|
1- هدف هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح وظایف و نحوه ارتباط با مشتریان در خصوص درخواست ها و قرار داد ها و همچنین: – تشریح نحوه و به کارگیری: الف) الزامات مشتری ب) الزامات قانونی و مقررات دولتی ج) الزامات اضافی مربوط به شرکت – و حصول اطمینان : الف) توانایی سازمان در برآورده سازی الز امات تعریف شده ب) اعمال و ابلاغ تغییرات قرار داد به کارکنان ذیربط می باشد . 2- دامنه کاربرد این روش اجرایی ،کلیه درخواست ها و قراردادهای خدمات بازرسی فنی را پوشش می دهد . 3-مسئولیت ها مدیر برنامه ریزی: مسئول اجرای این روش و همچنین مسئول ارتباط با مشتری، دریافت سفارش و نظرات مشتری، پی گیری انجام فعالیت های امکان سنجی، برآورد قیمت واعلام نتیجه به مشتری می باشد . مدیر عامل مسئول حضور در کمیته بررسی مناقصات و انجام فعالیت های امکان سنجی و بازنگری قراداد می باشند. 4- تعاریف – درخواست ارائه خدمت: در اصطلاح به هرگونه درخواست کتبی یا شفاهی از سوی کارفرما مبنی بر انجام خدمات مرتبط با فعالیت های شرکت در قالب های استعلام ، مناقصه یا درخواست های توافقی گفته می شود . – الزامات قرارداد : خواسته هایی که در اسناد استعلام یا مناقصه به طور شفاف اعلام می گردد .الزامات قرارداد گفته می شود. – الزامات شرکت: خواسته هایی که منافع شرکت را تامین می نماید الزامات شرکت گفته می شود و در شرایط خصوصی قرار داد تاکید می شود.
5- مراجع – استاندارد ISO/IEC17020 – استاندارد 1SO9001:2008 – روش اجرایی تکوین خدمات بازرسی با کدPE-C-16 6- روش کار 6-1 دریافت درخواست کارفرما ، ارزیابی فنی و مالی و تکمیل مدارک درخواست : درخواست ارایه خدمت از طریق فعالیت های بازاریابی یا به علت شناخت مشتریان قدیمی ازسوی کارفرمایان ( استعلام ) به شرکت داده می شود این درخواست ها که ممکن است شفاهی یا کتبی باشد توسط مالی، دریافت و همراه با اختصاص کد به آن درفرم ثبت فعالیت های بازرگانی با کد F-L-65 ثبت می گردد .( نحوه کدگذاری شروع کد از عدد 100 و بترتیب افزایش آن ) در صورتی که مشتری درخواست خود را به صورت شفاهی اعلام نماید این واحد موظف است شرحی از درخواست ها وکلیه دستورات شفاهی دریافت شده ،تاریخ آن ها ، وهمچنین هویت مشتری را ثبت نماید . |
در واحدمالی: درخواست کارفرما بررسی شده، نسبت به رفع ابهامات ودریافت سایر الزامات مشتری وهمچنین تهیه اسناد، مدارک و سوابق شرکت که در متن درخواست ذکر شده اقدام می گردد پس از آن جهت تشکیل کمیته داخلی بررسی مناقصات واستعلام ها اقدام و مجموعه مدارک مذکور به همراه الزامات خود شرکت به آن ارجاع داده می شود. این کمیته متشکل از نماینده مدیریت و بازرگانی ومدیر مالی می باشد. در این کمیته اقداماتی مانند:
- تایید کفایت مفاد مشخص شده در درخواست
- پیش بینی منابع مورد نیاز پروژه
- شرایط و امکانات جاری شرکت در آن زمینه
در خصوص مواردی مانند موقعیت مکانی پروژه، نیروی انسانی مورد نیاز و……… (به شرحی که در فرم بازنگری قرارداد با کد 62 F-L- آمده است) انجام می گیرد. در صورت عدم وجود توانمندی مورد نیاز یا وجود هرگونه مشکل دیگری در آیتم مورد بررسی، اقدام یا امکانات مورد نیاز، در ستون توضیحات آن آیتم تشریح می گردد. پس از آن مجموع امتیازات کسب شده برای کل سئوالات و میانگین امتیاز محاسبه و ثبت می گردد.شرکت در مناقصه در صورتی موجه می باشد که حداقل امتیاز 51 به دست آمده باشد. در غیر این صورت می بایست ابتدا باید تصمیمات مقتضی در خصوص برآورده نمودن پیش نیازهای پروژه اتخاذ و موارد در قسمت توضیحات فرم درج گردد .پس ازانجام این امکان سنجی، ارزش هایی که در شرکت با اجرای پروژه ایجاد میگردد تشریح وکمیته نظر خود را در قبول درخواست اعلام یا مکتوب می نماید. مدیر عامل با توجه به این نظرات تصمیم نهایی جهت شرکت در مناقصه را اتخاذ می نماید .
یادآوری 1: در برخی موارد علی رغم دریافت امتیازی کمتر از میزان تعیین شده، صرفا به علت حضور دربازار یا با توجه به ،شرکت در مناقصه به شرط اهمیت درخواست کارفرما شرکت در مناقصه به صورت صوری بلامانع می باشد.چنین حالتی در قسمت پایین فرم بازنگری قرارداد مشخص می گردد. پس از پایان مراحل بالا و در صورت تایید مدیر عامل ،مدیر مالی و مدیر بازرگانی، می بایست اقدامات لازم جهت شرکت در مناقصه را انجام دهد.
یادآوری : چنانچه در هر یک از مراحل بازنگری قرارداد در خصوص درخواست دریافت شده ابهام ،مشکل یا پرسشی مطرح شود مدیر مالی ومدیر بازرگانی باید مراتب را به مشتری انتقال و پاسخ وی را دراختیار مدیر مربوطه قرار دهد .
واحد مالی و بازرگانی پس از اتمام هر مرحله از مراحل بالا نسبت به درج مورد در فرم ثبت فعالیت های بازرگانی اقدام می نماید.
6-2 تهیه پیش نویس قرارداد وتایید قرارداد
پس از برگزاری مناقصه ، با پی گیری واحد مالی و بازرگانی سعی می گردد اطلاعات مربوط به برنده مناقصه وشرکت هایی که در مناقصه حضور داشته اند از کارفرما اخذ و در فرم شرکت در مناقصات با کد F-L-66 ثبت گردد .این فرم جهت استقاده در جلسات تجزیه و تحلیل داده ها به واحد فنی ارسال می گردد.
در صورتی که شرکت در این مناقصه برنده شود، درخواست تهیه پیش نویس قرارداد توسط کارفرما به شرکت اعلام میگردد .
| پیش نویس قرارداد باید با توجه به مواردی مانند: مدت زمان قرارداد، حق الزحمه خدمات ،شرایط عمومی وخصوصی پیمان ،الزامات قانونی و بخشنامه های مربوطه تهیه و به کارفرما ارجاع داده می شود.درصورتی که کارفرما نسبت به این پیش نویس نظرات خاصی داشته باشد با اصلاح پیش نویس نسبت به جلب نظر کارفرما اقدام و در نهایت قرارداد منعقد می گردد. |
این قرارداد پس ازاختصاص یک کد داخلی مطابق با روشی که در بند 6-1 آمده است به واحد بازرسی فنی مربوطه ارجاع داده می شود.
|
یادآوری:الزامات فنی مانند نقشه ها و غیره باید پس از عقد قرارداد و در طول ارایه خدمت از طرف کارفرما به شرکت ارسال گردد. تبصره: برای پروژه هایی که در قالب یک قرارداد هستند .کدگذاری بر طبق قرارداد اصلی انجام نمیشود واز شماره های 1تا nبا به کار بردن ممیز بعد از شماره قرارداد اصلی صورت می گیرد.
6-3 اصلاحیه و تغییر قرارداد در رابطه با قراردادهایی که قبلا بسته شده و در حال انجام کار بازرسی است در صورتی که مشتری بنا به نیازهای احتمالی ،تقاضای اعمال تغییرات جزیی یا کلی در بندهای قرارداد را داشته باشد .انجام این تغییرات توسط شرکت مستلزم تشکیل مجدد کمیته بررسی مناقصات و منوط به تایید این کمیته می باشد. بدین منظور باید همانند دریافت سفارش جدید اقدام گردد و پیش از پذیرش تغییرات مواردی را که نسبت به قبل تغییر کرده است مورد بررسی و بازنگری قرار گرفته و امکان انجام و تاثیر آن روی قیمت مشخص گردد بدین منظور فرم بازنگری قرارداد مجددا تکمیل میگردد. پس ازپذیرش اصلاحیه یا تغییر در قرارداد مدیرمالی و بازرگانی باید مراتب را به واحدهای ذیربط ابلاغ و اعلام نماید. علاوه بر موارد بالا درهر مرحله از اجرای قرارداد نیز چنانچه بین نیازمندی های قرارداد و سفارش مشتری از سوی شرکت مغایرتی مشاهده شود مراتب باید از سوی واحد متقاضی به مدیرمالی و بازرگانی اعلام گردد تا نسبت به توافق با مشتری و دریافت نظر وی اقدام شود . انعکاس نظرات مشتری به واحدهای ذیربط بر عهده مدیر قراردادهاست. یادآوری: تغییرات واصلاحیه های الزامات فنی(نقشه ها وغیره )در این حیطه قرار ندارند و جهت اعمال این تغییرات مطابق با روش اجرایی تکوین خدمات بازرسی با کدPE-C-16 عمل می گردد . 6-4 پایش فرآیند بازرسی و عقد قرارداد از طریق فرم لیست پایش و برنامه های بهبود شرکت با کد F-P-07 مورد نظارت و خود کنترلی قرار می گیرد . 7- سوابق سوابق این روش اجرایی در واحد مالی و بازرگانی نگهداری می شود. 8- پیوست ها |
- فرم بازنگری قرارداد با کد F-L-62
- فرم لیست قراردادها وپروژهای در دست اقدام با کد F-L-69
|
– فرم شرکت در مناقصات با کدF-L-66 – فرم ثبت فعالیت های بازرگانی با کد F-L-65 |