روش اجرایی خرید وارزیابی پیمانکاران فرعی وفرم های آن (2)

شرکت پایش سلامت آسیا

عنوان سند :

روش اجرایی خريد ، ملزومات و ارزيابي پيمانكاران فرعي

شماره سند :

PE-C-09

تهیه کننده : نیلوفر نصر

تایید کننده :مدیرعامل

تصویب کننده :مدیرعامل

روش اجرایی

PE-C-09

1- هدف و دامنه کاربرد

ایجاد روشی به منظور شناسایی، ارزیابی و انتخاب پیمانکاران دارای صلاحیت و نحوه خرید در شرکت است ..

دامنه کاربرد این روش اجرایی کلیه اقدام و خدمات خریداری شده و تامین کنندگانی که بر کیفیت عملکرد مؤثر هستند، می باشد.

2- تعاریف

ندارد.

3- مستندات

3-1- نظامنامه کیفیت شرکت

3-2- استاندارد ISO/IEC 9001

3-3- استاندارد ISO/IEC 17020

3-4- روش اجرایی ممیزی داخلی با کد PE-C-08

4- روش اجرایی

4-1- تجهیزات و ملزومات مصرفی

در صورت نیاز به خرید تجهیزات و ملزومات اداری، ابتدا درخواست خرید تجهیزات مربوطه به همراه کلیه مشخصات فنی توسط واحد مربوطه تهیه می گردد و برای مدیر عامل ارسال می گردد، بعد از موافقت مدیریت و امضای درخواست خرید مورد نظر واحد کارپردازی از میان فروشندگان معتبر، و بررسی قیمت و کیفیت کالا های موجود در بازار اقدام به خرید می نماید.

4-1-1- خرید خدمات

4-1-1-1- خریدخدمت شرکت های همکار;

چنانچه به دلایل مختلف نظیر فشار کاری، دوری مسافت و … نیاز به استفاده از پیمانکار فرعی باشد پیمانکار مذکور از لیست پیمانکاران توسط مدیر فنی انتخاب می شود و مدیر فنی اقدام به آماده سازی نمونه نموده و با تشریح نوع کار به همراه شماره استاندارد و ویرایش ارسال می نماید و پس از دریافت نتایج عملکرد، اقدام به بررسی نتایج عملکرد می نماید.

روش اجرایی

PE-C-09

4-1-1-2- خرید تجهیزات

در صورت نیاز به خرید تجهیزات ابتدا درخواست خرید تجهیز به همراه کلیه مشخصات فنی تهیه و برای مدیر عامل ارسال می گردد مدیر عامل از میان تامین کنندگان معتبر پیمانکار مذکور را انتخاب و اقدام به خرید می نماید در صورتی که نتایج کالیبراسیون مورد تائید مدیر فنی باشد کلیه پارامترهای بررسی در رسید انبار کالا ثبت و تجهیز برچسب گذاری شده و آماده جهت انچام کار می باشد در غیر اینصورت موضوع به اطلاع مدیرعامل رسیده و تجهیز مربوطه برچسب گذاری شده و مورد استفاده قرار نمی گیرد.

جدول یک

4-1-1-3- خرید خدمات کالیبراسیون

در صورت فرا رسیدن زمان کالیبراسیون تجهیزات تست و یا خرید تجهیزات جدید، مدیر فنی از میان لیست تامین کنندگان معتبر اقدام به انتخاب تامین کننده نموده و سپس اقدام به آماده سازی ابزار جهت ارسال می نماید و پس از کالیبراسیون و دریافت تجهیز مدیر فنی اقدام بررسی گزارش کالیبراسیون نموده و در صورت تائید، اقدام به تصحیح خطاها و در صورت REJECT  بودن مطابق روش کالیبراسیون برچسب گذاری شده و تجهیز مورد استفاده قرار می گیرد.

روش اجرایی

 PE-C-09

4-3- ارزیابی تامین کنندگان

به طور کلی تامین کنندگان شرکت به پنج دسته تقسیم می شوند :

الف) تامین کنندگان خدمات کالیبراسیون :

تامین کنندگان خدمات کالیبراسیون توسط مدیر فنی براساس پارامترهای زیر گریدبندی می شوند و در لیست پیمانکاران فرعی با صلاحیت ثبت می شوند.

1- دارا بودن تائید صلاحیت موسسه استاندارد ایران

ب) تامین کنندگان تجهیزات

کلیه تامین کنندگانی که ارائه دهنده خدمات فروش تجهیزات را دارند براساس موارد زیر مورد ارزیابی قرار گرفته و خرید از تامین کننده منتخب صورت می پذیرد.

الف) سابقه کار

ب) حسن شهرت

ج) ارائه خدمات پس از فروش

د) وجود نمایندگی در داخل کشور یا خاورمیانه

ه­) ارائه خدمات آموزشی مرتبط با تجهیزات

و) ارائه مدارک و مستندات فنی

ز) ارائه قیمت مناسب

این ارزیابی ساليانه توسط مدیر عامل شرکت و واحد تدارکات شرکت پایش سلامت آسیا انجام می شود. کلیه تامین کنندگانی که دارای امتیاز عالي وخوب باشند شناسایی شده و از بین آنها تامین کننده ایی که کمترین قیمت را ارائه دهد انتخاب می شود مگر این که مدیر عامل تامین کننده خاصی را به لحاظ حسن شهرت مدنظر داشته باشد.

روش ارزیابی به شرح زیر است :

پس از جمع بندی فرم به موارد عالی 5، موارد خوب امتیاز 4 ، موارد متوسط نمره 3، و همچنین موارد ضعیف امتیاز 2 ،تعلق میگیرد. سپس در مورد هر یک از آیتمهای ارزیابی امتیاز کلی حاصله بدست آمده و امتیاز تامین کننده محاسبه می گردد .

روش اجرایی

 PE-C-09

تبصره 1 : در موارد زیرشرکت بدون ارزیابی و استعلام تامین کننده را انتخاب می کند :

الف) شرکت تحت لیسانس تامین کننده باشد.

ب) تامین کننده، تنها سازنده تجهیزات مورد نظر در دنیا باشد.

ج) تامین کننده از طرف مشتری توصیه شده باشد

کلیه سوابق این ارزیابی در فرم ارزیابی تامین کنندگان تجهیزات ثبت می گردد.

ج) تامین کنندگان مواد مصرفی

در صورت نیاز به خرید مواد مصرفی برحسب مورد ابتدا نام سازنده مورد تائید توسط مدیر فنی انتخاب شده و به همراه فرم درخواست خرید در اختیار واحد تدارکات قرار می گیرد و واحد تدارکات مجاز به خرید از هر فروشنده دارنده محصولات سازنده مورد نظر می باشد.

د) تامین کنندگان خدمات تعمیرات

در مورد خدمات تعمیرات نمایندگی های دستگاهها دارای اولویت می باشند و در صورت عدم وجود نمایندگی انجام عملیات تعمیرات توسط افراد یا شرکتهایی که در این زمینه فعالیت دارند براساس سوابق کاری آنها در گذشته انتخاب می شوند و چنانچه خدماتی که ارائه می دهند مورد پذیرش باشد در موارد بعدی نیز از ایشان استفاده می گردد.

و) تامین کنندگان خدمات آموزشی

کلیه شرکت ها و افرادی که در زمینه موارد آموزشی خواسته شده سابقه تدریس داشته باشند معتبر بوده مگر این که در ارائه خدمات به شرکت دارای نقص باشند. شرکت ها و افراد انتخابی باید سوابق کاری تدریس خود را ارائه دهند.

قرارداد  فرعی برای انجام آزمون ها :

در صورتیکه به دلائل پیش بینی نشده مانندتایید اقلام ورودی، فشار کاری، عدم توانمندی تخصصی یا ناتوانی موقتی و … شرکت بخواهد از پیمانکاران فرعی برای انجام امور بازرسی استفاده کند باید دارای صلاحیت لازم باشند. باید الزامات این استاندارد بین المللی را برای کار موردنظر برآورده سازد و مدیر کیفیت و مدیر فنی مسئولیت این ارزیابی را برعهده دارد. در صورتیکه از پیمانکاران فرعی برای

انجام کاراستفاده شود به مشتری اطلاع داده می شود و در مواقع مقتضی تائیدیه از مشتری ترجیجاً به صورت کتبی اخذ خواهد شد. پس از انجام تکار نیز در گزارش کار استفاده از پیمانکار فرعی مشخص می گردد. شرائط انتخاب و ارزیابی این پیمانکاران براساس فرم های ضمیمه انجام می شود.

ضمیمه :

1- فرم ارزیابی تامین کنندگان تجهیزات وکالیبراسیون با کد       F-L-25        

2- فرم  فهرست تامین کنندگان با کد                                               F-L-26                 

3-  فرم درخواست خرید تجهیزات با کد                                       F-L-27                                    

4-  فرم ارزیابی شرکت های همکار با کد                              F-L-19                       

5- شناسنامه پیمانکاران فرعی معتبر با کد                                       F-L-81                                    

6 – شناسنامه پیمانکاران فرعی نا معتبر با کد                                F-L-82                             

7- فهرست تامین کنندگان معتبر با کد                                          F-L-83                                                

8-  فهرست تامین کنندگان  نامعتبر با کد                                      F-L-84