برای رفع سوءتفاهم‌ها و جلوگیری از بروز مشکلات آینده بین نهاد گواهی‌کننده و سازمان درخواست‌کننده در عقد قرارداد، می‌توان از اقدامات و رویه‌های زیر بهره‌برداری کرد: ### 1. **تدوین قرارداد شفاف و جامع** - **توضیح دقیق تعهدات و وظایف:** همه تعهدات، وظایف و مسئولیت‌های هر طرف به طور دقیق و واضح در قرارداد قید شود. - **تعریف دقیق اصطلاحات:** تمامی اصطلاحات فنی و کلیدی مورد استفاده در قرارداد تعریف شوند تا تفسیر یکسانی برای هر دو طرف داشته باشند. ### 2. **ارتباطات موثر و مستمر** - **جلسات دوره‌ای:** برگزاری جلسات دوره‌ای برای بررسی پیشرفت کار و حل مسائل پیش‌آمده. - **کانال‌های ارتباطی مشخص:** تعیین و استفاده از کانال‌های ارتباطی مشخص برای تبادل اطلاعات و پاسخگویی به سوالات و ابهامات. ### 3. **آموزش و آگاهی‌بخشی** - **آموزش کارکنان:** آموزش کارکنان هر دو طرف در خصوص مفاد قرارداد، استانداردها و رویه‌های مورد توافق. - **برگزاری کارگاه‌ها و جلسات توجیهی:** برگزاری کارگاه‌ها و جلسات توجیهی مشترک برای افزایش آگاهی و فهم مشترک از موضوعات قرارداد. ### 4. **مستندسازی** - **مستندسازی توافقات:** مستندسازی تمام توافقات و تغییرات انجام شده در طول اجرای قرارداد. - **سوابق مکاتبات:** نگهداری سوابق مکاتبات و مستندات مرتبط با قرارداد برای مراجعه در صورت نیاز. ### 5. **مکانیسم‌های حل اختلافات** - **تعریف روش‌های حل اختلاف:** تعریف روش‌های مشخص برای حل اختلافات احتمالی مانند میانجی‌گری، داوری و مراجعه به مراجع قضایی. - **استفاده از میانجی:** تعیین یک میانجی مستقل برای حل اختلافات در مراحل ابتدایی. ### 6. **انعطاف‌پذیری و بازنگری** - **بازنگری دوره‌ای قرارداد:** بازنگری دوره‌ای قرارداد برای تطبیق با شرایط جدید و رفع ابهامات احتمالی. - **انعطاف‌پذیری در قرارداد:** پیش‌بینی شرایط انعطاف‌پذیری در قرارداد برای مواجهه با تغییرات غیرمنتظره. ### 7. **تعامل مستمر و بازخورد** - **تعامل و همکاری مستمر:** ایجاد فضای همکاری و تعامل مستمر بین طرفین برای حل مسائل به موقع و پیشگیری از بروز مشکلات. - **دریافت و بررسی بازخوردها:** دریافت و بررسی بازخوردهای هر دو طرف در مورد اجرای قرارداد و اعمال بهبودهای لازم. ### 8. **ارزیابی ریسک‌ها** - **شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها:** شناسایی و ارزیابی ریسک‌های مرتبط با اجرای قرارداد و اتخاذ تدابیر لازم برای مدیریت آنها. - **برنامه‌ریزی برای مواجهه با ریسک‌ها:** تهیه و اجرای برنامه‌های مواجهه با ریسک‌ها و کاهش اثرات آنها. ### 9. **تضمین کیفیت** - **استانداردهای کیفیت:** تعیین و رعایت استانداردهای کیفیت مورد توافق در اجرای قرارداد. - **بازرسی و ممیزی:** انجام بازرسی‌ها و ممیزی‌های دوره‌ای برای اطمینان از رعایت استانداردها و مفاد قرارداد. با اتخاذ این اقدامات و رویه‌ها، می‌توان به طور موثر سوءتفاهم‌ها را رفع کرد و از بروز مشکلات آینده جلوگیری نمود.

کفایت اطلاعات در خصوص سازمان درخواست‌کننده برای انجام برنامه ممیزی سیستم‌های مدیریت کیفیت شامل موارد زیر است: اطلاعات عمومی سازمان: نام سازمان موقعیت جغرافیایی و آدرس تعداد پرسنل نوع محصولات یا خدمات ارائه شده اطلاعات سیستم مدیریت کیفیت: نوع و نسخه استاندارد مورد استفاده (مانند ISO 9001) تاریخ پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت (شامل فرآیندها، محصولات یا خدمات) سیاست‌ها و اهداف کیفیت: بیانیه سیاست کیفیت اهداف و مقاصد کیفیت تعیین شده ساختار سازمانی و مسئولیت‌ها: چارت سازمانی شرح وظایف و مسئولیت‌ها مستندات سیستم مدیریت کیفیت: راهنمای کیفیت مستندات اجرایی (رویه‌ها، دستورالعمل‌ها و ...) سوابق (مانند گزارشات بازنگری مدیریت، نتایج ممیزی‌های داخلی و خارجی) آموزش و آگاهی کارکنان: برنامه‌های آموزشی و توجیهی سوابق آموزش و مهارت‌های کارکنان فرآیندها و عملیات: شرح فرآیندها و نحوه انجام آنها معیارها و شاخص‌های عملکردی مدیریت منابع: منابع انسانی تجهیزات و زیرساخت‌ها رویه‌های مدیریت تغییرات و بهبود: روش‌های مدیریت تغییرات فرآیندهای بهبود مستمر ممیزی‌ها و بازنگری‌ها: برنامه ممیزی‌های داخلی و خارجی نتایج و پیگیری‌های اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

محدوده مورد نظر گواهینامه به وضوح مشخص شده است.

آیا گواهی آنها در 2 سال گذشته پس گرفته شده است.

شایستگی و توانایی انجام کلیه فعالیتهای ارزیابی و صدور گواهینامه. با اخذ استعلام از مدیر منابع انسانی

Have had their certificate suspended within the last 6 months

سازمانهایی که به دنبال صدور گواهینامه هستند باید کمتر از هجده ماه (18) یا یک چرخه پیش ساخته ، هر کدام که کمتر باشد ، فعالیت داشته باشند.

قبل از پذیرش درخواست صدور گواهینامه گروهی ، روشهای مستند PSA برای صدور گواهینامه گروهی در طول بررسی میز یا ممیزی در محل ارزیابی شده است.