Document Control Procedure Code: QSP-PSA-8.3 February 2019 |
|
-تغییرات در مستندات سیستم
|
-Changes in system documentation |
منسوخ ، پنهان کردن اسناد و توزیع اسناد سیستم به روز شده.-
|
Obsolete, disguise documents and distribute updated system documentation.- |
کنترل مستندات به روز
رسانی سیستم مدیریت
|
Controlling the up-to-date system documentation. |
-کنترل اسناد خارج از سازمان.
|
-Document control outside the organization. |
این روش برای کنترل اسناد سیستم استفاده می شود و حداقل در موارد زیر اعمال می شود:
|
This procedure is used to control system documentation and at least applies to the following: |
-مقررات کیفیت
|
-quality regulations |
- ساختار سازمانی و شرح وظایف
|
– Organizational structure and job description |
-روشها
|
-Procedures |
- دستورالعمل کار
|
– work instructions |
- فرم های رویه ای
|
– procedural forms |
- مستندات سیستم خارجی
|
– External system documentation |
-مدارک متفرقه
|
-Miscellaneous documents |
2-تعاریف
|
2-Defenitions |
تعاریف به کار رفته در این دفترچه راهنما بر اساس استانداردهای ISO / ISO 9001 است. تعاریف دیگر به شرح زیر است:
|
The definitions used in this manual are based on the ISO / ISO 9001 an standards. Other definitions are as follows:
|
1-2 سند
سند به هر سندی گفته می شود که به عنوان مرجع برای انجام فعالیتهای بازرسی مورد استفاده قرار گیرد.
مدرک مورد نظر می تواند در قالب مقررات ، رویه ، دستورالعمل رویه و سایر اسناد سیستم باشد.
|
1-2 Document A document is called any document that is used as a reference to conduct inspection activities. The desired degree can be in the form of a regulation, procedure, procedure instruction, and other system documentation. |
2-2 مقررات کیفیت
سندی که در آن سیاستها ، مسئولیتها و اختیارات ، مکانیزمهای اجرایی ، رویههای اجرایی و
دستورالعملهای عملیاتی تعریف شده و عملکرد سیستم سازمان شرح داده شده است
|
2-2 Quality Regulations A document in which policies, responsibilities and authorities, executive mechanisms, executive procedures, and operating instructions are defined and function of the organization’s system is described. |
1 هدف و محدوده
هدف از توسعه این روش اطمینان از تدوین ، تأیید ، تأیید و در دسترس بودن
اسناد و مدارک سیستم مدیریت کیفیت در مورد فعالیتهای موثر بر کیفیت شرکت است.
روش حاضر در شرکتها و فعالیتها به شرح زیر عملی است:
نحوه توسعه ، تأیید و تأیید سند سیستم.-
نحوه توسعه ، تأیید و تأیید سند سیستم.-
|
1 Objective and Scope The purpose of developing this procedure is ensuring of the formulating, verifying, approving and being accessible of documents and documentations of quality management system regarding the activities affecting the quality of the corporation. The present procedure is practical in corporation and activities as follow: How to develop, validate and approve a system document.- |
3-2 روش
سندی که روشی را برای اجرای کار ، شامل اجزای هدف ، محدوده و کاربرد ،
تعاریف ، اسناد ، روش اجرا ، پیوست مشخص می کند.
|
3-2 Procedure A document that specifies a method for the implementation of the work, including the components of the purpose, scope and application, definitions, documentation, method of execution, annex. |
این روش برای کنترل اسناد سیستم استفاده می شود و حداقل در موارد زیر اعمال می شود:
|
This procedure is used to control system documentation and at least applies to the following: |
-مقررات کیفیت
|
-quality regulations |
- ساختار سازمانی و شرح وظایف
|
– Organizational structure and job description |
۱-۴ مسئولیت ها
|
Responsibilities |
مسئولیت جمع آوری بررسی ، تأیید و تأیید اسناد سیستم بر اساس جدول زیر بر عهده افراد تعیین شده است:
|
The responsibility for the compilation of review, verification and approval of system documentation is the on the designated persons according to the following table: |
مدیرعامل: تأیید بررسی و تأیید ویرایش عنوان شواهد و داده ها
سیاست
مقررات کیفیت
ساختار سازمانی
و اسناد مربوط به الزامات مدیریت
|
CEO:approval Review and verification Editing Title of evidence and data policy Quality Regulations Organizational Structure |
مدیران فنی اسناد مرتبط به الزامات فنی |
Technical managersDocuments related to technical requirements |
۲-۴ مسئولیت کنترل اسناد سیستم ، ارائه لیست اصلی اسناد و ارائه آن ،
نگهداری نسخه اصلی اسناد و منسوخ و جمع آوری اسناد قدیمی بر عهده مدیر فناوری اطلاعات است
|
۲-۴ The responsibility of controlling the system documentation, providing the main list of documents and presenting it, keeping the original copies of documents, and obsolete and collecting old documents are on the IT Manager |
3-4 نحوه صدور ، تأیید و تأیید اسناد سیستم مطابق موارد زیر است: | 3-4 The way of issuing , verification and approval system documents is in accordance following: |
1-3-4- ارائه دهنده سند پیش نویس سند را مطابق
با شرایط توسط ERP تهیه می کند
|
1-3-4- The provider of the document prepares a draft document in accordance with the conditions by ERP |
2-3-4 نویسنده سند را برای بررسی و تصدیق توسط ERP به مدیرکل یا مدیر برنامه ریزی و یا مدیر فنی ارسال می کند | 2-3-4 The draftsman will send to ceo or PM or TMs a document for examination to a document certifying by ERP |
3-3-4 در صورت تأیید ، ارائه دهنده سند را برای تأیید به مدیر عامل می رساند ،
در صورت عدم تأیید اثبات ، اصلاحات لازم توسط ارائه دهنده تا زمان تأیید سند انجام می شود.
|
3-3-4 In case of confirmation, the document provider will send the document to the CEO for approval, if the confirmatory does not confirm the proof, the necessary corrections will be made by the provider until the approval of the document. |
4-3-4 در صورت تأیید ، در سایت ارائه می شود. |
4-3-4 In case of approval, will provide in the site |
5-3-4 همه ممیزان و مدیران اجرایی با روش کدگذاری تأیید و گزارشات بازرسی خدمات با کد PE-C-15 ، یک کد مناسب اختصاص داده می شود و در فهرست اصلی اسناد با FC-01 کد a ثبت می شود شرکت با فرم توزیع اسناد و سپس ضبط به آن. |
5-3-4 The all auditors And E M with the procedure of coding the verification and reports of inspecting services with PE-C-15 code, an appropriate code is devoted and it is recorded in the main list of documentation with F-C-01code a corporation with documentation distribution form and then record it. |
6-3-4 پس از تهیه اسناد ، امضای دیجیتالی لازم از تأمین کننده ، تأیید سند دریافت می شود
|
6-3-4 After prepare the documents, the necessary digital signatures are obtained from the supplier, confirmation of the document |
9-3-4 کلیه اسناد و مدارک به طور دوره ای (یک بار در سال) توسط مدیرعامل بررسی می شود. در صورت لزوم ، برای اطمینان از تداوم ، مناسب بودن و انطباق با الزامات قابل اجرا ، مورد بررسی قرار می گیرد. سپس گزارش های مربوط به این موضوع برای جلسه بررسی مدیریت آماده می شود. | 9-3-4 All documents and documentations are reviewed periodically (once a year) by the CEO. If necessary, it will be reviewed to ensure continuity, suitability and compliance with applicable requirements. Then, reports related to this topic will be ready for the management review session. |
4-4 تغییرات در مستندات سیستم و داده ها و اسناد منسوخ: | 4-4 Changes in system documentation and data and obsolete documents: |
تغییرات در سوابق و داده ها توسط همان شخصی انجام می شود که تأیید اولیه را تکمیل کرده است ، مراحل اعمال تغییر در سند به شرح زیر است: | Changes in the records and data are done by the same person who have completed the initial confirmation, the steps for applying the change in the document are as follows: |
1-4-4 تغییر درخواست کننده ، مدیر مسئول را مطلع می کند. | 1-4-4 The requesting change,, informs the responsible manager . |
2-4-4 ملاقات با حضور مقامات مربوطه سند ، از جمله سند تأیید و اعتبار ، برنامه را بررسی می کند ، در صورت تأیید درخواست ، مسئول تغییر مشخص شده و به او اعلام می شود ، در غیر این صورت ، عدم تأیید درخواست به درخواست کننده اطلاع داده می شود. | 2-4-4 The a meeting with the presence of the relevant authorities of the document, including the confirmatory and validity document, examines the application, if the request is confirmed, the person responsible for the change has been identified and announced to him, otherwise, the failure to approve the request Will be notified to the requestor. |
3-4-4 ناظر مطابق با درخواست اصلاح و محتوای روش اجرای مستند ، تغییرات لازم را اعمال می کند. | 3-4-4 The moderator shall make the necessary changes in accordance with the request for the modification and content of the documentary execution procedure. |
4-4-4 IT صفحات اصلی را مطابق فرم توزیع اسناد از تمام مراکز استفاده جمع آوری می کند ، تمام نسخه های قبلی برچیده شده اند و تنها نسخه اصلی قبلی پس از آن در همه صفحات توسط IT در سطل زباله نگهداری می شود. فایل اسناد ، و تغییرات سند ثبت شده توسط I T. | 4-4-4 the IT collects the original pages in accordance with the distribution form of the documentations from all the utilization centers, all previous versions have been dismantled and only the previous original version after on all pages are kept by the IT in the trash documents file, and the document changes recorded by the I T. |
5-4-4 کلیه اسناد باطله که به منظور قانونی یا به منظور حفظ دانش در سطل زباله سرور نگهداری می شوند
|
5-4-4 All obscene documents held for legal purposes or for the purpose of maintaining knowledge in trash of server5-4-4 All obscene documents held for legal purposes or for the purpose of maintaining knowledge in trash of server |
5 5-4 Documents outside the organization: |
|
هدف اسناد خارجی شامل همه استانداردهای ورودی سازمان ، دستورالعمل ها ، نقشه ها و کاتالوگ ها و غیره است که شرکت در توسعه آنها نقشی نداشته است. | هدف اسناد خارجی شامل همه استانداردهای ورودی سازمان ، دستورالعمل ها ، نقشه ها و کاتالوگ ها و غیره است که شرکت در توسعه آنها نقشی نداشته است. |
به منظور کنترل این اسناد ، P M موفق به ثبت این اسناد در لیست اصلی اسناد خود با کد سریال F-C-01 می شود. | In order to control these documents, the P M s manages to register these documents in the thier main list of documents with the F-C-01 serial code |
و در فرم F-C-02 استفاده خواهد شد. PM مسئول کنترل ، توزیع و به روز رسانی این اسناد در سازمان است. به همین دلیل ، در دوره شش ماهه ، تلاش می شود استانداردها و اسناد سازمان را از نظر تحول اسناد بررسی کند. | And will be used in Form F-C-02. PM is responsible for controlling, distributing and updating these documents in the organization. For this reason, in the six-month period, it is attempting to review the standards and documents of the organization in terms of the evolution of the documents. |
مدیر فن اوری امکانات لازم را در قرارداد های تامین سرور برای بک اپ گیری اتوماتیک و حفاظت اطلاعات فراهم میکند. | The Technology Manager provides the necessary facilities in server supply contracts for automatic backup and data protection |
6-4 The IT Manager has a copy of all computer files of documents and documentations, and if you review them in accordance with the relevant computer address on the cover page, it will update the file and a BACK UP version of its files stored as server PC 5- annex 1-5 Main menu document & Documentation Distribution with F- C-01 code 2-5 suggestion form for providing and changing the documentations with F-C-03 code. |