روش اجرایی تضمین بی‌طرفی در بازرسی

1. هدف

اطمینان از آن‌که تمامی فعالیت‌های بازرسی توسط شرکت پایش سلامت آسیا به ‌صورت مستقل، بی‌طرف و بدون تأثیر از منافع مالی، تجاری یا سایر فشارها انجام می‌گردد.

2. دامنه کاربرد

این روش اجرایی در کلیه فعالیت‌های بازرسی درون‌سازمانی و برون‌سازمانی شرکت، شامل مراحل آماده‌سازی، اجرا، گزارش‌دهی، ممیزی، تصمیم‌گیری و صدور گواهی، اعمال می‌شود. دامنه شامل تمام سطوح کارکنان، ارزیابان، مشاوران قراردادی و اعضای کمیته بی‌طرفی است.

3. تعاریف (مطابق ISO/IEC 17020)

• بی‌طرفی: انجام فعالیت بدون تعصب، جانبداری یا منفعت شخصی.

• تعارض منافع: وضعیتی که در آن نفع مالی، قراردادی یا خانوادگی ممکن است بی‌طرفی را خدشه‌دار کند.

• کمیته بی‌طرفی: هیأتی مستقل متشکل از ذینفعان کلیدی که نقش نظارتی بر حفظ بی‌طرفی ایفا می‌کند.

  . عناصر کلیدی کنترل بی‌طرفی

  بر اساس الزامات تطبیقی ISO/IEC 17001 و ISO/IEC 17020، عناصر کلیدی کنترل بی‌طرفی عبارت‌اند از:

  • تعهد سازمان به بی‌طرفی: (ISO 17020 بند 4.1.1 | ISO 17001 بند 4)

  • شناسایی تهدیدات بی‌طرفی: (ISO 17020 بند 4.1.3 | ISO 17001 بند 5.1)

  • ثبت و مدیریت تضاد منافع: (ISO 17020 بند 4.1.4 | ISO 17001 بند 5.2)

  • استقلال عملیاتی بازرسی: (ISO 17020 بند 4.1.5 | ISO 17001 بند 6)

  • پرهیز از وابستگی مالی به مشتریان خاص: (ISO 17020 بند 4.1.6 | ISO 17001 بند 7)

  • آموزش و آگاهی کارکنان: (ISO 17020 بند 6.1.2 | ISO 17001 بند 9.1)

  • دسترسی به سازوکار رسیدگی به شکایات: (ISO 17020 بند 7.4 | ISO 17001 بند 9.2)

  • نظارت و بازنگری عملکرد بی‌طرفی: (ISO 17020 بند 8.6 | ISO 17001 بند 10)

4. مسئولیت‌ها

5. مکانیزم‌ها و کنترل‌ها (مطابق بند 4.1.3 و 4.1.4 استاندارد 17020)

5.1 تشکیل کمیته بی‌طرفی

• متشکل از ۵ تا ۷ نفر از ذینفعان (علمی، صنعتی، مصرف‌کننده، مدیریت مستقل)

• جلسات هر ۶ ماه یک‌بار برگزار می‌شود

• استقلال از فرآیندهای اجرایی شرکت الزامی است

5.2 اعلام و مدیریت تعارض منافع

• فرم QMS-FR-IM001 توسط کلیه کارکنان در بدو همکاری و سالانه تکمیل می‌شود

• در صورت تغییر وضعیت (مثلاً استخدام در شرکت مرتبط، روابط شخصی یا مالی)، فرم باید فوراً به‌روزرسانی شود

• تخطی منجر به حذف موقت یا دائم از فعالیت بازرسی خواهد شد

5.3 پایش کد ملی در سامانه‌ها

• فرکانس بررسی: هر ۶ ماه (تیر و دی‌ماه)

• مسئول اجرا: مدیر تضمین کیفیت با همکاری بخش حقوقی

• منابع بررسی شامل: «سامانه ثبت شرکت‌ها»، «سازمان بیمه»،

5.4 ممنوعیت‌های ساختاری

• هیچ ارزیابی یا تصمیمی توسط فردی که در طراحی، مشاوره یا تولید خدمت یا کالا دخیل بوده، انجام نمی‌شود

• هیچ فعالیت بازرسی به سازمان‌های مشاوره‌ای واگذار نمی‌گردد (مطابق بند 4.1.5 استاندارد)

6. اقدامات بازنگری و بهبود (مطابق بند 8.6)

• بررسی اثربخشی بی‌طرفی: هر ۱۲ ماه توسط کمیته بی‌طرفی

• بازنگری روش اجرایی: حداقل سالانه یا پس از شناسایی یک مورد نقض

• ممیزی داخلی: شامل ممیزی اختصاصی موضوع بی‌طرفی در برنامه ممیزی سالیانه

7. سوابق و فرم‌ها

روش اجرایی کنترل مداوم  بیطرفی پرسنل

شرکت به طور مداوم به شناسایی و مدیریت خطراتی که ممکن است بر بی‌طرفی و استقلال خود تأثیر بگذارد، متعهد بوده. این فرآیند شناسایی جامع و دقیق بوده و شامل تمام جنبه‌های ممکن از جمله فعالیت‌ها، ارتباطات و روابط کارکنان است.

1. 1.شناسایی خطرات ناشی از فعالیت‌ها

– بررسی فرآیندهای بازرسی و ارزیابی برای شناسایی هرگونه نقطه ضعف که ممکن است بی‌طرفی را تحت تأثیر قرار دهد.

– ارزیابی خطرات مرتبط با هر پروژه یا ماموریت ارزیابی انطباق مانند فشارهای خارجی، جانبداری‌های ناخودآگاه یا امکان تعارض منافع.

2. 2. بررسی ارتباطات و روابط شرکت

– تجزیه و تحلیل روابط شرکت با شرکت‌ها، سازمان‌ها و دولت‌ها برای شناسایی هرگونه تعارض منافع بالقوه.

– ارزیابی چگونگی ارتباطات و تعاملات با ذینفعان که می‌تواند بر بی‌طرفی تأثیر بگذارد.

3. 3. تحلیل روابط کارکنان

– بررسی روابط شخصی و حرفه‌ای کارکنان با طرف‌های درگیر در فرآیندهای ارزیابی انطباق.

– نظارت بر رفتار کارکنان و ارتباطات آن‌ها با طرف‌های خارجی که ممکن است به بی‌طرفی آسیب برساند.

4. 4. فرآیندهای مستمر بازبینی و بهبود

– سیستم بازبینی مستمر برای تجزیه و تحلیل خطرات مرتبط با بی‌طرفی.

– تعیین اقدامات اصلاحی و بهبودی موثر برای کاهش یا حذف خطرات شناسایی‌شده.

5.5 بی‌طرفی در ارتباط با سازمان‌های مشاوره، مدیریت ادعاهای نامناسب و جلوگیری از تعارض منافع

1. عدم برون‌سپاری فعالیت‌های ممیزی به سازمان‌های مشاوره:
   شرکت پایش سلامت آسیا متعهد است که هیچ‌گونه فعالیت ممیزی را به سازمان‌هایی که خدمات مشاوره سیستم‌های مدیریتی ارائه می‌دهند، برون‌سپاری نکند.

• راه‌حل:
  • شناسایی و ارزیابی پیشینه سازمان‌های طرف قرارداد.
  • اجرای فرآیندهای نظارتی داخلی برای جلوگیری از برون‌سپاری غیرمجاز.
• عدم ارتباط بازاریابی یا پیشنهاد خدمات با سازمان‌های مشاوره:
  شرکت تضمین می‌کند که هیچ‌گونه بازاریابی یا پیشنهاد خدمات گواهی‌دهی در ارتباط با سازمان‌هایی که خدمات مشاوره سیستم‌های مدیریتی ارائه می‌دهند، انجام نشود.
  • راه‌حل:
    • ایجاد رویه‌های ارتباطی مشخص برای تیم بازاریابی و فروش.
    • آموزش کارکنان درباره اهمیت حفظ بی‌طرفی.
• قرارداد با ممیزان مستقل:
  شرکت پایش سلامت آسیا می‌تواند مطابق بند 7-3 استاندارد با ممیزان مستقل قرارداد ببندد، مشروط بر اینکه فرآیندهای نظارتی مشخصی برای حفظ بی‌طرفی اعمال شود.
  • راه‌حل:
    • تعریف شاخص‌های شایستگی و الزامات بی‌طرفی برای ممیزان مستقل.
    • انجام ارزیابی دوره‌ای عملکرد ممیزان.
• اصلاح ادعاهای نامناسب:
  شرکت پایش سلامت آسیا مسئولیت دارد تا برای اصلاح هرگونه ادعای نامناسب صریح یا تلویحی توسط سازمان‌های مشاوره اقدام نماید.
  • راه‌حل:
    • پایش تبلیغات و رسانه‌ها.
    • ارسال اطلاعیه‌های رسمی به سازمان‌های مشاوره برای اصلاح ادعاهای نادرست.
• جلوگیری از بیان ادعاهای تلویحی:
  شرکت پایش سلامت آسیا تحت هیچ شرایطی به صورت صریح یا تلویحی بیان نمی‌کند که استفاده از خدمات یک سازمان مشاوره مشخص، گواهی کردن را ساده‌تر، سریع‌تر، یا کم‌هزینه‌تر می‌کند.
  • راه‌حل:
    • آموزش کارکنان و تیم بازاریابی درباره پیامدهای قانونی و اخلاقی چنین ادعاهایی.
    • بررسی کلیه محتوای بازاریابی و تبلیغاتی قبل از انتشار.
• تعهد به شفافیت و استقلال:
  تمامی تصمیمات شرکت پایش سلامت آسیا به طور مستقل و بدون تأثیرپذیری از سازمان‌های مشاوره اتخاذ می‌شود.
  • راه‌حل:
    • ایجاد کمیته نظارت بر بی‌طرفی.
    • برگزاری جلسات دوره‌ای با مدیریت ارشد.
• جلوگیری از تعارض منافع:
  برای حصول اطمینان از عدم وجود تعارض منافع، کارکنانی که مشاوره سیستم مدیریت را ارائه می‌دهند، ازجمله افراد در سطح مدیریتی، در صورتی که در ارائه خدمات مشاوره‌ای به کارفرمای مورد نظر دخیل بوده‌اند، نباید ظرف مدت دو سال پس از پایان خدمات مشاوره‌ای، در فعالیت‌های ممیزی یا گواهی‌دهی مرتبط با آن کارفرما به کار گرفته شوند.
  • راه‌حل:
    • تدوین رویه‌های شفاف برای بررسی پیشینه کاری کارکنان پیش از انتصاب در فعالیت‌های ممیزی.
    • پایش و ثبت فعالیت‌های مشاوره‌ای و گواهی‌دهی برای جلوگیری از تضاد منافع.

این مفاد برای تقویت اصول بی‌طرفی، استقلال و جلوگیری از تعارض منافع تدوین و اجرایی شده‌اند.