روش اجرایی کنترل شایستگی و مهارت ممیزان

کد سند: QM021-PRO-CC01
عنوان سند: کنترل شایستگی و مهارت ممیزان
نسخه: 01
تاریخ اجرا: بهمن ۱۴۰۳

۱. هدف

این روش اجرایی با هدف تضمین کنترل مؤثر شایستگی، مهارت و صلاحیت ممیزان داخلی و خارجی تدوین شده است تا کیفیت، اثربخشی و اعتبار فرآیند ممیزی‌های شرکت پایش سلامت آسیا حفظ گردد.

۲. دامنه کاربرد

این روش برای کلیه ممیزان، سرممیزان، ارزیابان فنی و ناظرانی که در فرآیندهای ممیزی سیستم‌های مدیریت در شرکت پایش سلامت آسیا فعالیت دارند، قابل اجراست.

۳. مراجع

• استاندارد ISO/IEC 17021-1:2015

• استاندارد ISO 19011:2018

• خط‌مشی کیفیت شرکت پایش سلامت آسیا

• روش اجرایی آموزش و توسعه شایستگی کارکنان (QMS-PRO-TR01)

۴. تعاریف

• ممیز (Auditor): فردی که صلاحیت لازم برای انجام ممیزی را داراست.

• سرممیز (Lead Auditor): فردی که مسئولیت هدایت و کنترل تیم ممیزی را بر عهده دارد.

• شایستگی (Competence): ترکیبی از دانش، مهارت و توانایی مورد نیاز برای انجام وظایف به نحو مطلوب.

۵. شرح روش اجرایی

۵.۱. تعیین نیازمندی‌های شایستگی ممیزان

الف) شناسایی دانش و مهارت‌های مورد نیاز از جمله:

• آشنایی با اصول و فنون ممیزی

• درک کامل از الزامات استانداردهای سیستم مدیریت (نظیر ISO 9001، ISO 22000 و …)

• مهارت‌های ارتباطی و رفتاری

• توانایی تحلیل شواهد و تصمیم‌گیری منطقی

ب) الزامات سرممیز: تجربه رهبری تیم ممیزی، مدیریت زمان، قضاوت حرفه‌ای در شرایط پیچیده.
ج) الزامات ممیز: توانایی فنی در ارزیابی فرآیندها، شناخت الزامات قانونی و استانداردی مرتبط.
د) شایستگی‌های خاص صنعت: در صنایع ویژه (مانند غذایی، دارویی، شیمیایی) نیاز به تجربه تخصصی وجود دارد.

۵.۲. برنامه‌ریزی و طراحی فرآیند ارزیابی شایستگی

الف) تعیین شاخص‌های ارزیابی شامل: توانایی شناسایی عدم انطباق‌ها، دقت در گزارش‌دهی، مهارت ارتباطی، توان تحلیل داده‌ها.
ب) طراحی ابزارهای ارزیابی مانند: آزمون کتبی، مصاحبه، شبیه‌سازی ممیزی، ارزیابی عملی.
ج) تدوین فرم‌های ارزیابی شایستگی و مستندسازی نتایج در سوابق ممیزان.

۵.۳. ارزیابی اولیه و تأیید شایستگی

الف) ارزیابی اولیه برای ممیزان جدید از طریق بررسی سوابق آموزشی، گواهی‌نامه‌ها و تجربه کاری.
ب) در صورت نیاز، برگزاری دوره آزمایشی ممیزی تحت نظارت سرممیز یا ارزیاب ارشد.
ج) تأیید شایستگی توسط کمیته صلاحیت ممیزان و ثبت در مستندات منابع انسانی.

۵.۴. نظارت مستمر و ارزیابی دوره‌ای

الف) نظارت بر عملکرد ممیزان از طریق بازبینی گزارش‌ها و بازخورد سرممیزان.
ب) دریافت بازخورد از مشتریان و اعضای تیم ممیزی جهت شناسایی نقاط ضعف.
ج) انجام ارزیابی‌های سالانه و دوره‌ای برای تأیید تداوم شایستگی.

۵.۵. آموزش و بهبود مستمر

الف) شرکت ممیزان در دوره‌های آموزشی به‌روزرسانی استانداردها و مهارت‌های ارتباطی.
ب) برگزاری کارگاه‌ها و شبیه‌سازی ممیزی برای ارتقاء مهارت‌های عملی.
ج) بازنگری مستمر در نیازهای آموزشی بر اساس نتایج ارزیابی عملکرد.

۵.۶. مستندسازی و گزارش‌دهی

الف) برای هر ممیز، پرونده شایستگی شامل: سوابق آموزشی، ارزیابی‌ها، بازخوردها و گواهی‌نامه‌ها نگهداری می‌شود.
ب) کلیه ارزیابی‌ها در فرم‌های کنترل شایستگی ممیزان (QMS-FR-CC01) ثبت می‌گردد.
ج) گزارش‌های بازخورد جهت تحلیل و بهبود مستمر به مدیر فنی ارسال می‌شود.

۵.۷. شایسته‌سازی و ارزیابی مجدد

الف) ممیزانی که تمام ارزیابی‌ها را با موفقیت گذرانده‌اند، به عنوان شایسته تأیید و در فهرست ممیزان فعال ثبت می‌شوند.
ب) ممیزانی که به سطح مطلوب نرسیده‌اند، پس از آموزش مجدد مورد ارزیابی مجدد قرار می‌گیرند.

۵.۸. بهبود مستمر فرآیند

الف) روش اجرایی کنترل شایستگی باید به‌صورت سالانه بازنگری شود.
ب) داده‌های حاصل از ارزیابی‌ها و بازخوردها برای اصلاح شاخص‌های ارزیابی و برنامه‌های آموزشی مورد استفاده قرار گیرد.

۶. سوابق و مستندات

۷. مسئولیت‌ها

• مدیر فنی: نظارت بر اجرای فرآیند ارزیابی و تأیید صلاحیت ممیزان

• سرممیزان: ارزیابی عملکرد ممیزان در ممیزی‌های واقعی

• واحد آموزش: برنامه‌ریزی و اجرای دوره‌های آموزشی و ثبت سوابق

۸. نتیجه‌گیری

اجرای این روش اجرایی اطمینان می‌دهد که ممیزان شرکت پایش سلامت آسیا همواره از نظر شایستگی فنی، مهارتی و رفتاری در سطح مطلوب قرار دارند و فرآیند ممیزی‌ها با دقت، بی‌طرفی و اثربخشی بالا انجام می‌شود.