Protected: Application Review Procedure QMS-021

روش اجرای کنترل فرم درخواست متقاضی خدمات ارزیابی انطباق شماره QMS-021  :

نویسنده: دکتر علیرضا مسعودنیا

کد سند: QMS-021
تاریخ: 7 آگوست 2024

. هدف

این روش اجرایی به منظور کنترل، بررسی و تأیید فرم‌های درخواست خدمات ارزیابی انطباق از سوی متقاضیان، توسط مدیر عامل شرکت پایش سلامت آسیا تدوین شده است.

---

۲. دامنه کاربرد

این روش برای کلیه درخواست‌هایی که متقاضیان خدمات ارزیابی انطباق به شرکت پایش سلامت آسیا ارائه می‌دهند، قابل اجرا می‌باشد.

---

۳. مسئولیت‌ها

• مدیر برنامه ریزی/فنی: مسئول بررسی نهایی، تأیید یا رد درخواست و صدور دستور ارجاع برای اقدامات بعدی.

• کارشناس فنی: مسئول بررسی اولیه اطلاعات و مدارک ارائه شده توسط متقاضی.

• دبیرخانه: مسئول دریافت و ثبت اولیه فرم درخواست.

---

۴. مراحل اجرایی

۴-۱. دریافت و ثبت درخواست

فرم درخواست خدمات ارزیابی انطباق توسط دبیرخانه شرکت دریافت و در سیستم ثبت می‌شود.

۴-۲. بررسی اولیه

کارشناس فنی فرم را از نظر کامل بودن اطلاعات، مستندات و انطباق با دامنه شمول بررسی می‌کند. اطلاعات پایه شامل موارد زیر گردآوری می‌شود:

• مشخصات مشتری و محل فعالیت جغرافیایی

• نوع سیستم مدیریت پیاده‌سازی شده

• دامنه گواهی درخواستی

• بررسی اولیه صلاحیت و ظرفیت شرکت برای ارائه خدمات

۴-۳. کنترل دامنه فعالیت

مدیر بازرگانی دامنه فعالیت متقاضی، منابع مورد نیاز و قوانین مرتبط را بررسی می‌نماید تا امکان‌پذیری اجرای خدمات احراز شود.

۴-۴. ارجاع جهت تأیید نهایی

فرم بررسی‌شده به مدیر بازرگانی ارجاع داده شده و در صورت تأیید نهایی، توسط وی امضا می‌گردد. در صورت وجود نقص، فرم جهت اصلاح به کارشناس فنی بازگردانده می‌شود.

۴-۵. رفع سوءتفاهم و شفاف‌سازی

در صورت وجود ابهام یا اختلاف نظر، مدیر بازرگانی موظف است با متقاضی تماس گرفته و موضوع را شفاف‌سازی نماید.

۴-۶. ثبت و بایگانی

فرم تأییدشده در سیستم ثبت و بایگانی می‌گردد.

۴-۷. اعلام رد درخواست (در صورت نیاز)

در صورت رد درخواست، دلایل آن مستندسازی شده و به صورت رسمی به متقاضی اعلام می‌گردد.

---

۵. اقدامات تکمیلی برای بررسی صلاحیت و صدور گواهی

• تعیین شایستگی‌های مورد نیاز تیم ارزیابی طبق رویه‌های QMS-021 و QMS-042.

• احراز کفایت اطلاعات از سازمان متقاضی شامل:

  • اطلاعات سازمانی، پرسنل، محصولات/خدمات

  • مستندات سیستم مدیریت کیفیت

  • سابقه آموزش‌ها و ممیزی‌های قبلی

---

۶. اقدامات پیشگیرانه برای رفع سوءتفاهم‌ها و اطمینان از شفافیت قرارداد

۱. تدوین قرارداد شفاف و جامع:
تعریف دقیق تعهدات، مسئولیت‌ها و اصطلاحات کلیدی

۲. ارتباطات مؤثر و مستمر:
جلسات دوره‌ای، کانال‌های ارتباطی مشخص، پاسخگویی سریع به ابهامات

۳. آموزش و آگاهی‌بخشی:
آموزش پرسنل و برگزاری جلسات توجیهی برای هر دو طرف قرارداد

۴. مستندسازی توافقات:
نگهداری سوابق مکاتبات، توافقات و اصلاحات قراردادی

۵. مکانیسم حل اختلاف:
تعریف روش‌هایی مانند داوری، میانجی‌گری یا ارجاع به مراجع قانونی

۶. انعطاف‌پذیری و بازنگری:
پیش‌بینی بندهای قابل بازنگری و انطباق با شرایط متغیر

۷. تعامل و بازخورد مستمر:
سازوکار دریافت بازخورد و اعمال بهبودهای مستمر

۸. ارزیابی و مدیریت ریسک:
شناسایی، تحلیل و مقابله با ریسک‌های اجرایی قرارداد

۹. تضمین کیفیت:
رعایت استانداردها، انجام ممیزی‌های داخلی و خارجی دوره‌ای

---

۷. پرسشنامه ارزیابی اولیه (ضمیمه F-L-93)