روش اجرایی ویرایش مدارک در شرکت ارزیابی انطباق
(کد: QMS-37)
نویسنده: دکتر علیرضا مسعودنیا
تاریخ: ۲۰۲۴-۰۸-۰۴
۱. هدف
هدف از این روش اجرایی، تعیین فرآیند ویرایش و به‌روزرسانی مدارک شرکت به‌منظور اطمینان از صحت، دقت و به‌روز بودن اطلاعات و مستندات است.
۲. دامنه کاربرد
این روش اجرایی برای کلیه مدارک داخلی، فنی و چک‌لیست‌های فنی در شرکت ارزیابی انطباق اعمال می‌شود.
۳. مسئولیت‌ها
- مدیر کیفیت (QMS Manager): مسئول نظارت بر فرآیند ویرایش مدارک داخلی و ثبت تغییرات در سیستم مدیریت اسناد.
- مدیر تحقیق و توسعه (R&D Manager): مسئول نظارت بر ویرایش مدارک فنی.
- مدیران فنی: مسئول نظارت بر ویرایش چک‌لیست‌های فنی.
۴. فرآیند ویرایش مدارک
۴.۱ درخواست ویرایش
- فعالیت‌ها:
- شناسایی نیاز به ویرایش مدارک از طریق بازخوردهای داخلی و خارجی، تغییرات قانونی و استانداردها.
- تکمیل فرم درخواست ویرایش مدرک.
- مسئول: هر واحد درخواست‌دهنده.
۴.۲ بررسی درخواست
- فعالیت‌ها:
- بررسی و ارزیابی درخواست ویرایش توسط مدیر مربوطه.
- تعیین ضرورت و میزان تغییرات مورد نیاز.
- مسئول: مدیر کیفیت (برای مدارک داخلی)، مدیر تحقیق و توسعه (برای مدارک فنی)، مدیران فنی (برای چک‌لیست‌های فنی).
۴.۳ تدوین پیش‌نویس ویرایش
- فعالیت‌ها:
- تدوین پیش‌نویس ویرایش توسط فرد یا تیم مسئول.
- استفاده از قالب‌های استاندارد برای تدوین مدارک.
- مسئول: مدیر تحقیق و توسعه (R&D Manager) برای مدارک فنی، مدیر کیفیت (QMS Manager) برای مدارک داخلی، و مدیران فنی برای چک‌لیست‌های فنی.
۴.۴ بازبینی و تایید
- فعالیت‌ها:
- بررسی پیش‌نویس ویرایش توسط تیم‌های مربوطه.
- اعمال اصلاحات لازم بر اساس بازخوردها.
- تایید نهایی ویرایش.
- مسئول: تیم بازبینی.
۴.۵ ثبت و ابلاغ
- فعالیت‌ها:
- ثبت تغییرات در سیستم مدیریت اسناد.
- اطلاع‌رسانی به کلیه کارکنان در مورد تغییرات ایجاد شده.
- به‌روزرسانی نسخه‌های منتشر شده و اطمینان از دسترسی کارکنان به مدارک به‌روز شده.
- مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager).
۵. نگهداری و به‌روزرسانی
۵.۱ بازبینی دوره‌ای
- فعالیت‌ها:
- بازبینی دوره‌ای مدارک برای اطمینان از به‌روز بودن آن‌ها.
- اعمال تغییرات لازم بر اساس بازخوردها و نیازمندی‌های جدید.
- مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager)، مدیر تحقیق و توسعه (R&D Manager)، مدیران فنی.
۶. نظارت و ارزیابی
۶.۱ نظارت بر اجرای مدارک ویرایش شده
- فعالیت‌ها:
- نظارت مستمر بر اجرای مدارک ویرایش شده توسط واحدهای مختلف.
- ارزیابی کیفیت اجرای مدارک و ارائه گزارش‌های مربوطه.
- مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager).
۶.۲ ارزیابی بازخوردها
- فعالیت‌ها:
- جمع‌آوری بازخوردها از کارکنان و مشتریان.
- تحلیل بازخوردها و اعمال تغییرات لازم در مدارک.
- مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager).
نتیجه‌گیری
روش اجرایی ویرایش مدارک با کد QMS-6 به شرکت ارزیابی انطباق کمک می‌کند تا فرآیند ویرایش مدارک خود را به‌صورت ساختاریافته و کارآمد مدیریت کند. با پیروی از این روش‌ها، شرکت می‌تواند از صحت، دقت و به‌روز بودن مدارک خود اطمینان حاصل کند و به بهبود مستمر کیفیت خدمات خود دست یابد.