روش اجرایی آموزش و پایش شایستگی پرسنل

کد مدرک: PR-TA-17020-001
نسخه: ۲.0
تاریخ انتشار: 1404/03/23
تاریخ بازنگری: 1404/04/17
وضعیت: نهایی

1. هدف و دامنه کاربرد

بر اساس الزامات استاندارد ISO/IEC 17020:2012، نهاد ارزیابی انطباق باید رویه‌های مستندی برای انتخاب، آموزش، احراز صلاحیت و پایش عملکرد بازرسان و دیگر کارکنان مرتبط تدوین نمایدcdn-v2.iasonline.org. هدف از این روش اجرایی، تعیین چارچوب آموزشی و پایش شایستگی پرسنل نهاد ارزیابی انطباق– از جمله کارکنان عمومی (منابع انسانی، پشتیبانی، مدیریت کیفیت) و بازرسان فنی حوزه‌های مختلف – مطابق با الزامات استاندارد و راهنمای ILAC است.

دامنه کاربرد آن شامل کلیه پرسنل مذکور می‌باشد.

2. مسئولیت‌ها

با هدف اجرای اثربخش این روش، نقش‌ها و مسئولیت‌های کلیدی به شرح زیر تعریف می‌شوند:

• مدیرعامل: تصویب کلیات برنامه‌های آموزشی و تخصیص منابع لازم.

• مدیر آموزش و  مدیر منابع انسانی: شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان عمومی، برنامه‌ریزی دوره‌های عمومی، پیگیری حضور و ثبت سوابق آموزشی.

• مدیر برنامه‌ریزی ارزیابی انطباق: شناسایی نیازهای آموزشی بازرسان فنی بر اساس نوع فعالیت‌ها، هماهنگی برگزاری دوره‌های تخصصی و آزمون‌های موردنیاز.

• مدیر فنی: تضمین کفایت آموزش‌های فنی (به‌روزرسانی دانش فناوری و روش‌های روز)، تعیین مربیان و راهنماهای فنی، نظارت بر کارآموزی بازرسان.

• بازرس ارشد/سرپرست تیم بازرسی: اجرای برنامه کارآموزی در محل، ارزیابی عملکرد اولیه بازرسان جدید، ارائه بازخورد مستمر و گزارش موارد آموزشی.

• مدیر تضمین کیفیت: نظارت بر انطباق فرآیند آموزش با مستندات سیستم مدیریت کیفیت، جمع‌بندی گزارش‌های آموزشی و بررسی اثربخشی آموزش در جلسات بازنگری مدیریتی.

توجه: بر اساس ISO/IEC 17020 باید حداقل یک نفر جایگزین مشخص برای مدیر فنی معرفی شود تا در صورت غیبت ایشان، مسئولیت فنی را بر عهده گیرد.

3. مراحل آموزش

3.1 آموزش اولیه

آموزش اولیه  شامل معرفی اهداف، ساختار سازمانی و شرح وظایف نهاد ارزیابی انطباق، اصول کلی ارزیابی انطباق و الزامات استانداردهای مرتبط (از جمله ISO/IEC 17020 و دستورالعمل‌های مرتبط)، مقررات و ضوابط فنی حاکم، روش‌های بازرسی و معیارهای صلاحیت می‌باشد. هدف از این مرحله فراهم کردن اطمینان کافی از توانایی پرسنل در انجام شایسته وظایف در اولین مشارکت آموزشی است (برای بازرسان: اولین حضور در تیم ارزیابی). در این مرحله، مباحثی چون مفاهیم تضمین کیفیت در بازرسی، دامنه خدمات سازمان، رویه‌های ارزیابی انطباق و اصول گزارش‌دهی نیز آموزش داده می‌شود.

3.2 کارآموزی در محل

پس از دوره آموزش اولیه، کارآموزی عملی تحت نظر بازرسان مجرب انجام می‌شود. طبق بند 6.1.6 استاندارد ISO 17020، پس از آموزش اولیه، یک دوره کارورزی همراه با یک بازرس متخصص صورت می‌گیردpjlabs.com. در این دوره، کارآموز ابتدا در یک یا چند بازرسی به‌عنوان ناظر حضور پیدا می‌کند و سپس گام به گام مسئولیت‌هایی از مأموریت بازرسی را بر عهده می‌گیرد (نظارت، تهیه گزارش، بررسی مدارک و در نهایت انجام بخش‌هایی از بازرسی)dastmardi.ir. طی کارآموزی، بازرسان مجرب فرآیند را ارزیابی نموده و بازخورد متقابل ارائه می‌کنند. در صورت تشخیص نیاز، دوره‌های تکمیلی فنی یا تخصصی برای جبران کسری مهارت‌ها در نظر گرفته می‌شود.

3.3 آزمون کتبی و یا عملی

برای سنجش میزان یادگیری و کاربرد آموخته‌ها، نهاد اعتباربخشی می‌تواند قبل یا پس از برگزاری دوره‌های آموزشی، آزمون‌هایی به‌صورت کتبی یا عملی برگزار نمایدilac.org. آزمون‌های کتبی معمولاً در برگیرنده سؤالاتی پیرامون الزامات استانداردها، روش‌های بازرسی و محتوای آموزشی ارائه‌شده است. آزمون‌های عملی ممکن است شامل سناریوهای شبیه‌سازی شده بازرسی یا حل موردکاوی باشد. طبق راهنمای ILAC G11، استفاده از آزمون کتبی یا شفاهی یکی از روش‌های اصلی تعیین دانش و مهارت ممیزان/ بازرسان استdastmardi.ir. حد نصاب قبولی آزمون توسط مدیر فنی تعیین و اعلام می‌شود.

3.4 ارزیابی عملکرد و بازخورد

عملکرد پرسنل آموزش‌دیده به‌منظور اطمینان از انتقال مؤثر دانش و مهارت‌ها ارزیابی می‌شود. مطابق ISO/IEC 17020، نیروی آشنا به روش‌های بازرسی موظف است تمام بازرسان را در محل بازرسی برای حصول اطمینان از عملکرد مطلوب تحت نظر بگیرد و نتایج این پایش را برای شناسایی نیازهای آموزشی به کار گیردcdn-v2.iasonline.org. به‌طور مشخص، طبق ILAC G11 نهاد اعتباربخشی باید برنامه‌ای رسمی برای ارزیابی اولیه و مستمر عملکرد بازرسان تدوین نمایدdastmardi.ir. بر اساس این برنامه، اولین بازرسی‌های هر بازرسان آموزش‌دیده، با حضور ارزیابان مجرب یا مدیر فنی ارزیابی می‌شودdastmardi.ir. همچنین، به‌طور دوره‌ای (مثلاً حداقل هر ۳ سال یکبار) عملکرد بازرسان با مشاهده در محل و بررسی گزارش‌ها و مستندات آن‌ها ارزیابی می‌گرددdastmardi.ir. بازخورد سازنده از نتایج ارزیابی به فرد ارائه شده و در صورت نیاز به بهبود یا آموزش تکمیلی اشاره می‌شود.

4. اقدامات پس از ارزیابی آموزش

بر اساس نتایج ارزیابی‌های آموزشی و عملکردی، تصمیمات مقتضی اتخاذ می‌گردد. در صورت کسب نتایج موفق در آزمون‌ها و ارزیابی‌های حضوری، پرسنل مربوطه مجوز بازرسی یا احراز مسئولیت جدید را دریافت می‌کنند و در فهرست افراد دارای صلاحیت مرجع ثبت می‌شوند. چنانچه عملکرد افراد رضایت‌بخش نباشد، مطابق ILAC G11 باید از ادامه کار به عنوان بازرس خودداری شود یا (در صورت بروز نقص‌هایی غیر فنی) آموزش یا مشاوره تکمیلی به آن‌ها ارائه گرددdastmardi.ir. همچنین نتایج آموزش و ارزیابی در سوابق آموزش و پایش ثبت شده و مبنای تصمیم‌گیری مدیریتی در مورد ارتقاء، تغییر مسئولیت یا حتی لغو صلاحیت افراد قرار می‌گیرد.

5. تناوب بازآموزی و پایش عملکرد مستمر

آموزش ادامه‌دار و بازآموزی با فواصل منظم برای حفظ شایستگی پرسنل ضروری است. طبق بند 6.1.6 استاندارد ISO 17020، آموزش مستمر برای همگام ماندن با فناوری‌ها و روش‌های جدید باید انجام شودcdn-v2.iasonline.org. علاوه بر این، ILAC G11 بر برگزاری دوره‌های بازآموزی منظم برای ممیزان تأکید می‌کند تا از به‌روز بودن دانش و مهارت آن‌ها اطمینان حاصل شودdastmardi.ir. این دوره‌ها به صورت کارگاه‌ها، سمینارها یا جلسات فنی برگزار می‌شوند و سازمان می‌تواند از بازرسان بخواهد درصد معینی از این دوره‌ها را در طول سال‌های پیاپی بگذرانند تا صلاحیت خود را حفظ نمایندdastmardi.ir. به‌طور همزمان، پایش عملکرد پس از دوره‌های بازآموزی ادامه می‌یابد. به گونه‌ای که هر بازرسی یا فعالیت قابل کنترل، همواره تحت نظارت بوده و نتایج آن در پایش مستمر شایستگی استفاده می‌شود.

6. برنامه توسعه شایستگی بر اساس تحلیل نتایج

نیازهای آموزشی و توسعه‌ای بر اساس تحلیل نتایج ارزیابی‌ها و پایش‌ها مشخص و برنامه‌ریزی می‌شوند. بر اساس بند 6.1.7a استاندارد ISO 17020، نیازهای آموزشی هر فرد در فواصل منظم شناسایی و سوابق برنامه آموزشی وی مستندسازی می‌شود تا اهداف آموزش مستمر تحقق یابدcdn-v2.iasonline.org. همچنین نتایج پایش عملکرد باید به عنوان ابزاری برای تعیین نیازهای آموزشی فردی و بازنگری برنامه‌ها مورد استفاده قرار گیردcdn-v2.iasonline.org. ضمن آن که ILAC G11 توصیه می‌کند ممیزان و بازرسان به طور مستمر در دوره‌های آموزشی، سمینارها و کنفرانس‌های تخصصی شرکت نمایند تا دانش و مهارت‌های فنی خود را به‌روزرسانی کنندdastmardi.ir. فعالیت‌های توسعه حرفه‌ای شامل مشارکت در انجمن‌های فنی، کارگروه‌های استانداردسازی، آموزش دیگران (تدریس) و راهنمایی (منتورینگ) نیز باید تشویق شود تا شایستگی آنان ارتقاء یابدdastmardi.ircdn-v2.iasonline.org.

7. پیوست: فرم‌های مرتبط

• پیوست ۱:فرم ارزیابی شایستگی پرسنل پس از آموزش(FR-TA-17020-001)
• پیوست ۲: فرم بازخورد آموزشی (FR-TA-17020-002)

• پیوست ۳: فرم تصمیم‌گیری پس از اتمام آموزش (صدور مجوز، تعیین آموزش تکمیلی، ترفیع یا تغییر مسئولیت)(FR-TA-17020-002)

منابع: الزامات ISO/IEC 17020:2012 و راهنمای ILAC G11 و ILAC G3 (و اسناد تکمیلی مرتبط)cdn-v2.iasonline.orgdastmardi.ir. هر یک از ارجاعات ارائه‌شده در متن، مطابق ساختارهای فوق در استاندارد و راهنماهای بین‌المللی مستند شده‌اند.