PS
شرکت ارزیابی انطباق پایش سلامت آسیا
سند ترم آف رفرنس (ToR) گروه کاری فنی
برای پروژه‌های ارزیابی انطباق، تدوین و بازنگری اسناد فنی و طرح‌های گواهی‌نامه
۱. عنوان پروژه
بازنگری و توسعه اسناد فنی و طرح‌های گواهی‌نامه پروژه بر اساس الزامات استانداردهای بین‌المللی (ISO/IEC 17065 و سایر استانداردهای مرتبط) و خط‌مشی مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران (NACI)
۲. مدیر پروژه
یکی از مدیران فنی بازرسی یا یک مدیر فری لنسر تایید صلاحیت شده
بخش اول – مشخصات گروه کاری فنی
۳. نوع گروه کاری
گروه کاری فنی (TWG)
۴. زبان کاری
فارسی (اصلی) / انگلیسی (پشتیبان)
۵. ترکیب گروه
-
اعضای متخصص فنی: ۳ نفر به بالا ترجيحا عدد فرد
-
هماهنگ‌کننده: منصوب از سوی مدیر برنامه ریزی ۱۷۰۲۰
-
ناظر پروژه: کمیته راهبری
-
ذی‌نفعان مشورتی: فروم مشورتی متشکل از دارندگان گواهی، مشتریان و دفتر نظارت بر صادرات و واردات کالا و معاونت ارزیابی انطباقسازمان ملی استاندارد و سایر تنظیم کنندگان مقرارت دولتی
بخش دوم – اهداف و مسئولیت‌ها
۶. اهداف گروه کاری فنی
گروه کاری فنی مسئول تدوین، بازنگری و به‌روزرسانی اسناد فنی پروژه‌های ارزیابی انطباق است. این اسناد می‌توانند شامل طرح‌های گواهی‌نامه، معیارهای ارزیابی، سیاست‌های علامت تجاری، الزامات اعتباربخشی و دیگر استانداردهای مرتبط باشند.
۷. وظایف و مسئولیت‌ها
اعضای گروه کاری موظف‌اند در قالب جلسات رسمی یا ارتباطات الکترونیکی، اقدامات زیر را انجام دهند:
-
بازنگری و تحلیل اسناد فعلی شرکت از جمله نظامنامه کیفیت، طرح‌های گواهی‌نامه، دستورالعمل‌های ارزیابی انطباق و نمونه‌برداری.
-
بررسی الزامات جدید بین‌المللی، ملی و بخشی (مانند ISIRI، FAO، WTO، WOAH و غیره) و تطابق آن با فعالیت‌های شرکت.
-
تدوین الزامات فنی جدید برای پروژه‌های صدور گواهی، با تمرکز بر زنجیره تأمین و حوزه‌های تخصصی محصولات.
-
پیشنهاد اصلاحات در سیاست‌های مرتبط با علامت تجاری، کاربرد علامت در گواهی‌نامه‌ها و تعامل با ارائه‌دهندگان خدمات علامت تجاری.
-
ایجاد هماهنگی با الزامات اعتباربخشی مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران (NACI).
-
مشارکت در مشاوره با ذی‌نفعان و جمع‌آوری نظرات در فرآیندهای عمومی و تخصصی.
-
بررسی و تأیید نسخ پیشنویس برای انتشار عمومی یا ارجاع به هیئت مدیره برای تأیید نهایی.
-
ارائه گزارش نهایی به هیئت‌مدیره شرکت برای تصویب اسناد رسمی.
بخش سوم – ترکیب و انتخاب اعضا
۸. فرآیند انتخاب
اعلام عمومی درخواست عضویت در گروه کاری از طریق فراخوان، و انتخاب بر اساس معیارهای زیر:
-
تخصص فنی مرتبط با حوزه ارزیابی انطباق یا طرح مورد نظر
-
تجربه کاری در استانداردهای بین‌المللی یا نظام‌های گواهی‌نامه
-
توانایی تحلیل اثرگذاری اسناد بر ذی‌نفعان
-
آمادگی برای همکاری گروهی و رسیدن به اجماع
-
توانایی بررسی اسناد در زبان‌های تعیین‌شده
-
تنوع جنسیتی و جغرافیایی در حد امکان
افرادی که انتخاب نمی‌شوند، به مشارکت در فروم مشورتی دعوت خواهند شد.
بخش چهارم – فرآیند تصمیم‌گیری
۹. نحوه تصمیم‌گیری
-
جلسات رسمی با حضور حداقل ۳ عضو رسمیت دارد.
-
تصمیم‌گیری با تلاش برای اجماع؛ در صورت عدم اجماع، رأی‌گیری با حداقل ۶۶٪ آرا لازم است.
-
در صورت عدم نتیجه، موضوع به کمیته راهبری ارجاع خواهد شد.
-
مخالفت‌های مکتوب اعضا در گزارش نهایی درج خواهد شد.
-
کارکنان پشتیبان و ناظرین حق رأی ندارند.
بخش پنجم – زمان‌بندی و تعهد زمانی
۱۰. برنامه زمانی
-
بیشتر فعالیت‌ها از طریق ایمیل، تماس ویدیویی و کنفرانس انجام خواهد شد.
-
دو نشست حضوری: یکی در آغاز و یکی پس از مشاوره عمومی اول.
-
در صورت نیاز، نشست سوم نیز می‌تواند برگزار شود.
بخش ششم – هزینه‌ها و پاداش
۱۱. پرداخت‌ها
اعضای داخلی از حقوق ماهیانه و در صورت تصویب، پاداش پروژه‌ای برخوردار می‌شوند.
بخش هفتم – محرمانگی و تضاد منافع
۱۲. محرمانگی
همه اعضای گروه و کارکنان پشتیبان باید توافقنامه محرمانگی را امضا نمایند.
محتوای جلسات به‌صورت عمومی تلقی می‌شود مگر خلاف آن مشخص شود.
اعضای گروه باید تضاد منافع را اعلام کنند و در تصمیم‌گیری مربوطه شرکت نکنند.
بخش هشتم – اصول اثربخشی فرآیند
-
تعیین دقیق اهداف، نقش‌ها و جدول زمانی در جلسه اول
-
برنامه‌ریزی دقیق جلسات با ارائه اسناد از پیش
-
استفاده از ساختار تصمیم‌سازی شفاف (نظرسنجی، اجماع، رأی‌گیری)
-
جمع‌بندی روزانه و انتهای جلسات
-
مشاوره با ذی‌نفعان و بررسی دیدگاه‌ها
-
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات و نظرسنجی
-
برگزاری جلسات فرعی در صورت لزوم
-
مستندسازی اختلافات و نظرات مخالف
پیوست: واژه‌نامه
-
اجماع (Consensus): توافق عمومی بدون مخالفت‌های عمده
-
قانون چتهم هاوس: امکان استفاده آزاد از اطلاعات جلسات بدون ذکر گوینده
-
گروه کاری متوازن: گروهی متشکل از نمایندگان اجتماعی، زیست‌محیطی و اقتصادی
-
مشاوره فنی: دریافت بازخورد تخصصی پیش از مشاوره عمومی
اکشن پلن (برنامه اقدام عملیاتی)
فعالیت‌های گروه کاری فنی (TWG) شرکت ارزیابی انطباق پایش سلامت آسیا
| ردیف |
فعالیت اصلی |
شرح فعالیت |
مسئول |
منابع مورد نیاز |
بازه زمانی |
شاخص‌های ارزیابی (KPI) |
وضعیت |
| 1 |
تشکیل اولیه گروه کاری فنی |
انتخاب اعضا، امضای تعهدنامه محرمانگی، تایید رسمی توسط مدیرعامل |
مدیر پروژه / هماهنگ‌کننده |
رزومه اعضا، فرم عضویت، دستورالعمل داخلی |
هفته اول |
تأیید لیست اعضا و تشکیل جلسه اول |
✅ در حال اجرا |
| 2 |
برگزاری جلسه آغازین |
تشریح اهداف پروژه، تقسیم وظایف، تدوین برنامه کاری |
هماهنگ‌کننده TWG |
دعوت‌نامه، دستور جلسه، صورتجلسه |
هفته دوم |
تدوین و امضای صورتجلسه اول |
⏳ برنامه‌ریزی شده |
| 3 |
بازنگری اسناد موجود |
تحلیل اسناد فعلی (طرح‌های گواهی‌نامه، دستورالعمل‌ها، رویه‌ها) |
اعضای TWG |
نسخه فعلی اسناد فنی |
هفته 3 تا 5 |
گزارش اولیه تحلیل شکاف‌ها (Gap Analysis) |
⏳ برنامه‌ریزی شده |
| 4 |
پیشنهاد اصلاحات کلیدی |
ارائه پیشنویس اصلاحات بر اساس تحلیل انجام‌شده |
اعضای تخصصی TWG |
منابع فنی بین‌المللی، مستندات مرجع |
هفته 6 تا 7 |
پیشنویس نسخه اول اصلاحات |
⏳ در انتظار |
| 5 |
مشاوره فنی اولیه |
ارسال پیشنویس به مشاوران فنی و دریافت بازخورد |
هماهنگ‌کننده / اعضا |
لیست مشاوران، فرم بازخورد |
هفته 8 |
ثبت حداقل 5 بازخورد فنی |
⏳ |
| 6 |
نهایی‌سازی نسخه پیشنویس |
ادغام نظرات دریافتی و تدوین نسخه نهایی برای مشاوره عمومی |
کل TWG |
ابزار ویرایش گروهی، ثبت نسخ |
هفته 9 تا 10 |
تأیید نسخه نهایی پیشنویس |
⏳ |
| 7 |
مشاوره عمومی (Public Consultation) |
انتشار عمومی نسخه نهایی، جمع‌آوری نظرات ذی‌نفعان |
PSA / هماهنگ‌کننده |
پلتفرم بازخورد، اطلاع‌رسانی وب‌سایت |
هفته 11 تا 14 |
ثبت حداقل ۱۰ نظر رسمی |
⏳ |
| 8 |
ارزیابی و ادغام بازخوردها |
تحلیل نظرات و اصلاحات نهایی |
اعضای تخصصی TWG |
فرم دسته‌بندی نظرات |
هفته 15 |
گزارش تحلیلی بازخوردها |
⏳ |
| 9 |
تصویب نهایی در هیئت‌مدیره |
ارائه سند نهایی به هیئت مدیره PSA جهت تصویب رسمی |
هماهنگ‌کننده / مدیر پروژه |
نسخه نهایی سند، صورتجلسه |
هفته 16 |
تأییدیه کتبی هیئت‌مدیره |
⏳ |
| 10 |
مستندسازی و انتشار |
ثبت نهایی سند، انتشار از طریق وب‌سایت، ارسال به NACI و ذی‌نفعان |
PSA Staff |
سیستم مدیریت مستندات، ترجمه |
هفته 17 |
شماره مستند، ثبت در سایت، نسخه انگلیسی |
⏳ |
نکات کلیدی برای اجرا
-
تمامی اعضا ملزم به گزارش‌دهی در بازه‌های مشخص به هماهنگ‌کننده هستند.
-
جلسات (مجازی یا حضوری) باید با دستور جلسه، زمان‌بندی و پیگیری‌های مشخص برگزار شود.
-
فرآیندها باید با اصول اجماع، شفافیت، محرمانگی و مشارکت فعال پیش رود.
- اعضای کمیته های فنی
