روش اجرایی تدوین مدارک در شرکت ارزیابی انطباق

(کد: QMS-006)

نویسنده: دکتر علیرضا مسعودنیا

تاریخ: 2024-08-04

1. تعیین نیازمندی‌ها

1.1 شناسایی مدارک مورد نیاز:

• فعالیت‌ها:
  • تهیه لیست کلیه مدارک لازم (گزارشات، فرم‌ها، دستورالعمل‌ها، رویه‌ها و مستندات قانونی).
  • شناسایی نوع و محتوا بر اساس نیازمندی‌های استانداردهای ملی و بین‌المللی.
• مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager)

1.2 تعیین مسئولین تهیه مدارک:

• فعالیت‌ها:
  • تعیین واحدها یا افرادی که مسئول تهیه هر یک از مدارک هستند.
  • مشخص کردن نقش‌ها و وظایف هر فرد در تهیه مدارک.
• مسئول: مدیر منابع انسانی (HR Manager)

2. تدوین مدارک

2.1 جمع‌آوری اطلاعات اولیه:

• فعالیت‌ها:
  • گردآوری اطلاعات، داده‌ها و مستندات موجود.
  • استفاده از منابع معتبر و مرتبط برای جمع‌آوری اطلاعات.
• مسئول: مدیر تحقیق و توسعه (R&D Manager) برای مدارک فنی، مدیر کیفیت (QMS Manager) برای مدارک داخل سازمانی، و مدیران فنی برای چک‌ لیست‌های فنی.

2.2 نگارش اولیه مدارک:

• فعالیت‌ها:
  • تهیه پیش‌نویس اولیه مدارک توسط افراد مسئول.
  • استفاده از قالب‌های استاندارد برای تدوین مدارک.
• مسئول: مدیر تحقیق و توسعه (R&D Manager) برای مدارک فنی، مدیر کیفیت (QMS Manager) برای مدارک داخل سازمانی، و مدیران فنی برای چک‌ لیست‌های فنی.

2.3 بازبینی و ویرایش:

• فعالیت‌ها:
  • بررسی پیش‌نویس‌ها توسط تیم‌های مختلف.
  • انجام اصلاحات لازم بر اساس بازخوردها.
• مسئول: تیم بازبینی به سرپرستی دکتر علیرضا مسعودنیا (Dr. Alireza Masoudnia)

3. تأیید و تصویب

3.1 تأیید نهایی مدارک:

• فعالیت‌ها:
  • ارسال مدارک برای تأیید نهایی به مدیران ارشد و واحدهای مرتبط.
  • بازبینی و تصویب نهایی توسط افراد مسئول.
• مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager)

3.2 تصویب رسمی:

• فعالیت‌ها:
  • صدور تصویب‌نامه رسمی برای مدارک نهایی.
  • ثبت مدارک تصویب شده در سیستم مدیریت اسناد.
• مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager)

4. انتشار و ابلاغ

4.1 اطلاع‌رسانی به کارکنان:

• فعالیت‌ها:
  • اطلاع‌رسانی به کلیه کارکنان در مورد مدارک جدید و تغییرات ایجاد شده.
  • برگزاری جلسات آموزشی در صورت نیاز.
• مسئول: مدیر منابع انسانی (HR Manager)

4.2 دسترسی به مدارک:

• فعالیت‌ها:
  • انتشار مدارک در سیستم‌های داخلی شرکت.
  • اطمینان از دسترسی آسان و سریع کارکنان به مدارک.
• مسئول: مدیر فناوری اطلاعات (IT Manager)

5. نگهداری و به‌روزرسانی

5.1 نگهداری مدارک:

• فعالیت‌ها:
  • ذخیره‌سازی مدارک در سیستم‌های مدیریت اسناد.
  • ایجاد نسخه‌های پشتیبان از مدارک مهم.
• مسئول: مدیر فناوری اطلاعات (IT Manager)

5.2 به‌روزرسانی دوره‌ای:

• فعالیت‌ها:
  • بازبینی دوره‌ای مدارک برای اطمینان از به‌روز بودن آن‌ها.
  • اعمال تغییرات لازم بر اساس بازخوردها و نیازمندی‌های جدید.
• مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager)

6. نظارت و ارزیابی

6.1 نظارت بر اجرای مدارک:

• فعالیت‌ها:
  • نظارت مستمر بر اجرای مدارک توسط واحدهای مختلف.
  • ارزیابی کیفیت اجرای مدارک و ارائه گزارش‌های مربوطه.
• مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager)

6.2 ارزیابی بازخوردها:

• فعالیت‌ها:
  • جمع‌آوری بازخوردها از کارکنان و مشتریان.
  • تحلیل بازخوردها و اعمال تغییرات لازم در مدارک.
• مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager)

نتیجه‌گیری

روش اجرایی تدوین مدارک با کد QMS-006، به شرکت ارزیابی انطباق کمک می‌کند تا فرآیند تدوین مدارک خود را به‌صورت ساختاریافته و کارآمد مدیریت کند. با پیروی از این روش‌ها، شرکت می‌تواند از یکپارچگی و همگونی مدارک خود اطمینان حاصل کند و به بهبود مستمر کیفیت خدمات خود دست یابد.