ISO 37002:2021
کد مدرک: WBS-001
نسخه: 01
تاریخ اجرا: ۲۲/۳/۱۴۰۴
1. هدف
ایجاد سازوکاری امن، بی‌طرفانه و اثربخش برای گزارش‌دهی موارد تخلف، فساد، تبعیض یا سوءرفتار سازمانی بدون ترس از تلافی.
2. دامنه کاربرد
تمامی کارکنان، مدیران، مشاوران، پیمانکاران، مشتریان و سایر ذی‌نفعانی که در تعامل با سازمان هستند.
3. اصول کلیدی
-
اعتماد: باید اطمینان وجود داشته باشد که گزارش‌ها بررسی می‌شوند
-
بی‌طرفی: رسیدگی عادلانه و بدون تعصب
-
حمایت: محافظت از هویت و امنیت گزارش‌دهنده
-
محرمانگی: اطلاعات فقط در اختیار واحد رسیدگی مجاز قرار می‌گیرد
4. فرآیند اجرایی
4.1 دریافت گزارش:
-
از طریق ایمیل، سامانه، صندوق داخلی
-
تکمیل فرم WBS-F01 (گزارش محرمانه)
4.2 ثبت و کدگذاری محرمانه:
در دفتر مخصوص انطباق → شماره پیگیری اختصاصی
4.3 ارزیابی اولیه:
بررسی اولیه معتبر بودن گزارش توسط مسئول رسیدگی
4.4 رسیدگی و اقدام:
-
بررسی دقیق مستندات
-
مصاحبه با طرفین احتمالی
-
ثبت نتایج در فرم WBS-F02
4.5 اطلاع‌رسانی نتیجه:
در حدی که به امنیت و حقوق افراد آسیب نزند
4.6 تحلیل سالانه:
ارزیابی الگوهای گزارش، پیشگیری و اصلاح فرآیندهای پر ریسک
5. سوابق و مستندات مرتبط
-
فرم WBS-F01: گزارش محرمانه سوت‌زنی
-
فرم WBS-F02: پیگیری و رسیدگی
-
آمار تحلیلی سالانه
-
صورتجلسات رسیدگی
در صورت نیاز، می‌توان این روش‌ها را:
-
به قالب Word/PDF برای درج در نظام مستندات تبدیل کرد
-
با روش‌های ISO 37301 (سیستم مدیریت انطباق) تلفیق نمود
-
برای صدور گواهی‌نامه بین‌المللی آماده کرد