نسخه الکترونیکی این سند اخرین نسخه آن است و مسئولیت کنترل نسخه چاپی با این سند بر عهده خواننده آن می باشد. تمامی حقوق معنوی و مادی این مدرک متعلق به شرکت پایش سلامت اسیا می باشد. و هر گونه کپی برداری از ان پیگرد قانونی دارد. |
||||
مدیریت اسناد | رویکرد | PE-C-02 | شماره سند | |
رنگ سفید اسناد / قرمز فرمهای دریافتی/ ابی فرمهای ارسالی | راهنمای دکمه های انتهایی صفحه | |||
تاریخ | تایید | بازنگری/ | نویسنده | شماره |
شهریور ۱۴۰۲ | هیات مدیره | زهرا بزمی | دکترعلیرضامسعودنیا | ۱ |
موضوع : کنترل مدارک | ||
۱- هدف و دامنه کاربرد هدف از تدوین این روش اجرایی، دریافت اطمینان از چگونگی تدوین، تایید، تصویب و در دسترس بودن مدارک و مستندات سیستم مدیریت کیفیت در خصوص فعالیتهای موثر بر کیفیت شرکت می باشد. روش اجرایی حاضر در شرکت و فعالیتهای مورد انجام در ذیل دارای کاربرد است : – چگونگی تدوین، تایید و تصویب مدرک سیستمی – اعمال تغییرات در مدارک سیستمی – منسوخ نمودن، امحاء مدارک و توزیع مدارک به روز شده سیستمی – کنترل به روز بودن مدارک سیستمی – کنترل مدارک خارج از سازمان این روش اجرایی جهت کنترل مدارک سیستمی و حداقل در خصوص موارد ذیل کاربرد دارد : – نظامنامه کیفیت – ساختار سازمانی و شرح وظایف – روش های اجرایی – دستورالعملهای کاری – فرمهای اجرایی – مدارک برون سازمانی سیستم – مدارک متفرقه ۲- تعاریف تعاریف مورد استفاده این دستورالعمل براساس استاندارد ایزو ISO /9001و ISO/ IEC 17020 سایر تعاریف به شرح ذیل می باشد : ۲-۱- مدرک : به هر مستندی که به عنوان مرجع انجام فعالیت های بازرسی مورد استفاده قرار گیرد، مدرک گفته می شود. مدرک موردنظر می تواند به صورت نظامنامه، روش اجرایی، دستورالعمل اجرایی و سایر مدارک سیستمی باشد. ۲-۲- نظامنامه کیفیت : مدرکی که در آن خط مشی، مسئولیت ها و اختیارات، مکانیزم های اجرائی، روش های اجرایی و دستورالعمل های کاری تعیین و عملکرد سیستم سازمان تشریح می گردد.
|
موضوع : کنترل مدارک | ||||||||||||||||||||||||||
۲-۳- روش اجرایی : مدرکی که در آن طریقه مشخص شده ای را برای اجرای کار پیشنهاد می کند و شامل اجزاء هدف، دامنه و کاربرد، تعاریف، مستندات، روش اجرایی، ضمیمه می باشد. ۳- مستندات ۳-۱- نظامنامه کیفیت ۳-۲- استاندارد ISO /9001 ۳-۳ استاندارد ISO/ IEC 17020 ۴- روش اجراء : ۴-۱- مسئولیت ها مسئولیت تدوین بازنگری، تائید و تصویب مدارک سیستمی براساس جدول ذیل به عهده افراد تعیین شده می باشد.
۴-۲- مسئولیت کنترل مدارک سیستمی، تهیه فهرست اصلی مستندات و به روزنمایی آن، نگهداری نسخ اصلی مدارک و منسوخ نمودن و جمع آوری مدارک قدیمی برعهده نماینده مدیریت می باشد. ۴-۳- نحوه صدور، تائید و تصویب مدارک سیستمی، مطابق مراحل زیر صورت می گیرد : ۴-۳-۱- تهیه کننده مدرک، پیش نویس مدرک را با رعایت شرایط تهیه می کند. ۴-۳-۲- تهیه کننده پیش نویس مدرک را جهت بررسی به تضمین کیفیت از طریق پلت فرم شرکت ارائه می نماید. ۴-۳-۳در صورت تایید، تهیه کننده مدرک را جهت تصویب به تصویب کننده ارائه می نماید، در صورتی که تایید کننده مدرک راتایید ننماید، اصلاحات لازم توسط تهیه کننده تا زمان تایید مدرک صورت خواهد گرفت. 4-3-4- در صورت تصویب،توسط مدیر عامل نماینده مدیریت
|
موضوع : کنترل مدارک | ||
۴-۳-۵- نماینده مدیریت با استفاده از امکانات سایت تاییدیه وگزارش های خدمات بازرسی بررسی میکند سپس اقدام به توزیع مدرک در بین گیرندگان مطابق فرم توزیع مستندات می نماید. – کلیه مدارک و مستندات به صورت دوره ای (سالی یکبار) توسط تضمین کیفیت مورد بازنگری قرار می گیرد. چنانچه نیاز باشد برای اطمینان از تداوم، مناسب بودن و انطباق با الزامات قابل کاربرد، مورد تجدیدنظر قرار خواهد گرفت. سپس گزارشات مرتبط با این موضوع تا برای جلسه بازنگری مدیریت آماده شود. ۴-۴- تغییرات در مدارک و داده های سیستمی و منسوخ نمودن مدارک : تغییرات در مدارک و داده ها توسط همان فردی که تائید اولیه را به انجام رسانده اند، انجام می شود، مراحل اعمال تغییر در مدرک به شرح ذیل است : ۴-۴-۱- درخواست کننده تغییر، با پر کردن درخواست فرم تغییر مدارک یا پیشنهادات و یا انتقادات و یا شفاهی ربه اطلاع نماینده مدیریت می رساند. ۴-۴-۲-تضمین کیفیت در صورتی که درخواست جزیی باشد و در ساختار اصلی تغییری ایجاد نکند خود راسا مجاز به اعمال تغییر می باشد ولی در صورتی که نیاز به تغییرات اساسی باشد مدیرعامل در جلسه ای با حضور تضمین کیفیت درخواست را مورد بررسی قرار می دهد، در صورت تائید درخواست، مسئول اعمال تغییر مشخص گردیده و به وی اعلام می گردد در غیر اینصورت، عدم تائید درخواست ذکر شده به اطلاع درخواست کننده می رسد.و تشویق لازم نیز برای درخواست کننده به صورت مالی با توجه به تاثیر گزاری ان در نظر گرفته خواهد شد میزان تشویف می تواند تا ۲۵ ٪ سود حاصله باشد ۴-۴-۳ منماینده مدیریت که مسول IT هم می باشد، تغییرات لازم را با توجه به درخواست تغییر و مندرجات روش اجرایی مستند سازی یه شرح ذیل اعمال می نماید. ک روش اجرایی برای کنترل مدارک و فرمها توسط نماینده مدیریت، که مسئول فناوری اطلاعات شرکت است و از طریق پلتفرم تحت وب انجام میدهد، به صورت زیر است: 1. پلتفرم تحت وب: انتخاب پلتفرم تحت وب مربوطه برای مدیریت مدارک و فرمها. این پلتفرمها قابلیت ایجاد ثبت، بررسی، تایید و ارسال مدارک و فرمها را دارند سایت اصلی شرکت. 2. تعریف کاربران و سطوح دسترسی: در این مرحله، کاربران به پلتفرم اضافه میشوند و سطوح دسترسی آنها تعیین میشود. نماینده مدیریت به عنوان مسئول فناوری اطلاعات شرکت میتواند دسترسی کامل به پلتفرم داشته باشد. 3. بارگذاری مدارک و فرمها: در این مرحله، مدارک و فرمهای مورد نیاز بر روی پلتفرم مربوطه بارگذاری میشوند. این مدارک میتوانند در قالب فایلهای PDF، Word یا تصاویر باشند. 4. بررسی و تایید مدارک و فرمها: نماینده مدیریت مسئول بررسی و تایید مدارک و فرمهای بارگذاری شده است. او میتواند این کار را بر اساس قوانین و مقررات شرکت یا بر اساس استانداردهای درخواستی مشتری انجام دهد. 5. ارسال مدارک و فرمها: پس از بررسی و تایید مدارک و فرمها، نماینده مدیریت میتواند آنها را به مقاصد مورد نظر ارسال کند، مانند دپارتمانهای دیگر شرکت یا افراد خارجی. 6. نگهداری و آرشیو کردن مدارک و فرمها: پس از ارسال مدارک و فرمها، آنها در پلتفرم ذخیره میشوند و به صورت آرشیو شده نگهداری میشوند. این کار امکان دسترسی سریع به مدارک و فرمهای گذشته را فراهم میکند. با استفاده از این روش، نماینده مدیریت به عنوان مسئول فناوری اطلاعات شرکت، قادر است به صورت موثر و کارآمد مدارک و فرمهای شرکت را کنترل کند و به مقاصد مورد نیاز ارسال , امکان مشاهده ذینفع را فراهم سازد .. |
۴-۴- مدارک خارج از سازمان منظور از مدارک خارج از سازمان در شامل کلیه استانداردهای ورودی سازمان، دستورالعمل ها، نقشه ها و کاتالوگها و …
|