر کارفرماها در سازمان مورد ممیزی به نحوي که بی¬طرفی خدشه‌دار گردد، دخیل نمي‌باشند
در روش اجرایی شماره 0045 مربوط به واگذاری وارزیابی پیمانکاران فرعی این اصل ذکر نشده است.
پیشنهاد اضافه کردن به متن:
۵.۱. انتخاب پیمانکار فرعی: نهاد گواهی‌کننده باید اطمینان حاصل کند که پیمانکاران فرعی و افرادی که به کار گرفته می‌شوند، هیچ‌گونه ارتباط مستقیم یا غیرمستقیمی با سازمان مورد ممیزی ندارند که ممکن است بی‌طرفی آنها را به خطر بیندازد.

۵.۲. تدوین قرارداد و توافق‌نامه: در قرارداد باید به‌طور مشخص پیمانکار فرعی و افرادی که به کار می‌گیرد، تعهد دهند که به‌طور مستقیم یا از طریق سایر کارفرماها در سازمانی که ممیزی می‌شود، دخالت ندارند تا بی‌طرفی نهاد گواهی‌کننده حفظ شود.

این اصلاحات تضمین می‌کند که پیمانکاران فرعی و کارکنان آنها به گونه‌ای عمل می‌کنند که بی‌طرفی و استقلال نهاد گواهی‌کننده حفظ شود و تعارض منافع پیش نیاید.

• اقدام اصلاحی

خانم مهندس الوندی

خانم مهندس الوندی

در نظام نامه 17021 بند ۸- الزامات اطلاع رسانی
بند های:
۸-۱ اطلاع رسانی عمومی

۸-۲-مدارك مربوط به گواهی

۸-۳-ارجاع به گواهی و استفاده از علائم
فاقد توضیحات و خالی هستند.

• اقدام اصلاحی

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در نظام نامه 17021 در بند 8-5-2 (پروتکل ارتباطی)
با توجه به توضیحات فرم 143 در بند 8.5.1 مورد C
در متن ارائه‌شده، الزام مربوط به ارائه اطلاعات در مورد هزینه‌های مربوط به درخواست، گواهی کردن اولیه و تداوم گواهی به‌طور مستقیم اشاره نشده است. برای پوشش این موضوع، می‌توان به بخش زیر اشاره کرد:

پیشنهاد اضافه کردن به متن:
در بخش 8-5-2 (پروتکل ارتباطی) می‌توان یک بند اضافه کرد:

"نهاد گواهی‌کننده باید اطلاعات کامل و شفاف در مورد هزینه‌های مربوط به درخواست، گواهی کردن اولیه و تداوم گواهی را به کارفرمایان ارائه دهد. این اطلاعات باید شامل جزئیات هزینه‌ها و هرگونه تغییرات احتمالی باشد."

• اقدام اصلاحی

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در فرم شماره 143 در بند 8.5.1 قسمت D مورد سوم ذکر شده است که :
ت- الزامات نهاد گواهي كننده در مورد کارفرماها طبق موارد زیر :
ت- الزامات نهاد گواهي كننده در مورد کارفرماها طبق موارد زیر :ایجاد آمادگی¬هائی به‌منظور همراهی در خصوص حضور ناظران (مانند ارزیابان تاييد صلاحيت يا مميزان تحت آموزش) در صورت اقتضاء
در متن ارائه‌شده در بند 8 نظام نامه 17021 قسمت 8.5 و 8.6 ، الزام مربوط به ایجاد آمادگی برای همراهی ناظران (مانند ارزیابان تأیید صلاحیت یا ممیزان تحت آموزش) به‌طور مستقیم ذکر نشده است. برای اینکه این موضوع به‌طور کامل پوشش داده شود، نیاز است که به‌صراحت به حضور ناظران و همکاری با آنها اشاره شود.

• اقدام اصلاحی

در زمان پر کردن فرم های تایید صلاحیت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در فرم شماره 143 بند 8.5.1 قسمت e متن زیر بیان شده است:
ث- مدارک تشریح كنندة حقوق و وظایف کارفرماهای گواهي شده از جمله الزامات مربوط به آن‌ها، هنگامی که در هرگونه ارتباطات مطابق با الزامات بند 8-4 به گواهی خود اشاره می کند
در بند 5-8 و 6-8 نظام نامه 17021 مورد فوق ذکر نشده است.
پیشنهاد اضافه کردن به متن:
برای پوشش این الزام، می‌توان بندی به بخش 8-5-2 (پروتکل ارتباطی) یا بخش 8-5-3 (انتقال اطلاعات و داده‌ها) اضافه کرد:
"نهاد گواهی‌کننده موظف است مدارکی را که حقوق و وظایف کارفرمایان گواهی‌شده را تشریح می‌کند، به آنها ارائه دهد. این مدارک باید شامل الزامات مربوط به نحوه اشاره به گواهی در ارتباطات عمومی و تجاری باشد و مطابق با الزامات بند 8-4، کارفرمایان گواهی‌شده باید از گواهی خود به‌درستی و در چهارچوب تعیین‌شده استفاده کنند.

• اقدام اصلاحی

در زمان پر کردن فرم های تایید صلاحیت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در صورت خطا در پرینت برگه گواهی انطباق واحد ها ایا مجاز به کسر از حقوق از شخص خطاکار هست یا خیر؟

• اقدام اصلاحی

آتوسا عزیزی

از دست دادن برگه های خام ( هزینه چاپ هر برگه 4600 تومان می باشد و همان برگه 697900 تومان ارزش ریالی دارد)
مستهلک شدن پرینتر
از دست دادن زمان لازم به جهت اصلاح، پیگیری و اقدام مجدد

نیروی انسانی و بانک اطلاعاتی

پیگیری سریع و به هنگام واحد ها از بازرسین
درخواست از بازرسین در خصوص انجام به موقع بازرسی ها مطابق برنامه زمان بندی
اماده سازی به موقع و صحیح برگه های انطباق خدمات مطابق با برنامه زمانبدی
اصلاح بانک اطلاعاتی به موقع مطابق با برگشتی های کارپردازان و اطلاعات بازرسین

1403/06/25

تعیین کنترل و تایید اضافه کاری و مرخصی پرسنل و سپس ارجاع به بخش مالی

• اقدام اصلاحی

لطفا باکسی در صفحه مالی وجود داشته باشد که علاوه بر سامانه CRM در اینجا هم یه لیست کلی بتوان گرفت که مرخصی ها مطابق قانون و اضافه کاری ها با تایید مراجع و ارجاع به بنده به صورت کلی برای تمامی پرسنل نمایان باشد، به جهت جلوگیری از هرگونه سواستفاده

در زمان تکمیل فرم شماره 143، در بخش 9 الزامات مربوط به فرایند، قسمت 9-1-1 درخواست ،قسمت B
در فرم درخواست کننده سیستم مدیریت کیفیت Quality form/R21
هرگونه تکالیف قانونی مرتبط:
این مورد به طور خاص در فرم ذکر نشده است. برای پوشش این بخش، ممکن است نیاز به افزودن یک سوال یا بخش جداگانه برای شناسایی و تأکید بر تکالیف قانونی مرتبط با سازمان باشد.
تکالیف قانونی مرتبط می تواند شامل مواردی مثل مجوزها، رعایت مقررات و استانداردها، گزارش دهی و مستند سازی، حفظ داده ها، حقوق کار و ... باشد.

• اقدام اصلاحی

در زمان پر کردن فرم های تایید صلاحیت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در مستر لیست Application Review Procedure
به شماره QMS-021
صفحه خالی است.
در نظام نامه 17021 در بند 2-1-9 بازنگری درخواست مجدد لینک قرار داده شده همان مشکل مستر لیست را دارد.
نیاز است ابتدا فایل مستر لیست کامل و سپس مظام نامه نیز مشکل اش برطرف شود.

• اقدام اصلاحی

عدم امکان تکمیل فرم F143

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در نظام نامه 17021 در بند ۹-۱-۵ نمونه گیری چند محلی موارد زیر در مقایسه با بندهای فرم شماره 143 وجود ندارند:
الف)9.1.5هرگاه نمونه¬برداری چند محلی براي مميزي سيستم مديريت يك کارفرما كه در برگیرنده فعاليت¬هاي یکسان در محل¬هاي مختلف است، مورد استفاده قرار گيرد، نهاد گواهي كننده باید یک برنامه نمونه¬برداری به‌منظور حصول اطمینان از ممیزی مناسب سيستم مديريت تدوین کند.
ب)مبنای منطقی طرح نمونه¬برداری باید براي هرکارفرما مدون گرد.
ج)نمونه¬برداری برای برخی طرح¬های گواهی¬کردن خاص مجاز نیست و هرگاه معیارهای خاصی تدوین شده باشد در اینصورت باید به¬کار برده شود مانند استاندارد ملی ایران به شماره 13811 سیستم‌های مدیریت ایمنی مواد غذائی
د)وقتی گواهی¬کردن برای سیستم¬های مدیریت متعدد از طریق نهاد گواهی¬کننده ارائه می¬شود، طرح¬ریزی برای ممیزی باید این اطمینان را بدهد که ممیزی در محل برای ایجاد اعتماد در گواهی¬کردن کافی است.

• اقدام اصلاحی

در زمان پر کردن فرم های تایید صلاحیت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در نظام نامه 17021 در بند ۹-۲-۱. تعیین اهداف دامنه شمول و معیار های ممیزی تعریف دامنه ممیزی، در مقیاس با فرم شماره 143 بندهای 9.2.1.2 قسمت های زیر در نظام نامه تعریف نشده اند:
الف- تعیین انطباق سیستم مدیریت کارفرما یا بخش هائی از آن، با معیارهای ممیزی
ب- تعیین توانائی سیستم مدیریت برای ایجاد اطمینان از اینکه کارفرما الزامات قانونی، مقرراتی و قراردادی مربوط را برآورده می کند.
ت- در صورت موضوعیت داشتن، مشخص کردن حوزه های بهبود بالقوۀ سیستم مدیریت

• اقدام اصلاحی

در زمان پر کردن فرم های تایید صلاحیت

خانم مهندس الوندی

نقص در نظام نامه 17021

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در نظام نامه 17021 در بند ۹-۲-۲. انتخاب تیم ممیزي و انتصاب اعضاي آن، در مقایسه با فرم 143 فقدان موارد زیر وجود دارد:
9.2.2.1.1
اگر تیم ممیزی فقط شامل یک ممیز باشد، ممیز باید شایستگی انجام وظایف مربوط به راهبر تیم ممیزی را هم برای انجام ممیزی داشته باشد.
تیم ممیزی باید تمامی شایستگیهای تعیین شده توسط نهاد گواهی¬کننده را دارا باشد همانگونه که در بند 9-1-2-3 برای ممیزی مشخص شده است.
9.2.2.1.2 هر پنج مورد
9.2.2.1.4 تمامی موارد
9.2.2.1.5 تمامی موارد
9.2.2.2 تمامی موارد
بایستی افزوده شود.

• اقدام اصلاحی

در زمان پر کردن فرم های تایید صلاحیت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در نظام نامه 17021 در بند ۹-۲-۳ طرح ممیزی،
در انطباق با فرم شماره 143 موارد زیر وجود ندارد:

ث- زمان انجام و مدت زمان مورد انتظار فعالیت¬های ممیزی در محل
و
یادآوری 1 اطلاعات مربوط به طرح ممیزی می‌تواند در بیش از یک مدرک ذکر شده باشد.

• اقدام اصلاحی

ممیزی داخلی

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

سلام
با توجه به پیگیری های صورت گرفته و درخواست اعلام واحدهای برگشتی از مسئول کنترل کیفیت و تضمین کیفیت و ارجاع این واحدها به بانک اطلاعاتی و پروسه طولانیه و وقت گیر و دارای امکان اشتباه می باشد .

• اقدام اصلاحی

وقت و هزینه شرکت برای واحدهای برگشتی و غیرفعال

لطفا درخواست ایشان مبنی بر اینکه کارپرداز اول تمامی واحدهای برگشتی را به واحدبازرگانی تحویل داده و این واحد روند خود را مبنی بر ثبت واحدهای برگشتی و تماس با این واحدها برای رفع مشکل از سمت بازرگانی و اعلام و ارجاع نتیجه به کنترل کیفیت برای برگشت دوباره گواهینامه لطفا رسیدگی شده و اقدامات لازم مقتضی گردد .
باتشکر

1) رفع نیازهای واحدها و رسیدگی به مشکل و ریشه یابی مشکل
2) صرف کمتر وقت و هزینه برای کارپرداز
3) ارتباط با شمتری و نظرسنجی
4) رسیدگی و رفع مشکل بازرس
5) بانک اطلاعاتی بروز برای واحدهای برگشتی و در دست اقدام

بله نیاز به تشکیل جلسه و حل مشکل در این خصوص می باشد

1403/06/28

نظام نامه 17021 در ۹-۵-۲ اقدامات قبل از تصمیم‌گیری نسبت به فرم 143 نیاز به تکمیل در بخش کلیات دارد.
لطفا تطابق با فرم چک شود و مواردی که نیستند افزوده گردد.

• اقدام اصلاحی

در زمان پر کردن فرم های تایید صلاحیت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت

در نظام نامه 17021 در بند ۹-۲ طرح ریزی ممیزي
در بند ۹-۲-۳  طرح ممیزی
در مقایسه با فرم شماره 143
باید قسمتی تحت عنوان کلیات اضافه شود که حاوی اطلاعات زیر باشد:
نهاد گواهي كننده بايد اطمينان دهد در برنامه ممیزی یک طرح ممیزی برای مميزي تعیین شده از قبل تدوین شده است تا مبنایی براي توافق در خصوص اجرا و زمان بندي فعاليت-هاي مميزي فراهم شود
یادآوری انتظار نمی¬رود نهاد گواهی کننده یک طرح ممیزی برای هر ممیزی وقتی که آن برنامه ممیزی تدوین شده است، مدون کند.

• اقدام اصلاحی

عدم امکان تکمیل فرم F143

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

خانم مهندس الوندی

در اسرع وقت

در اسرع وقت