Document Control Procedure Code: QSP-PSA-8.3 February 2019 |
|
اهداف
-تغییرات در مستندات سیستم
|
– Objectives
Changes in system documentation |
منسوخ ، پنهان کردن اسناد و توزیع اسناد سیستم به روز شده.-
|
Obsolete, disguise documents and distribute updated system documentation.- |
کنترل مستندات به روز
رسانی سیستم مدیریت
|
Controlling the up-to-date system documentation. |
-کنترل اسناد خارج از سازمان.
|
-Document control outside the organization. |
این روش برای کنترل اسناد سیستم استفاده می شود و حداقل در موارد زیر اعمال می شود:
|
This procedure is used to control system documentation and at least applies to the following: |
-مقررات کیفیت
|
-quality regulations |
- ساختار سازمانی و شرح وظایف
|
– Organizational structure and job description |
-روشها
|
-Procedures |
- دستورالعمل کار
|
– work instructions |
- فرم های رویه ای
|
– procedural forms |
- مستندات سیستم خارجی
|
– External system documentation |
-مدارک متفرقه
|
-Miscellaneous documents |
2-تعاریف
|
2-Defenitions |
تعاریف به کار رفته در این دفترچه راهنما بر اساس استانداردهای سری ISO / ISO 9000/10000 است. تعاریف دیگر به شرح زیر است:
|
The definitions used in this manual are based on the ISO / ISO 9000/10000 an standards. Other definitions are as follows:
|
1-2 سند
سند به هر سندی گفته می شود که به عنوان مرجع برای انجام فعالیتهای بازرسی مورد استفاده قرار گیرد.
مدرک مورد نظر می تواند در قالب مقررات ، رویه ، دستورالعمل رویه و سایر اسناد سیستم باشد.
|
1-2 Document A document is called any document that is used as a reference to conduct inspection activities. The desired degree can be in the form of a regulation, procedure, procedure instruction, and other system documentation. |
2-2 مقررات کیفیت
سندی که در آن سیاستها ، مسئولیتها و اختیارات ، مکانیزمهای اجرایی ، رویههای اجرایی و
دستورالعملهای عملیاتی تعریف شده و عملکرد سیستم سازمان شرح داده شده است
|
2-2 Quality Regulations A document in which policies, responsibilities and authorities, executive mechanisms, executive procedures, and operating instructions are defined and function of the organization’s system is described. |
1 محدوده
محدوده از توسعه این روش اطمینان از تدوین ، تأیید ، تأیید و در دسترس بودن
اسناد و مدارک سیستم مدیریت کیفیت در مورد فعالیتهای موثر بر کیفیت شرکت است.
روش حاضر در شرکتها و فعالیتها به شرح زیر عملی است:
نحوه توسعه ، تأیید و تأیید سند سیستم.-
|
1 Scope The Scope of developing this procedure is ensuring of the formulating, verifying, approving and being accessible of documents and documentations of quality management system regarding the activities affecting the quality of the corporation. The present procedure is practical in corporation and activities as follow: How to develop, validate and approve a system document.- |
3-2 روش
سندی که روشی را برای اجرای کار ، شامل اجزای هدف ، محدوده و کاربرد ،
تعاریف ، اسناد ، روش اجرا ، پیوست مشخص می کند.
|
3-2 Procedure A document that specifies a method for the implementation of the work, including the components of the purpose, scope and application, definitions, documentation, method of execution, annex. |
این روش برای کنترل اسناد سیستم استفاده می شود و حداقل در موارد زیر اعمال می شود:
|
This procedure is used to control system documentation and at least applies to the following: |
-مقررات کیفیت
|
-quality regulations |
- ساختار سازمانی و شرح وظایف
|
– Organizational structure and job description |
۱-۴ مسئولیت ها
|
Responsibilities |
مسئولیت جمع آوری بررسی ، تأیید و تأیید اسناد سیستم بر اساس جدول زیر بر عهده افراد تعیین شده است:
|
The responsibility for the compilation of review, verification and approval of system documentation is the on the designated persons according to the following table: |
مدیرعامل: تأیید بررسی و تأیید ویرایش عنوان شواهد و داده ها
سیاست
مقررات کیفیت
ساختار سازمانی
و اسناد مربوط به الزامات مدیریت
|
CEO:approval Review and verification Editing Title of evidence and datapolicy Quality Regulations Organizational Structure |
مدیران فنی اسناد مرتبط به الزامات فنی |
Technical managers Documents related to technical requirements |
۲-۴ مسئولیت کنترل اسناد سیستم ، ارائه لیست اصلی اسناد و ارائه آن ،
نگهداری نسخه اصلی اسناد و منسوخ و جمع آوری اسناد قدیمی بر عهده نماینده مدیر عامل و مسول کنترل کیفیت است
|
۲-۴ The responsibility of controlling the system documentation, providing the main list of documents and presenting it, keeping the original copies of documents, and obsolete and collecting old documents are on the Management representative and quality control officer |
3-4 نحوه صدور ، تأیید و تأیید اسناد سیستم مطابق موارد زیر است: | 3-4 The way of issuing , verification and approval system documents is in accordance following: |
1-3-4- ارائه دهنده سند پیش نویس سند را مطابق
با شرایط توسط سیستمهای مدیریت کیفیت تهیه می شود
|
1-3-4- The document provider prepares the draft document according to the requirements by the quality management systems |
2-3-4 نویسنده سند را برای بررسی و تصدیق توسط نماینده مدیریت کیفیت به مدیر عامل ارجاع می دهد |
2-3-4 The author refers the document to the CEO for review and approval by the quality management representative |
3-3-4 در صورت تأیید، ارائه دهنده سند سند را به مدیر عامل برای تأیید ارسال خواهد کرد، اگر تأیید کننده اثبات را تأیید نکند، اصلاحات لازم توسط ارائه دهنده انجام خواهد شد تا تأیید سند صورت گیرد.
|
3-3-4 In case of confirmation, the document provider will send the document to the CEO for approval, if the confirmatory does not confirm the proof, the necessary corrections will be made by the provider until the approval of the document. |
4-3-4 4-3-4 if approved, It is provided by the management representative in the company’s service, and its automatic use facilities are provided to the company’s personnel in a friendly manner through the IT manager. |
4-3-4 if approved, 4-3-4 در صورت تأیید ، توسط نماینده مدیریت در سروز شرکت بارگزاری و امکانات استفاده خودکار از ان برای پرسنل شرکت به صورت دوستانه از طریق مدیر ای تی فراهم می شود. |
5-3-برای پرسنل و ارزیابان شرکت یک سیستم ارتباطی و گزارش دهی خودکار با امکانات مدیریت دانش با کد PE-C-15، اختصاص داده می شود و در لیست اصلی اسناد با کد F-C-01 یک شرکت با فرم توزیع اسناد ثبت خواهد شد. | 5-3- For company personnel and evaluators, an automatic communication and reporting system with knowledge management facilities with code PE-C-15 will be allocated and in the main list of documents with code F-C-01, a company will be registered with a document distribution form. became. |
6-3-4 پس از تهیه اسناد ، امضای دیجیتالی لازم از تأمین کننده ، تأیید سند دریافت می شود
|
6-3-4 After prepare the documents, the necessary digital signatures are obtained from the supplier, confirmation of the document |
9-3-4 کلیه اسناد و مدارک به طور دوره ای (یک بار در سال) توسط مدیرعامل بررسی می شود. در صورت لزوم ، برای اطمینان از تداوم ، مناسب بودن و انطباق با الزامات قابل اجرا ، مورد بررسی قرار می گیرد. سپس گزارش های مربوط به این موضوع برای جلسه بررسی مدیریت آماده می شود. | 9-3-4 All documents and documentations are reviewed periodically (once a year) by the CEO. If necessary, it will be reviewed to ensure continuity, suitability and compliance with applicable requirements. Then, reports related to this topic will be ready for the management review session. |
4-4 تغییرات در مستندات سیستم و داده ها و اسناد منسوخ: | 4-4 Changes in system documentation and data and obsolete documents: |
تغییرات در سوابق و داده ها توسط همان شخصی انجام می شود که تأیید اولیه را تکمیل کرده است ، مراحل اعمال تغییر در سند به شرح زیر است: | Changes in the records and data are done by the same person who have completed the initial confirmation, the steps for applying the change in the document are as follows: |
1-4-4 تغییر درخواست کننده ، مدیر مسئول را مطلع می کند. | 1-4-4 The requesting change,, informs the responsible manager . |
2-4-4 ملاقات با حضور مقامات مربوطه سند ، از جمله سند تأیید و اعتبار ، برنامه را بررسی می کند ، در صورت تأیید درخواست ، مسئول تغییر مشخص شده و به او اعلام می شود ، در غیر این صورت ، عدم تأیید درخواست به درخواست کننده اطلاع داده می شود. | 2-4-4 The a meeting with the presence of the relevant authorities of the document, including the confirmatory and validity document, examines the application, if the request is confirmed, the person responsible for the change has been identified and announced to him, otherwise, the failure to approve the request Will be notified to the requestor. |
3-4-4 ناظر مطابق با درخواست اصلاح و محتوای روش اجرای مستند ، تغییرات لازم را اعمال می کند. | 3-4-4 The moderator shall make the necessary changes in accordance with the request for the modification and content of the documentary execution procedure. |
4-4-4 IT صفحات اصلی را مطابق فرم توزیع اسناد از تمام مراکز استفاده جمع آوری می کند ، تمام نسخه های قبلی برچیده شده اند و تنها نسخه اصلی قبلی پس از آن در همه صفحات توسط IT در سطل زباله نگهداری می شود. فایل اسناد ، و تغییرات سند ثبت شده توسط I T. | 4-4-4 the IT collects the original pages in accordance with the distribution form of the documentations from all the utilization centers, all previous versions have been dismantled and only the previous original version after on all pages are kept by the IT in the trash documents file, and the document changes recorded by the I T. |
5-4-4 کلیه اسناد باطله که به منظور قانونی یا به منظور حفظ دانش در سطل زباله الکترونیکی نگهداری می شوند
|
5-4-4 All obscene documents held for legal purposes or for the purpose of maintaining knowledge in E trash of server5-4-4 All obscene documents held for legal purposes or for the purpose of maintaining knowledge in trash of server |
5 5-4 Documents outside the organization: |
|
هدف اسناد خارجی شامل همه استانداردهای ورودی سازمان ، دستورالعمل ها ، نقشه ها و کاتالوگ ها و غیره است که شرکت در توسعه آنها نقشی نداشته است. | The purpose of external documents is to include all the organization’s input standards, instructions, drawings and catalogs, etc., which the company did not contribute to their development. |
به منظور کنترل این اسناد ، نماینده مدیریت موفق به ثبت این اسناد در لیست اصلی اسناد خود با کد سریال F-C-01 می شود. | In order to control these documents, the management representative manages to register these documents in the main list of her documents with serial code F-C-01. |
نماینده مدیریت برای کنترل، توزیع و بهروزرسانی این اسناد در سازمان مسئول است. به همین دلیل، در طی دوره شش ماهه، سعی میشود استانداردها و اسناد سازمان از نظر تکامل اسناد بررسی شود. | The management representative is responsible for controlling, distributing and updating these documents in the organization. For this reason, during the six-month period, the standards and documents of the organization are tried to be reviewed in terms of the evolution of the documents. |
در قرارداد های مدیریت سرور کلیه موارد مربوط به حفظ و نگه داری اطلاعات بازیابی انان و نگه داری برای مدت زمان نامحدود پیش بینی شده است | In the server management contracts, all matters related to the preservation and storage of data are provided for their recovery and storage for an unlimited period of time. |
5- annex 1-5 Main menu document & Documentation Distribution with F- C-01 code 2-5 suggestion form for providing and changing the documentations with F-C-03 code. |