روش اجرایی صدور گواهینامه افراد

کد سند: QMS-PC-05
عنوان: روش اجرایی صدور گواهینامه افراد
نسخه: 1/1
تاریخ اجرا: [تکمیل شود]
تهیه و اجرا: مدیر صدور و پذیرش گواهینامه
تأیید: مدیر تضمین کیفیت / کمیته بی‌طرفی

عنوان شغل: صدور گواهی
کد شغل: HRM-REC-JPC-013
واحد سازمانی: کنترل کیفیت
نام شرکت: شرکت ارزیابی انطباق پایش سلامت آسیا

گزارش‌دهی به: مدیر کنترل کیفیت
نوع همکاری: تمام‌وقت
تاریخ تدوین: ۱۴۰۳/۰۱/۱۵
شماره نسخه: 1.0

1. هدف (Purpose)

تعیین مراحل، مسئولیت‌ها و کنترل‌های لازم جهت دریافت درخواست، ارزیابی صلاحیت و صدور گواهینامه افراد در نهاد صدور گواهینامه شرکت پایش سلامت آسیا (PSA)، با هدف تضمین بی‌طرفی، شفافیت و انطباق کامل با استاندارد ISO/IEC 17024:2012.

2. دامنه کاربرد (Scope)

این روش برای تمام فرآیندهای صدور، تمدید، تعلیق یا لغو گواهینامه‌های افراد تحت طرح‌های گواهینامه PSA-CAS در حوزه‌های دامپزشکی، صنایع غذایی، دارویی، کشاورزی و بازرسی کاربرد دارد.

3. مراجع و مستندات مرتبط (References)

• ISO/IEC 17024:2012 – Conformity Assessment — Certification of Persons

• نظام‌نامه کیفیت PSA-QMS-001

• دستورالعمل بی‌طرفی PSA-IM-01

• روش رسیدگی به شکایات PSA-PC-08

• طرح‌های گواهینامه مربوطه (PSA-CAS-SCH)

4. تعاریف (Definitions)

• مدیر صدور و پذیرش گواهینامه: شخص مسئول دریافت، بررسی، ثبت، هماهنگی ارزیابی و صدور نهایی گواهینامه‌ها در چارچوب مصوبات کمیته صدور.

• کمیته صدور گواهینامه: مرجع تصمیم‌گیری مستقل برای تأیید یا رد درخواست‌ها.

• ارزیاب فنی: فرد صلاحیت‌دار برای اجرای آزمون‌های تئوری و عملی.

• بی‌طرفی: عدم وجود منافع شخصی یا سازمانی مؤثر بر قضاوت حرفه‌ای.

5. مسئولیت‌ها (Responsibilities)

6. شرح فرآیند (Procedure Description)

6.1 دریافت و ثبت درخواست

• متقاضی فرم PSA-FR-01 را تکمیل و همراه با مدارک هویتی و سوابق آموزشی ارسال می‌کند.

• مدیر صدور و پذیرش پس از بررسی اولیه مدارک، کد رهگیری صادر و پرونده الکترونیکی تشکیل می‌دهد.

6.2 بررسی پیش‌شرط‌ها

• مدارک تحصیلی، سوابق کاری و شرایط ورود طبق طرح گواهینامه بررسی می‌شود.

• در صورت نقص، درخواست برای تکمیل بازگردانده می‌شود.

6.3 برنامه‌ریزی ارزیابی و آزمون‌ها

• مدیر صدور و پذیرش گواهینامه برنامه آزمون‌ها را تنظیم و ارزیاب فنی بی‌طرف را تعیین می‌کند.

• آزمون‌ها بر اساس سؤالات تصادفی از بانک سؤال PSA انجام می‌شود.

6.4 اجرای ارزیابی و ثبت نتایج

• ارزیاب فنی نتایج را در فرم PSA-FR-03 ثبت و امضا می‌کند.

• مدیر صدور و پذیرش صحت مستندات را کنترل و پرونده را تکمیل می‌نماید.

6.5 تصمیم‌گیری صدور گواهینامه

• پرونده کامل به کمیته صدور گواهینامه ارائه می‌شود.

• کمیته تصمیم نهایی را مبنی بر صدور، تعلیق یا رد درخواست اتخاذ و صورتجلسه می‌کند.

6.6 صدور و امضای گواهینامه

• پس از تأیید کمیته، مدیر صدور و پذیرش گواهینامه را در قالب PSA-CERT-FORM با شماره یکتا و QR Code صادر و امضا می‌کند.

• گواهینامه به متقاضی تحویل و در سامانه PSA ثبت می‌شود.

6.7 تمدید، تعلیق و لغو

• تمدید پس از ارزیابی مجدد و بررسی عملکرد حرفه‌ای متقاضی انجام می‌شود.

• در صورت نقض الزامات یا عدم رعایت کد رفتاری، گواهینامه تعلیق و در صورت تداوم لغو می‌گردد.

7. سوابق و بایگانی (Records)

سوابق زیر حداقل به مدت ۱۰ سال نگهداری می‌شود:

• فرم درخواست (PSA-FR-01)

• گزارش ارزیابی (PSA-FR-03)

• صورتجلسه کمیته صدور

• نسخه گواهینامه صادره (PSA-CERT-FORM)

• فهرست گواهینامه‌های معتبر و لغوشده در سامانه PSA

8. کنترل بی‌طرفی (Impartiality Control)

• مدیر صدور و پذیرش در فرآیند تصمیم‌گیری نهایی نقشی ندارد.

• در صورت متقاضی بودن کارکنان PSA، ارزیابی توسط ارزیاب بیرونی انجام می‌شود.

• تمام تهدیدهای احتمالی بی‌طرفی در فرم PSA-IM-02 تحلیل و مستندسازی می‌گردد.

9. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)

• میانگین زمان از درخواست تا صدور: ≤ ۳۰ روز

• نرخ شکایات مرتبط با بی‌طرفی: ≤ ۱٪

• نرخ خطا در مستندسازی: ≤ ۲٪

10. بازنگری و بهبود (Review and Improvement)

مدیر تضمین کیفیت به‌صورت سالیانه عملکرد فرآیند را در جلسه بازنگری مدیریت PSA ارائه می‌دهد. پیشنهادهای بهبود در نسخه بعدی روش لحاظ می‌گردند.

مشخصات فردی

نام نام خانوادگی: یاسمین عطشانی

کد پرسنلی : HRM-EMP-PR011

تجربه کاری : یک سال

مدرک تحصیلی : کارشناسی مهندسی شیمی

📎 ضمائم:

1. نمودار فرآیند صدور گواهینامه (Flowchart)

2. فهرست فرم‌ها و مستندات مرتبط

3. نمونه گواهینامه رسمی PSA

   ---

   📎 ضمیمه ۱ – نمودار فرآیند صدور گواهینامه (Flowchart)

   شروع فرآیند
│
▼
[دریافت درخواست متقاضی]
│ مسئول: مدیر صدور و پذیرش
▼
[بررسی پیش‌شرط‌ها و مدارک]
│ در صورت نقص → بازگشت برای تکمیل
▼
[برنامه‌ریزی ارزیابی]
│ هماهنگی با ارزیاب فنی و تعیین تاریخ آزمون
▼
[اجرای آزمون کتبی / عملی / مصاحبه]
│ مسئول: ارزیاب فنی
▼
[جمع‌بندی و مستندسازی نتایج ارزیابی]
│ توسط مدیر صدور و پذیرش
▼
[بررسی و تصمیم‌گیری در کمیته صدور گواهینامه]
│ نتیجه: صدور / تعلیق / رد
▼
[صدور و امضای گواهینامه PSA]
│ مدیر صدور و پذیرش با تأیید کمیته
▼
[ثبت و بایگانی در سامانه PSA]
│
▼
[پایان فرآیند / ورود به چرخه تمدید]


   ---

   📎 ضمیمه ۲ – فهرست فرم‌ها و سوابق مرتبط

   ردیف	کد فرم	عنوان فرم / مدرک	مسئول نگهداری	مدت نگهداری
   1	PSA-FR-01	فرم درخواست صدور گواهینامه	مدیر صدور و پذیرش	10 سال
   2	PSA-FR-02	چک‌لیست بررسی مدارک و پیش‌شرط‌ها	مدیر صدور و پذیرش	10 سال
   3	PSA-FR-03	گزارش ارزیابی و نتایج آزمون‌ها	ارزیاب فنی / مدیر صدور	10 سال
   4	PSA-FR-04	صورتجلسه کمیته صدور گواهینامه	دبیر کمیته	10 سال
   5	PSA-CERT-FORM	قالب گواهینامه رسمی PSA	مدیر صدور و پذیرش	10 سال
   6	PSA-IM-02	فرم تحلیل تهدیدهای بی‌طرفی	مدیر تضمین کیفیت	5 سال
   7	PSA-FR-05	فرم تمدید، تعلیق یا لغو گواهینامه	مدیر صدور و پذیرش	10 سال
   8	PSA-LOG-01	دفتر ثبت گواهینامه‌های صادرشده	مدیر صدور و پذیرش	دائم
   9	PSA-ANN-01	فهرست عمومی گواهینامه‌های معتبر در وب‌سایت	مدیر IT / تضمین کیفیت	دائم

   ---

   📎 ضمیمه ۳ – نمونه گواهینامه رسمی (PSA-CERT-FORM)

   Company: Payaesh Salamat Asia (PSA)
   Certificate No.: PSA-PER-2025-001
   Standard Reference: ISO/IEC 17024:2012

   This is to certify that

   [نام و نام خانوادگی متقاضی]
   کد ملی / پاسپورت: [XXXXXXXX]

   has successfully fulfilled all requirements of the PSA Certification Scheme and is hereby recognized as:

   [عنوان صلاحیت: بازرس رسمی بهداشت مواد غذایی / ممیز سیستم مدیریت ایمنی غذا / کارشناس کنترل کیفی دارو و واکسن و …]

   Scope: Evaluation and inspection of food and veterinary establishments in accordance with PSA CAS and relevant ISO standards.
   Initial Issue Date: [YYYY-MM-DD]
   Valid Until: [YYYY-MM-DD]
   Decision by: PSA Certification Committee
   Authorized Signature:
   دکتر علیرضا مسعودنیا – مدیر صدور و پذیرش گواهینامه
   Verification: [www.psa-cert.com/verify]

   ---

   📎 ضمیمه ۴ – فهرست طرح‌های گواهینامه (Certification Schemes)

   کد طرح	عنوان طرح گواهینامه	حوزه کاربرد	نوع ارزیابی
   PSA-CAS-FOOD-01	بازرس رسمی بهداشت مواد غذایی	صنایع غذایی و دامپزشکی	آزمون کتبی + مصاحبه فنی
   PSA-CAS-FEED-02	کارشناس کنترل کیفی خوراک دام	خوراک و افزودنی‌ها	آزمون کتبی + ارزیابی مستند
   PSA-CAS-DRUG-03	کارشناس ارزیابی دارو و واکسن	داروهای دامی و انسانی	آزمون کتبی + عملی
   PSA-CAS-AUD-04	ممیز سیستم‌های مدیریت ایمنی غذا (ISO 22000)	صنایع غذایی، لبنی و گوشتی	آزمون کتبی + مصاحبه
   PSA-CAS-INS-05	بازرس نهاد ارزیابی انطباق نوع A	بازرسی و صدور گواهی محصول	آزمون کتبی + ارزیابی میدانی

   ---

   📎 ضمیمه ۵ – کنترل بی‌طرفی و تضاد منافع

   وضعیت متقاضی	اقدام لازم جهت حفظ بی‌طرفی
   کارکنان PSA	ارزیابی توسط ارزیاب بیرونی، تأیید توسط کمیته بی‌طرفی
   مشاوران یا پیمانکاران PSA	تأیید دو مرحله‌ای توسط مدیر تضمین کیفیت و کمیته تصمیم‌گیری
   ذی‌نفعان سازمانی مرتبط	بررسی تضاد منافع پیش از ثبت درخواست
   ارتباط خانوادگی با کارکنان PSA	ارجاع ارزیابی به نهاد همکار معتبر خارجی

   ---

   📎 ضمیمه ۶ – شاخص‌های عملکرد فرآیند (KPIs)

   شاخص	مقدار هدف	روش اندازه‌گیری	دوره بازبینی
   میانگین زمان صدور گواهینامه	≤ 30 روز	از ثبت درخواست تا تاریخ صدور	ماهانه
   نرخ شکایات مرتبط با بی‌طرفی	≤ 1 ٪	ثبت در فرم PSA-FR-06	شش‌ماهه
   نرخ خطا در مستندسازی	≤ 2 ٪	بازبینی تصادفی سوابق	فصلی
   رضایت متقاضیان از فرآیند	≥ 85 ٪	پرسشنامه PSA-FR-07	سالیانه

   ---

   📎 ضمیمه ۷ – گزارش بازنگری مدیریت فرآیند صدور گواهینامه

   شامل:

   • آمار صدور، تمدید، تعلیق و لغو گواهینامه‌ها

   • تحلیل روند شکایات و اقدامات اصلاحی

   • پیشنهادهای بهبود کمیته بی‌طرفی

   • مصوبات نهایی جهت بازنگری روش اجرایی در سال بعد

روش اجرایی صدور گواهینامه ناشی از فعالیت‌های ارزیابی انطباق