### روش اجرایی انتقال گواهینامه برای سیستمهای مدیریت کیفیت (QMS)
#### به سه زبان: فارسی، انگلیسی و عربی
—
#### به فارسی:
### روش اجرایی انتقال گواهینامه برای سیستمهای مدیریت کیفیت (QMS)
#### 1. هدف و دامنه
هدف از این روش اجرایی، تعیین فرآیند و مراحل انجام انتقال گواهینامههای سیستمهای مدیریت کیفیت (QMS) به منظور اطمینان از انطباق مستمر با استانداردها و الزامات تعیینشده و تسهیل در تغییر نهاد گواهیدهنده (CAB) میباشد.
#### 2. تعاریف
تعاریف مورد استفاده در این دستورالعمل بر اساس الزامات مالکین طرح (SCHEME OWNERS) میباشد. تعاریف دیگر به شرح زیر است:
– **سند:** هر سندی که به عنوان مرجع برای انجام فعالیتهای بازرسی استفاده میشود. سند میتواند به شکل مقررات، رویهها، دستورالعملهای اجرایی و دیگر مستندات سیستم باشد.
– **مقررات کیفیت:** سندی که در آن سیاستها، مسئولیتها و اختیارات، مکانیزمهای اجرایی، رویهها و دستورالعملهای اجرایی تعریف شده و عملکرد سیستم سازمان توضیح داده شده است.
#### 3. روش اجرایی
##### 3.1 اصول انتقال گواهینامهها
– تصمیم به انتقال گواهینامه به صورت داوطلبانه توسط دارنده گواهینامه اتخاذ میشود.
– گواهینامه محصول میتواند در هر زمان بعد از انقضا یا لغو گواهینامه موجود با نهاد گواهیدهنده دیگر (CAB) به مشتری جدید اعطا شود، بر اساس ارزیابی کامل مطابق با الزامات مالکین طرح (SCHEME OWNERS).
##### 3.2 شرایط انتقال گواهینامه
– اگر ممیزی برای این مشتری در یک دوره دوازده (12) ماهه از زمان انقضا یا لغو گواهینامه قبلی انجام شود، نهاد گواهیدهنده جدید (CAB) تمامی عدم انطباقهای عمده و کوچک که در زمان انقضا / لغو بسته نشدهاند را در نظر خواهد گرفت.
– این عدم انطباقها به نهاد گواهیدهنده جدید (CAB) در عرض ده (10) روز از درخواست انتقال ارسال خواهد شد.
##### 3.3 شرایط انتقال گواهینامه
– گواهینامههای مالکین طرح (SCHEME OWNERS) فقط یک بار در دوره اعتبار گواهینامه منتقل میشوند.
– اگر دارنده گواهینامه بخواهد بیش از یک بار در دوره اعتبار نهاد گواهیدهنده را تغییر دهد، نهادهای گواهیدهنده بعدی باید ممیزی کامل PSA را انجام دهند.
– گواهینامههای مالکین طرح در شرایط زیر منتقل نمیشوند:
– گواهینامه معلق است.
– عدم انطباقهای عمده بسته نشدهاند.
– تمامی عدم انطباقهای عمده باید به رضایت نهاد گواهیدهنده قبلی بسته شوند قبل از اینکه گواهینامه منتقل شود.
– طرفهای مربوطه در انتقال نمیتوانند در تاریخ انتقال توافق کنند.
– مستندات مربوط به دارنده گواهینامه (تمامی سوابق، شامل گزارشها و تاریخچه عدم انطباقها) توسط نهاد گواهیدهنده قبلی به نهاد گواهیدهنده جدید ارائه نمیشود.
– در صورتی که نهاد گواهیدهنده جدید قادر به دریافت تمامی مستندات مربوطه از دارنده گواهینامه به طور مستقیم باشد، انتقال مستندات الزامی نیست.
#### 4. فرآیند انتقال گواهینامه
##### 4.1 اعلام تغییر نهاد گواهیدهنده (CAB)
هنگامی که دارنده یک گواهینامه معتبر فعال به نهاد گواهیدهنده فعلی اطلاع دهد که برای انتقال گواهینامه به نهاد گواهیدهنده دیگری درخواست داده است، انتقال گواهینامه به صورت زیر انجام میشود:
– تاریخ انقضای گواهینامه جدید همان تاریخ انقضای گواهینامه قبلی خواهد بود.
– دامنه گواهینامه جدید همان دامنه گواهینامه قبلی خواهد بود. اگر دارنده گواهینامه درخواست تغییر دامنه را داشته باشد، نهاد گواهیدهنده جدید باید این درخواست را مطابق با الزامات مربوطه مالکین طرح ارزیابی کند.
– تمامی عدم انطباقهای کوچک و اقدامات مربوطه به همراه زمانبندیهای مرتبط با گواهینامه قبلی برای گواهینامه جدید نیز اعمال خواهند شد.
– نتایج هرگونه ارزیابی نهاد اعتباردهی درباره انطباق دارنده گواهینامه با الزامات گواهیدهی برای نهاد گواهیدهنده جدید نیز اعمال خواهند شد.
– نهاد گواهیدهنده جدید تاریخ انتقال را به نهاد گواهیدهنده قبلی و دارنده گواهینامه پیشنهاد میدهد که در آن تمامی حقوق و تعهدات برای حفظ گواهینامه از نهاد گواهیدهنده قبلی به نهاد گواهیدهنده جدید منتقل خواهد شد.
– هر دو نهاد گواهیدهنده باید سوابق تاریخ توافق شده را نگه دارند.
– نهاد گواهیدهنده جدید باید ظرف سه (3) ماه از تاریخ توافق شده ممیزی انتقال سایت را بر اساس الزامات ارزیابی مراقبتی انجام دهد.
– این ممیزی باید شامل بازنگری تمامی عدم انطباقهای کوچک باز که توسط نهاد گواهیدهنده قبلی صادر شده است، باشد.
– اگر ممیزی به گونهای انجام شود که تمامی الزامات رسمی برای ارزیابی اصلی را برآورده کند، گواهینامه جدید ممکن است صادر شود.
– نهادهای گواهیدهنده قبلی و جدید باید پایگاه داده PSA را طبق دستورالعملها بهروز کنند.
#### 5. مستندات مرتبط (QMS-AUD-06)
– **برنامه سالانه ممیزی مراقبتی (QMS-P-01)**
– **چکلیستهای ممیزی (QMS-C-01)**
– **گزارشهای ممیزی مراقبتی (QMS-R-01)**
– **برنامه اقدامات اصلاحی (QMS-CAR-01)**
#### 6. نظارت و پایش (QMS-AUD-07)
– **نظارت مدیریت:** مدیریت ارشد نظارت دورهای بر اجرای ممیزی مراقبتی و نتایج حاصل از آن را بر عهده دارد.
– **پایش مستمر:** پایش مستمر اقدامات اصلاحی و تأثیر آنها بر بهبود کیفیت فرآیندها و سیستمهای مدیریت کیفیت.
### استانداردهای مرتبط:
– **ISO 9001:** سیستمهای مدیریت کیفیت – الزامات
– **ISO 14001:** سیستمهای مدیریت زیستمحیطی – الزامات و راهنما برای استفاده
– **ISO 45001:** سیستمهای مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی – الزامات با راهنمایی برای استفاده
– **ISO 19011:** دستورالعملهای ممیزی برای سیستمهای مدیریتی
– **ISO/IEC 17021:** ارزیابی انطباق – الزامات نهادهای ارائه دهنده ممیزی و صدور گواهی برای سیستمهای مدیریت
– **ISO/IEC 17065:** ارزیابی انطباق – الزامات نهادهای صدور گواهی برای محصولات، فرآیندها و خدمات
### منابع علمی:
1. ISO 9001:2015 – Quality management systems — Requirements
2. ISO 14001:2015 – Environmental management systems — Requirements with guidance for use
3. ISO 45001:2018 – Occupational health and safety management systems — Requirements with guidance for use
4. ISO 19011:2018 – Guidelines for auditing management systems
5. ISO/IEC 17021-1:2015 – Conformity assessment — Requirements for bodies providing audit and certification of management systems — Part 1: Requirements
6. ISO/IEC 17065:2012 – Conformity assessment — Requirements for bodies certifying products, processes, and services
—
#### به انگلیسی:
### Surveillance Audit Procedure for Quality Management Systems (QMS)
#### 1. Purpose and Scope
The purpose of this procedure is to define the process and steps for conducting surveillance audits for Quality Management Systems (QMS) to ensure continuous compliance with defined standards and requirements and to facilitate the transition between Certification Bodies (CABs).
#### 2. Definitions
The definitions used in this manual are based on the SCHEME OWNERS requirements. Other definitions are as follows:
– **Document:** Any document used as a reference to conduct inspection activities. This may include regulations, procedures, work instructions, and other system documentation.
– **Quality Regulations:** A document where policies, responsibilities and authorities, executive mechanisms, procedures, and work instructions are defined, describing the function of the organization’s system.
#### 3. Procedure
##### 3.1 Principles for Certificate Transfer
– The decision to transfer a certificate shall be voluntary by the certificate holder.
– A product certificate may be issued to a new client at any time after the expiry or termination of the client’s existing certificate with another CAB, based on a full assessment according to SCHEME OWNERS certification requirements.
##### 3.2 Conditions for Certificate Transfer
– If the audit for this client is conducted within twelve (12) months from the expiry or termination of the former certificate, the succeeding CAB will consider any major or minor non-conformities which have not been closed at the
time of expiry/termination.
– These non-conformities will be sent to the succeeding CAB within ten (10) days of the transfer upon request.
##### 3.3 Conditions under which Certificates Cannot be Transferred
– SCHEME OWNERS certificates shall only be transferred once within the period of validity of a certificate.
– If a certificate holder wishes to change CAB more than once within the period of validity, the second and all other succeeding CABs shall conduct full PSA audits.
– SCHEME OWNERS certificates shall not be transferred in any of the following situations:
– The certificate is suspended.
– Major non-conformities have not been closed.
– All major non-conformities shall be closed to the satisfaction of the preceding CAB before the certificate may be transferred.
– The parties involved in the transfer cannot agree on the transfer date.
– Relevant documentation about the certificate holder (all records, including reports and history of non-conformities) is not being made available to the succeeding CAB by the preceding CAB.
– In cases where the succeeding CAB is able to receive all relevant documentation from the certificate holder directly, a transfer of documentation is not required.
#### 4. Certificate Transfer Process
##### 4.1 Notification of CAB Change
Once the holder of an active valid certificate has informed the current CAB that they are applying for a certificate transfer with another CAB; the transfer of the certificate shall be conducted as follows:
– The expiry date of the succeeding certificate shall be the same as the expiry date of the preceding certificate.
– The scope of the succeeding certificate shall be the same as the scope of the preceding certificate. If the certificate holder is requesting a change in scope, the succeeding CAB shall evaluate this request in line with relevant SCHEME OWNERS requirements.
– All minor non-conformities and associated actions together with timelines that are applicable to the preceding certificate shall remain applicable to the succeeding certificate.
– The results of any accreditation body assessment regarding the compliance of the certificate holder to certification requirements shall be applicable to the succeeding CAB.
– The succeeding CAB shall propose a transfer date to the preceding CAB and the certificate holder on which all rights and obligations for maintaining the certificate shall be passed from the preceding to the succeeding CAB.
– Both CABs shall keep a record of the agreed date.
– The succeeding CAB shall carry out an on-site transfer audit within three (3) months of the agreed transfer date according to the requirements for a surveillance evaluation.
– This audit shall include a review of all pending minor non-conformities which were issued by the preceding CAB.
– If the audit is conducted in a way that satisfies all the formal requirements for a main evaluation, a new certificate may be issued.
– The preceding and succeeding CABs shall update the PSA database according to the instructions.
#### 5. Related Documents (QMS-AUD-06)
– **Annual Surveillance Audit Schedule (QMS-P-01)**
– **Audit Checklists (QMS-C-01)**
– **Surveillance Audit Reports (QMS-R-01)**
– **Corrective Action Plans (QMS-CAR-01)**
#### 6. Monitoring and Control (QMS-AUD-07)
– **Management Oversight:** Senior management periodically oversees the implementation of the surveillance audit and the resulting outcomes.
– **Continuous Monitoring:** Continuous monitoring of corrective actions and their impact on improving process and Quality Management Systems.
### Relevant Standards:
– **ISO 9001:** Quality management systems — Requirements
– **ISO 14001:** Environmental management systems — Requirements with guidance for use
– **ISO 45001:** Occupational health and safety management systems — Requirements with guidance for use
– **ISO 19011:** Guidelines for auditing management systems
– **ISO/IEC 17021:** Conformity assessment — Requirements for bodies providing audit and certification of management systems
– **ISO/IEC 17065:** Conformity assessment — Requirements for bodies certifying products, processes, and services
### Scientific Resources:
1. ISO 9001:2015 – Quality management systems — Requirements
2. ISO 14001:2015 – Environmental management systems — Requirements with guidance for use
3. ISO 45001:2018 – Occupational health and safety management systems — Requirements with guidance for use
4. ISO 19011:2018 – Guidelines for auditing management systems
5. ISO/IEC 17021-1:2015 – Conformity assessment — Requirements for bodies providing audit and certification of management systems — Part 1: Requirements
6. ISO/IEC 17065:2012 – Conformity assessment — Requirements for bodies certifying products, processes, and services
—
#### بالعربیة:
### إجراءات التدقيق الرقابي لنظام إدارة الجودة (QMS)
#### 1. الهدف والنطاق
الهدف من هذا الإجراء هو تحديد عملية وخطوات إجراء التدقيق الرقابي لنظام إدارة الجودة (QMS) لضمان الامتثال المستمر للمعايير والمتطلبات المحددة وتسهيل الانتقال بين هيئات الشهادات (CABs).
#### 2. التعريفات
التعريفات المستخدمة في هذا الدليل تعتمد على متطلبات أصحاب المخطط (SCHEME OWNERS). التعريفات الأخرى هي كما يلي:
– **المستند:** أي مستند يستخدم كمرجع لإجراء أنشطة التفتيش. يمكن أن يتضمن هذا اللوائح، الإجراءات، تعليمات العمل، وغيرها من وثائق النظام.
– **لوائح الجودة:** مستند يحدد السياسات، المسؤوليات والصلاحيات، الآليات التنفيذية، الإجراءات، وتعليمات العمل، موضحًا وظيفة نظام المنظمة.
#### 3. الإجراء
##### 3.1 مبادئ نقل الشهادة
– يجب أن يكون قرار نقل الشهادة طوعيًا من قبل حامل الشهادة.
– يمكن إصدار شهادة المنتج لعميل جديد في أي وقت بعد انتهاء صلاحية أو إنهاء شهادة العميل الحالية مع هيئة الشهادات الأخرى، بناءً على تقييم كامل وفقًا لمتطلبات أصحاب المخطط (SCHEME OWNERS).
##### 3.2 شروط نقل الشهادة
– إذا تم إجراء التدقيق لهذا العميل خلال اثني عشر (12) شهرًا من تاريخ انتهاء صلاحية أو إنهاء الشهادة السابقة، ستعتبر هيئة الشهادات الجديدة (CAB) جميع حالات عدم المطابقة الكبيرة والصغيرة التي لم تغلق في وقت انتهاء الصلاحية / الإنهاء.
– سيتم إرسال هذه الحالات إلى هيئة الشهادات الجديدة (CAB) في غضون عشرة (10) أيام من طلب النقل.
##### 3.3 الشروط التي لا يمكن نقل الشهادات فيها
– يجب نقل شهادات أصحاب المخطط (SCHEME OWNERS) مرة واحدة فقط خلال فترة صلاحية الشهادة.
– إذا رغب حامل الشهادة في تغيير هيئة الشهادات أكثر من مرة خلال فترة الصلاحية، يجب على جميع هيئات الشهادات اللاحقة إجراء تدقيق PSA كامل.
– لا يمكن نقل شهادات أصحاب المخطط في الحالات التالية:
– الشهادة معلقة.
– لم تغلق حالات عدم المطابقة الكبيرة.
– يجب إغلاق جميع حالات عدم المطابقة الكبيرة إلى رضى هيئة الشهادات السابقة قبل نقل الشهادة.
– الأطراف المعنية في النقل لا يمكنها الاتفاق على تاريخ النقل.
– لا يتم توفير الوثائق ذات الصلة بحامل الشهادة (جميع السجلات، بما في ذلك التقارير وسجل حالات عدم المطابقة) إلى هيئة الشهادات الجديدة من قبل هيئة الشهادات السابقة.
– في الحالات التي تتمكن فيها هيئة الشهادات الجديدة من تلقي جميع الوثائق ذات الصلة من حامل الشهادة مباشرةً، لا يتطلب نقل الوثائق.
#### 4. عملية نقل الشهادة
##### 4.1 إشعار تغيير هيئة الشهادات (CAB)
بمجرد أن يُعلم حامل شهادة صالحة نشطة هيئة الشهادات الحالية بأنه يتقدم بطلب لنقل الشهادة إلى هيئة شهادات أخرى؛ يتم تنفيذ نقل الشهادة كما يلي:
– يكون تاريخ انتهاء صلاحية الشهادة الجديدة هو نفسه تاريخ انتهاء صلاحية الشهادة السابقة.
– يكون نطاق الشهادة الجديدة هو نفسه نطاق الشهادة السابقة. إذا كان حامل الشهادة يطلب تغيير النطاق، يجب على هيئة الشهادات الجديدة تقييم هذا الطلب وفقًا لمتطلبات أصحاب المخطط ذات الصلة.
– تظل جميع حالات عدم المطابقة الصغيرة والإجراءات المرتبطة بها مع الجداول الزمنية المطبقة على الشهادة السابقة سارية على الشهادة الجديدة.
– تنطبق نتائج أي تقييم من جهة الاعتماد بخصوص امتثال حامل الشهادة لمتطلبات الشهادة على هيئة الشهادات الجديدة.
– تقترح هيئة الشهادات الجديدة تاريخ النقل إلى هيئة الشهادات السابقة وحامل الشهادة حيث يتم تمرير جميع الحقوق والالتزامات للحفاظ على الشهادة من هيئة الشهادات السابقة إلى هيئة الشهادات الجديدة.
– يجب على كلتا هيئتي الشهادات الاحتفاظ بسجل للتاريخ المتفق عليه.
– يجب على هيئة الشهادات الجديدة إجراء تدقيق نقل ميداني خلال ثلاثة (3) أشهر من التاريخ المتفق عليه وفقًا لمتطلبات التقييم الرقابي.
– يجب أن يتضمن هذا التدقيق مراجعة جميع حالات عدم المطابقة الصغيرة المعلقة التي أصدرتها هيئة الشهادات السابقة.
– إذا تم إجراء التدقيق بطريقة تفي بجميع المتطلبات الرسمية لتقييم رئيسي، يمكن إصدار شهادة جديدة.
– يجب على هيئتي الشهادات السابقة والجديدة تحديث قاعدة بيانات PSA وفقًا للتعليمات.
#### 5. الوثائق ذات الصلة (QMS-AUD-06)
– **جدول التدقيق الرقابي السنوي (QMS-P-01)**
– **قوائم التحقق للتدقيق (QMS-C-01)**
– **تقارير التدقيق الرقابي (QMS-R-01)**
– **خطط الإجراءات التصحيحية (QMS-CAR-01)**
#### 6. المراقبة والتحكم (QMS-AUD