| موضوع : کنترل مدارک | ||
| ۱- هدف و دامنه کاربرد
هدف از تدوین این روش اجرایی، دریافت اطمینان از چگونگی تدوین، تایید، تصویب و در دسترس بودن مدارک و مستندات سیستم مدیریت کیفیت در خصوص فعالیتهای موثر بر کیفیت شرکت می باشد. روش اجرایی حاضر در شرکت و فعالیتهای مورد انجام در ذیل دارای کاربرد است : – چگونگی تدوین، تایید و تصویب مدرک سیستمی – اعمال تغییرات در مدارک سیستمی – منسوخ نمودن، امحاء مدارک و توزیع مدارک به روز شده سیستمی – کنترل به روز بودن مدارک سیستمی – کنترل مدارک خارج از سازمان این روش اجرایی جهت کنترل مدارک سیستمی و حداقل در خصوص موارد ذیل کاربرد دارد : – نظامنامه کیفیت – ساختار سازمانی و شرح وظایف – روش های اجرایی – دستورالعملهای کاری – فرمهای اجرایی – مدارک برون سازمانی سیستم – مدارک متفرقه ۲- تعاریف تعاریف مورد استفاده این دستورالعمل براساس استاندارد ایزو ISO /9001و ISO/ IEC 17020 سایر تعاریف به شرح ذیل می باشد : ۲-۱- مدرک : به هر مستندی که به عنوان مرجع انجام فعالیت های بازرسی مورد استفاده قرار گیرد، مدرک گفته می شود. مدرک موردنظر می تواند به صورت نظامنامه، روش اجرایی، دستورالعمل اجرایی و سایر مدارک سیستمی باشد. ۲-۲- نظامنامه کیفیت : مدرکی که در آن خط مشی، مسئولیت ها و اختیارات، مکانیزم های اجرائی، روش های اجرایی و دستورالعمل های کاری تعیین و عملکرد سیستم سازمان تشریح می گردد.
|
||
| موضوع : کنترل مدارک | ||||||||||||||||||||||||||
| ۲-۳- روش اجرایی :
مدرکی که در آن طریقه مشخص شده ای را برای اجرای کار پیشنهاد می کند و شامل اجزاء هدف، دامنه و کاربرد، تعاریف، مستندات، روش اجرایی، ضمیمه می باشد. ۳- مستندات ۳-۱- نظامنامه کیفیت ۳-۲- استاندارد ISO /9001 ۳-۳ استاندارد ISO/ IEC 17020 ۴- روش اجراء : ۴-۱- مسئولیت ها مسئولیت تدوین بازنگری، تائید و تصویب مدارک سیستمی براساس جدول ذیل به عهده افراد تعیین شده می باشد.
۴-۲- مسئولیت کنترل مدارک سیستمی، تهیه فهرست اصلی مستندات و به روزنمایی آن، نگهداری نسخ اصلی مدارک و منسوخ نمودن و جمع آوری مدارک قدیمی برعهده نماینده مدیریت می باشد. ۴-۳- نحوه صدور، تائید و تصویب مدارک سیستمی، مطابق مراحل زیر صورت می گیرد : ۴-۳-۱- تهیه کننده مدرک، پیش نویس مدرک را با رعایت شرایط تهیه می کند. ۴-۳-۲- تهیه کننده پیش نویس مدرک را جهت بررسی به تایید کننده مدرک ارائه می نماید. ۴-۳-۳در صورت تایید، تهیه کننده مدرک را جهت تصویب به تصویب کننده ارائه می نماید، در صورتی که تایید کننده مدرک راتایید ننماید، اصلاحات لازم توسط تهیه کننده تا زمان تایید مدرک صورت خواهد گرفت. 4-3-4- در صورت تصویب،تهیه کننده مدرک را جهت تخصیص شماره، تایپ، اخذ امضاء ها، تکثیر و توزیع در اختیار پرسنل قرار می دهد.
|
||||||||||||||||||||||||||
| موضوع : کنترل مدارک | ||
| ۴-۳-۵- نماینده مدیریت با استفاده از امکانات سایت تاییدیه وگزارش های خدمات بازرسی بررسی میکند سپس اقدام به توزیع مدرک در بین گیرندگان مطابق فرم توزیع مستندات می نماید.
– کلیه مدارک و مستندات به صورت دوره ای (سالی یکبار) توسط نماینده مدیریت مورد بازنگری قرار می گیرد. چنانچه نیاز باشد برای اطمینان از تداوم، مناسب بودن و انطباق با الزامات قابل کاربرد، مورد تجدیدنظر قرار خواهد گرفت. سپس گزارشات مرتبط با این موضوع تا برای جلسه بازنگری مدیریت آماده شود. ۴-۴- تغییرات در مدارک و داده های سیستمی و منسوخ نمودن مدارک : تغییرات در مدارک و داده ها توسط همان فردی که تائید اولیه را به انجام رسانده اند، انجام می شود، مراحل اعمال تغییر در مدرک به شرح ذیل است : ۴-۴-۱- درخواست کننده تغییر، با پر کردن درخواست فرم تغییر مدارک یا پیشنهادات و یا انتقادات و یا شفاهی ربه اطلاع نماینده مدیریت می رساند. ۴-۴-۲-نماینده مدیریت در صورتی که درخواست جزی باشد و در ساختار اصلی تغییری ایجاد نکند خود راسا مجاز به اعمال تغییر می باشد ولی در صورتی که نیاز به تغییرات اساسی باشد مدیرعامل در جلسه ای با حضور مدیر عامل درخواست را مورد بررسی قرار می دهد، در صورت تائید درخواست، مسئول اعمال تغییر مشخص گردیده و به وی اعلام می گردد در غیر اینصورت، عدم تائید درخواست ذکر شده به اطلاع درخواست کننده می رسد.و تشویق لازم نیز برای درخواست کننده به صورت مالی با توجه به تاثیر گزاری ان در نظر گرفته خواهد شد میزان تشویف می تواند تا ۲۵ ٪ سود حاصله باشد ۴-۴-۳ مسئول اعمال تغییر، تغییرات لازم را با توجه به درخواست تغییر و مندرجات روش اجرایی مستند سازی اعمال می نماید. |
||
|
۴-۴- مدارک خارج از سازمان منظور از مدارک خارج از سازمان در شامل کلیه استانداردهای ورودی سازمان، دستورالعمل ها، نقشه ها و کاتالوگها و …
|
||