|
نسخه الکترونیکی این سند اخرین نسخه آن است و مسئولیت کنترل نسخه چاپی با این سند بر عهده خواننده آن می باشد. تمامی حقوق معنوی و مادی این مدرک متعلق به شرکت پایش سلامت اسیا می باشد. و هر گونه کپی برداری از ان پیگرد قانونی دارد. |
||||
| رویکرد | عنوان سند | |||
| رنگ سفید اسناد / قرمز فرمهای دریافتی/ ابی فرمهای ارسالی | راهنمای دکمه های انتهایی صفحه | |||
| تاریخ | تایید | بازنگری/ | نویسنده | شماره |
| بهمن 1403 | امیرعلی مسعودنیا | #1 | ||
۱. هدف
هدف از این روش اجرایی تعیین فرآیند مدیریت مدارک منسوخ و جایگزینی آن‌ها با مدارک جدید در شرکت پایش سلامت آسیا است. این فرآیند تضمین می‌کند که فقط مدارک معتبر و به‌روز در دسترس کارکنان باشند.
۲. دامنه کاربرد
این روش اجرایی برای تمامی مدارک داخلی و خارجی مورد استفاده در سیستم مدیریت کیفیت شرکت پایش سلامت آسیا قابل اجرا است.
۳. مسئولیت‌ها
- مدیر کنترل کیفیت: مطابق صورتجلسه هیئت مدیره مدارک تایید شده جدید را به مدیرIT جهت بارگزاری در سایت جهت استفاده پرسنل قرار میدهد و نسخه جدید را بایگانی می کند.جمع‌آوری مدارک منسوخ از کارکنان
- هیئت مدیره: بررسی فرم اقدام اصلاحی و تصمیم گیری در مورد اصلاح .تأیید مدارک جدید و جایگزین در جلسه رسمی.
- بخش فناوری اطلاعات: حذف مدارک منسوخ و بارگذاری نسخه‌های تأییدشده جدید در سایت شرکت و تحویل مدارک منسوخ شده به کنترل کیفیت
- کارکنان: استفاده از مدارک جدید و به روز بارگذاری شده در سایت.در صورت لزوم ایجاد تغییرات در فرم ها و مدارک در دسترس فرم اقدام اصلاحی را پر کرده
۴. مراحل اجرایی
- شناسایی مدارک منسوخ: مدارکی که دیگر کاربردی نیستند یا نیاز به به‌روزرسانی دارند و فرم های اقدامات اصلاحی پر شده توسط کارکنان، توسط مدیر کنترل کیفیت ، شناسایی می‌شوند.
- دریافت مدارک منسوخ: کارکنان موظفند مدارک قدیمی و منسوخ را به مدیر کنترل کیفیت تحویل دهند.
- بررسی و جایگزینی: مدیر کنترل کیفیت مدارک را بررسی کرده و نسخه جدید و به‌روز آن را تدوین یا دریافت می‌کند.
- تأیید مدارک جدید: مدارک جایگزین در جلسه رسمی هیئت مدیره مطرح و تأیید می‌شوند.
- حذف و بارگذاری:
- پس از تأیید هیئت مدیره، مدارک منسوخ در یک نسخه کپی شده و به مدیر کنترل کیفیت تحویل داده می شود و سپس در سایت تغییر می یابد.
- مدارک جدید تأییدشده هیئت مدیره که مسئول کنترل کیفیت ارائه داده است، توسط بخش فناوری اطلاعات در سایت شرکت بارگذاری می‌شوند.
- در صورت نیاز، نسخه فیزیکی مدارک جدید توسط مدیر کنترل کیفیت نگهداری می‌شود.
- دسترسی به مدارک: مدارک اصلی و تأییدشده باید در هر زمان که دسترسی به سایت مقدور نباشد، توسط مدیر کنترل کیفیت قابل ارائه باشند.
- اطلاع‌رسانی: تمامی کارکنان از طریق اطلاعیه داخلی از جایگزینی مدارک و مدارک جدید مطلع می‌شوند.
۵. مستندات مرتبط
۶. سوابق و نگهداری مدارک
- تمامی سوابق مدارک منسوخ و مدارک جدید تأییدشده باید طبق الزامات سیستم مدیریت کیفیت شرکت بایگانی شوند.
- نسخه‌های فیزیکی مدارک در صورت ضرورت در محل تعیین‌شده توسط مدیر کنترل کیفیت نگهداری می‌شوند.