Protected: Application Review Procedure QMS-021
روش اجرای کنترل فرم درخواست متقاضی خدمات ارزیابی انطباق شماره QMS-021 :
نویسنده: دکتر علیرضا مسعودنیا
کد سند: QMS-021
تاریخ: 7 آگوست 2024
هدف:
این روش اجرایی به منظور کنترل و بررسی فرمهای درخواست متقاضیان خدمات ارزیابی انطباق توسط مدیر بازرگانی شرکت پلیش سلامت آسیا تدوین شده است.
دامنه کاربرد:
این روش اجرایی برای تمامی فرمهای درخواست خدمات ارزیابی انطباق که توسط متقاضیان به شرکت پلیش سلامت آسیا ارائه میشود، قابل اعمال است.
مسئولیتها:
- مدیر بازرگانی: مسئول بررسی و تأیید نهایی فرمهای درخواست خدمات ارزیابی انطباق.
مراحل اجرایی:
- دریافت فرم درخواست: فرم درخواست خدمات ارزیابی انطباق توسط دبیرخانه شرکت دریافت و ثبت میشود.
- بررسی اولیه: فرم توسط کارشناس مربوطه بررسی اولیه میشود تا از کامل بودن اطلاعات و مستندات ضمیمه اطمینان حاصل شود. اطلاعات اولیه در مورد مشتری، فعالیتها و سیستم مدیریت موجود جمعآوری میشود. تا در حوزه کفایت اطلاعات در خصوص مشتری، حل و فصل شدن هرگونه اختلاف نظر آشکار، کنترل صلاحیت شرکت پایش سلامت آسیا، در نظر گرفتن دامنه شمول گواهی درخواست شده، محل های جغرافیایی فعالیت مشتری اطمینان لازم توسط شرکت پایش سلامت آسیا به منظور صدور گواهی حاصل گردد.
- به دنبال بازنگري درخواست، شرکت پایش سلامت آسیا بایستی درخواست گواهی کردن مشتری را قبول یـا رد کنـد.
- کنترل دامنه فعالیت و منابع موجود: مدیر بازرگانی دامنه فعالیت و منابع موجود را با توجه به قوانین و مقررات مربوطه بررسی میکند تا از امکانپذیر بودن ارائه خدمات اطمینان حاصل شود.
- ارجاع به مدیر بازرگانی: فرم پس از بررسی اولیه به مدیر بازرگانی ارجاع داده میشود.
- بررسی نهایی: مدیر بازرگانی فرم را بررسی و در صورت تایید، آن را امضا میکند. در صورت وجود نقص، فرم به کارشناس مربوطه جهت تکمیل ارجاع داده میشود.
- رفع هر گونه سوء تفاهم: در صورت بروز هرگونه سوء تفاهم یا سوال، مدیر بازرگانی موظف است با متقاضی تماس گرفته و موارد را روشن و اصلاح نماید.
- ثبت و بایگانی: فرم تأیید شده در سیستم ثبت و بایگانی میشود.
- در صورتی که شرکت پایش سلامت آسیا با توجه به نتیجه این بازنگری، درخواست را نپذیرد، باید دلائل برای رد درخواست را مدون خواهد کرد و بهصورت روشن به کارفرما اعلام می نماید.
- شرکت پایش سلامت آسیا بر اساس این بازنگری باید شایستگی¬هایی که تیم ممیزی لازم است دارا باشد و برای تصمیمگیری در گواهی¬کردن مورد نیاز است، را تعیین کند. این موارد بر اساس روش اجرایی روش اجرایی ارزیابی کارکنان به کد سند QMS-021 و روش اجرایی ارزیابی مهارت پرسنل ارزیابی انطباق به شماره کد سند QMS-042 انجام می پذیرد.
- برای رفع سوءتفاهمها و جلوگیری از بروز مشکلات آینده بین شرکت پایش سلامت آسیا و سازمان درخواستکننده در عقد قرارداد، شرکت پایش سلامت آسیا از اقدامات و رویههای زیر بهرهبرداری کرد
- 1 -تدوین قرارداد شفاف و جامع- – -توضیح دقیق تعهدات و وظایف:- همه تعهدات، وظایف و مسئولیتهای هر طرف به طور دقیق و واضح در قرارداد قید شود. – -تعریف دقیق اصطلاحات:- تمامی اصطلاحات فنی و کلیدی مورد استفاده در قرارداد تعریف شوند تا تفسیر یکسانی برای هر دو طرف داشته باشند
- 2 -ارتباطات موثر و مستمر- – -جلسات دورهای:- برگزاری جلسات دورهای برای بررسی پیشرفت کار و حل مسائل پیشآمده. – -کانالهای ارتباطی مشخص:- تعیین و استفاده از کانالهای ارتباطی مشخص برای تبادل اطلاعات و پاسخگویی به سوالات و ابهامات
- 3. -آموزش و آگاهیبخشی- – -آموزش کارکنان:- آموزش کارکنان هر دو طرف در خصوص مفاد قرارداد، استانداردها و رویههای مورد توافق. – -برگزاری کارگاهها و جلسات توجیهی:- برگزاری کارگاهها و جلسات توجیهی مشترک برای افزایش آگاهی و فهم مشترک از موضوعات قرارداد
- . 4. -مستندسازی- – -مستندسازی توافقات:- مستندسازی تمام توافقات و تغییرات انجام شده در طول اجرای قرارداد. – -سوابق مکاتبات:- نگهداری سوابق مکاتبات و مستندات مرتبط با قرارداد برای مراجعه در صورت نیاز
- . 5. -مکانیسمهای حل اختلافات- – -تعریف روشهای حل اختلاف:- تعریف روشهای مشخص برای حل اختلافات احتمالی مانند میانجیگری، داوری و مراجعه به مراجع قضایی. – -استفاده از میانجی:- تعیین یک میانجی مستقل برای حل اختلافات در مراحل ابتدایی
- 6. -انعطافپذیری و بازنگری- – -بازنگری دورهای قرارداد:- بازنگری دورهای قرارداد برای تطبیق با شرایط جدید و رفع ابهامات احتمالی. – -انعطافپذیری در قرارداد:- پیشبینی شرایط انعطافپذیری در قرارداد برای مواجهه با تغییرات غیرمنتظره
- . 7. -تعامل مستمر و بازخورد- – -تعامل و همکاری مستمر:- ایجاد فضای همکاری و تعامل مستمر بین طرفین برای حل مسائل به موقع و پیشگیری از بروز مشکلات. – -دریافت و بررسی بازخوردها:- دریافت و بررسی بازخوردهای هر دو طرف در مورد اجرای قرارداد و اعمال بهبودهای لا
- 8. -ارزیابی ریسکها- – -شناسایی و ارزیابی ریسکها:- شناسایی و ارزیابی ریسکهای مرتبط با اجرای قرارداد و اتخاذ تدابیر لازم برای مدیریت آنها. – -برنامهریزی برای مواجهه با ریسکها:- تهیه و اجرای برنامههای مواجهه با ریسکها و کاهش اثرات آنها
- 9. -تضمین کیفیت- – -استانداردهای کیفیت:- تعیین و رعایت استانداردهای کیفیت مورد توافق در اجرای قرارداد. – -بازرسی و ممیزی:- انجام بازرسیها و ممیزیهای دورهای برای اطمینان از رعایت استانداردها و مفاد قرارداد. با اتخاذ این اقدامات و رویهها، میتوان به طور موثر سوءتفاهمها را رفع کرد و از بروز مشکلات آینده جلوگیری نمود.
- کفایت اطلاعات در خصوص سازمان درخواستکننده برای انجام برنامه ممیزی سیستمهای مدیریت کیفیت شامل موارد زیر است: اطلاعات عمومی سازمان: نام سازمان موقعیت جغرافیایی و آدرس تعداد پرسنل نوع محصولات یا خدمات ارائه شده اطلاعات سیستم مدیریت کیفیت: نوع و نسخه استاندارد مورد استفاده (مانند ISO 9001) تاریخ پیادهسازی سیستم مدیریت کیفیت دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت (شامل فرآیندها، محصولات یا خدمات) سیاستها و اهداف کیفیت: بیانیه سیاست کیفیت اهداف و مقاصد کیفیت تعیین شده ساختار سازمانی و مسئولیتها: چارت سازمانی شرح وظایف و مسئولیتها مستندات سیستم مدیریت کیفیت: راهنمای کیفیت مستندات اجرایی (رویهها، دستورالعملها و …) سوابق (مانند گزارشات بازنگری مدیریت، نتایج ممیزیهای داخلی و خارجی) آموزش و آگاهی کارکنان: برنامههای آموزشی و توجیهی سوابق آموزش و مهارتهای کارکنان فرآیندها و عملیات: شرح فرآیندها و نحوه انجام آنها معیارها و شاخصهای عملکردی مدیریت منابع: منابع انسانی تجهیزات و زیرساختها رویههای مدیریت تغییرات و بهبود: روشهای مدیریت تغییرات فرآیندهای بهبود مستمر ممیزیها و بازنگریها: برنامه ممیزیهای داخلی و خارجی نتایج و پیگیریهای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
Top of Form
- F-L-93
F-L-93
- .Any differences in understanding are resolved
- YES
- NO
- Sufficient information has been gathered to begin the evaluation process.
- YES
- NO
- The desired scope of certification is clearly defined.
- YES
- NO
محدوده مورد نظر گواهینامه به وضوح مشخص شده است.
- Have had their certificate withdrawn within the last 2 years.
- YES
- NO
آیا گواهی آنها در 2 سال گذشته پس گرفته شده است.
- competence and capability to perform all of the evaluation and certification activities.
- YES
- NO
شایستگی و توانایی انجام کلیه فعالیتهای ارزیابی و صدور گواهینامه. با اخذ استعلام از مدیر منابع انسانی
- Have had their certificate suspended within the last 6 months
- YES
- NO
Have had their certificate suspended within the last 6 months
- Organizations seeking certification shall have been in operation for no less than eighteen months (18) or one poroduct cycle, whichever is less
- YES
- NO
سازمانهایی که به دنبال صدور گواهینامه هستند باید کمتر از هجده ماه (18) یا یک چرخه پیش ساخته ، هر کدام که کمتر باشد ، فعالیت داشته باشند.
- Prior to accepting an application for group certification, the PSA’s documented procedures for conducting group certification have been assessed during a desk review or an on-site audit.
- YES
- NO
قبل از پذیرش درخواست صدور گواهینامه گروهی ، روشهای مستند PSA برای صدور گواهینامه گروهی در طول بررسی میز یا ممیزی در محل ارزیابی شده است.
- confirm project
- yes
- NO
- سایر نکات
کنترل زیبان شرایط ایمنی تهدید های مربوط به طرفی مانند حساست در خصوص یکی از ممیزان
- determine executive manager
- signature
Bottom of Form