روش اجرایی پایش و ارزیابی اثربخشی ممیزان

روش اجرایی پایش و ارزیابی اثربخشی ممیزان

مرجع: ISO/IEC 17021-1

1- هدف

هدف از این روش اجرایی، تبیین یک نظام منسجم و قابل استناد برای ارزیابی و پایش اثربخشی عملکرد ممیزان نهاد گواهی‌کننده شرکت پایش سلامت آسیا است. این ارزیابی با هدف حفظ و ارتقای شایستگی حرفه‌ای ممیزان و اطمینان از انطباق فعالیت‌ها با الزامات ISO/IEC 17021-1 انجام می‌گیرد.

این پایش به صورت ترکیبی و بر اساس سه روش رسمی انجام می‌شود:

• ناظر بودن در محل (Witness Audit)
• بازنگری گزارش‌های ممیزی
• دریافت و تحلیل بازخور از کارفرماها و بازار

2- دامنه کاربرد

این روش برای همه ممیزان، سرممیزان و کارشناسان فنی که در فرآیند ممیزی، گزارش‌نویسی، صدور و تصمیم‌گیری گواهینامه فعالیت دارند کاربرد دارد.

3- تعاریف

3-1 ناظر بودن در محل
مشاهده مستقیم عملکرد ممیز در زمان اجرای ممیزی در محل سازمان متقاضی توسط فرد صلاحیت‌دار.
3-2 بازنگری گزارش
ارزیابی کیفیت ساختار، استنادپذیری و انسجام گزارش‌های صادره توسط ممیزان.
3-3 بازخورد
بازخور مستقیم یا غیرمستقیم از مشتریان یا بازار شامل رضایت، شکایت یا نظر ذی‌نفعان.

4- مسئولیت‌ها
4-1 مدیر برنامه ریزی

• برنامه‌ریزی و اجرای ارزیابی سالانه ممیزان
• تحلیل نتایج حاصل از سه روش ارزیابی
• تعیین اقدام اصلاحی و تصمیم‌گیری در مورد حفظ، ارتقا یا تعلیق شایستگی

4-2 مدیر کنترل کیفیت

• ثبت، پایش و تحلیل نتایج
• ارائه گزارش به مدیریت ارشد در بازنگری مدیریت

4-3 ممیزان

• همکاری در ارائه مدارک
• اجرای اقدامات اصلاحی مصوب

5- روش اجرا

5-1 کلیات
ارزیابی عملکرد ممیزان از ترکیب نتایج سه روش زیر حاصل می‌شود و تصمیم نهایی صرفاً بر اساس تحلیل تجمیعی آنها اتخاذ می‌گردد.

5-2 روش اول – ناظر بودن در محل (Witness Audit)

• در بازه زمانی برنامه‌ریزی‌شده، مدیر فنی یا فرد صلاحیت‌دار در یکی از ممیزی‌ها حضور یافته و عملکرد ممیز را ارزیابی می‌کند.
• محورهای ارزیابی شامل:
  • توانایی نمونه‌برداری و جمع‌آوری شواهد
  • مهارت در مصاحبه
  • رعایت استانداردهای ISO/IEC 17021-1 و ISO 19011
  • رفتار حرفه‌ای، بی‌طرفی و استقلال
• نتایج در فرم رسمی ارزیابی ثبت و در پرونده ممیز نگهداری می‌شود.

5-3 روش دوم – بازنگری گزارش‌های ممیزی

• گزارش‌های صادرشده توسط ممیزان پس از هر ممیزی بازبینی می‌شود.
• شاخص‌های ارزیابی شامل:
  • استنادپذیری یافته‌ها
  • انسجام و وضوح گزارش
  • کفایت مستندات و شواهد ارائه‌شده
  • دقت در شناسایی عدم انطباق
• در صورت وجود اشکال، مورد جهت بازنگری یا اقدام اصلاحی به ممیز اعلام می‌شود.

5-4 روش سوم – بازخور از کارفرماها یا بازار
بازخور به دو شکل جمع‌آوری و ارزیابی می‌شود:

الف) بازخورد مستقیم

• تکمیل «فرم نظر کارفرما» پس از انجام ممیزی
• ثبت شکایات، انتقادات یا تقدیرها

ب) بازخورد غیرمستقیم بازار

• گزارش‌های نهاد اعتباردهی
• نظرات ذی‌نفعان
• اطلاعات دریافتی از فضای رقابتی و بازار
  این اطلاعات تحلیل شده و در پرونده عملکرد ممیز ثبت می‌گردد.

5-5 تجمیع نتایج و تصمیم‌گیری
پس از تحلیل نتایج سه روش فوق، یکی از تصمیمات زیر اتخاذ می‌شود:

• تأیید سطح شایستگی
• نیاز به آموزش تکمیلی
• انجام ممیزی‌های بعدی تحت نظارت
• تعلیق سطح شایستگی
• لغو شایستگی ممیز

تصمیم نهایی باید مستند، ثبت و قابل استناد باشد.

6- کنترل سوابق
سوابق مرتبط شامل موارد زیر نگهداری می‌شود:

• فرم ارزیابی شاهد ممیزی
• نتایج بازنگری گزارش‌ها
• فرم بازخورد مشتریان
• گزارش تحلیل عملکرد
• اقدامات اصلاحی و تصمیم نهایی
  مدیریت سوابق طبق روش کنترل مدارک انجام می‌شود.