1- هدف

هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح وظایف و نحوه ارتباط با مشتریان در خصوص درخواست ها و قرار داد ها و همچنین:

–       تشریح نحوه و به کارگیری:

الف) الزامات مشتری

ب) الزامات قانونی و مقررات دولتی

ج) الزامات اضافی مربوط به شرکت

– و حصول اطمینان :

الف) توانایی سازمان در برآورده سازی الز امات تعریف شده

ب) اعمال و ابلاغ تغییرات قرار داد به کارکنان ذیربط می باشد .

2- دامنه کاربرد

این روش اجرایی ،کلیه درخواست ها و قراردادهای خدمات بازرسی فنی را پوشش می دهد .

3-مسئولیت ها

مدیر  برنامه ریزی: مسئول اجرای این روش و همچنین مسئول ارتباط با مشتری، دریافت سفارش و نظرات مشتری، پی گیری انجام فعالیت های امکان سنجی، برآورد قیمت واعلام نتیجه به مشتری می باشد .

مدیر عامل مسئول حضور در کمیته بررسی مناقصات و انجام  فعالیت های امکان سنجی و بازنگری قراداد می باشند.

4- تعاریف

–       درخواست ارائه خدمت: در اصطلاح به هرگونه درخواست کتبی یا شفاهی از سوی کارفرما مبنی بر انجام خدمات مرتبط با فعالیت های شرکت در قالب های استعلام ، مناقصه یا درخواست های توافقی گفته می شود .

–       الزامات قرارداد : خواسته هایی که در اسناد استعلام یا مناقصه به طور شفاف اعلام می گردد .الزامات قرارداد گفته می شود.

–       الزامات شرکت: خواسته هایی که منافع شرکت را تامین می نماید الزامات شرکت گفته می شود و در شرایط خصوصی قرار داد تاکید می شود.

5- مراجع

–       استاندارد ISO/IEC17020

–         استاندارد 1SO9001:2008    

–       روش اجرایی تکوین خدمات بازرسی با کدPE-C-16

6- روش کار   

6-1 دریافت درخواست کارفرما ، ارزیابی فنی و مالی و تکمیل مدارک درخواست :

درخواست ارایه خدمت از طریق فعالیت های بازاریابی یا به علت شناخت مشتریان قدیمی ازسوی کارفرمایان ( استعلام ) به شرکت داده می شود این درخواست ها که ممکن است شفاهی یا کتبی باشد توسط مالی،  دریافت و  همراه با اختصاص کد به آن درفرم ثبت فعالیت های بازرگانی با کد F-L-65

ثبت می گردد .( نحوه کدگذاری شروع کد از عدد 100 و بترتیب افزایش آن )

در صورتی که مشتری درخواست خود را به صورت شفاهی اعلام نماید این واحد موظف است شرحی از درخواست ها وکلیه دستورات شفاهی دریافت شده ،تاریخ آن ها ، وهمچنین هویت مشتری را ثبت نماید .

یادآوری:الزامات فنی مانند نقشه ها و غیره باید پس از عقد قرارداد و در  طول ارایه خدمت از طرف کارفرما به شرکت ارسال گردد.

تبصره: برای پروژه هایی که در قالب یک قرارداد هستند .کدگذاری بر طبق قرارداد اصلی انجام نمیشود واز شماره های 1تا nبا به کار بردن ممیز بعد از شماره قرارداد اصلی صورت می گیرد.

6-3  اصلاحیه و تغییر قرارداد

در رابطه با قراردادهایی که قبلا بسته شده و در حال انجام کار بازرسی است در صورتی که مشتری بنا به نیازهای احتمالی ،تقاضای اعمال تغییرات جزیی یا کلی در بندهای قرارداد را داشته باشد .انجام این تغییرات توسط شرکت مستلزم تشکیل مجدد کمیته بررسی مناقصات و منوط به تایید این کمیته می باشد. بدین منظور باید همانند دریافت سفارش جدید اقدام گردد و پیش از پذیرش تغییرات مواردی را که نسبت به قبل تغییر کرده است مورد بررسی و بازنگری قرار گرفته و امکان انجام و تاثیر آن روی قیمت مشخص گردد بدین منظور فرم بازنگری قرارداد مجددا تکمیل میگردد.

پس ازپذیرش اصلاحیه یا تغییر در قرارداد مدیرمالی و بازرگانی باید مراتب را به واحدهای ذیربط ابلاغ و اعلام نماید.

علاوه بر موارد بالا درهر مرحله از اجرای قرارداد نیز چنانچه بین نیازمندی های قرارداد و سفارش مشتری از سوی شرکت مغایرتی مشاهده شود مراتب باید از سوی واحد متقاضی به مدیرمالی و بازرگانی اعلام گردد تا نسبت به توافق با مشتری و دریافت نظر وی اقدام شود  . انعکاس نظرات مشتری به  واحدهای ذیربط بر عهده مدیر قراردادهاست.

یادآوری: تغییرات واصلاحیه های الزامات فنی(نقشه ها وغیره )در این حیطه قرار ندارند و جهت اعمال این تغییرات مطابق با روش اجرایی تکوین خدمات بازرسی با کدPE-C-16   عمل می گردد .

6-4  پایش فرآیند بازرسی و عقد قرارداد

از طریق فرم لیست پایش  و برنامه های بهبود شرکت  با کد F-P-07 مورد نظارت و خود کنترلی قرار می گیرد .

7- سوابق

سوابق این روش اجرایی در واحد مالی و بازرگانی نگهداری می شود.

8- پیوست ها

–       فرم شرکت در مناقصات با کدF-L-66

–    فرم ثبت فعالیت های بازرگانی با کد F-L-65