روش اجرایی سیستم افشاگری (سوت‌زنی)

1. هدف

ایجاد سازوکاری امن، بی‌طرفانه و اثربخش برای گزارش‌دهی موارد تخلف، فساد، تبعیض یا سوءرفتار سازمانی بدون ترس از تلافی.

2. دامنه کاربرد

تمامی کارکنان، مدیران، مشاوران، پیمانکاران، مشتریان و سایر ذی‌نفعانی که در تعامل با سازمان هستند.

3. اصول کلیدی

• اعتماد: باید اطمینان وجود داشته باشد که گزارش‌ها بررسی می‌شوند

• بی‌طرفی: رسیدگی عادلانه و بدون تعصب

• حمایت: محافظت از هویت و امنیت گزارش‌دهنده

• محرمانگی: اطلاعات فقط در اختیار واحد رسیدگی مجاز قرار می‌گیرد

4. فرآیند اجرایی

4.1 دریافت گزارش:

• از طریق ایمیل، سامانه، صندوق داخلی

• تکمیل فرم QMS-FR-WHS001 (گزارش محرمانه)

4.2 ثبت و کدگذاری محرمانه:
در دفتر مخصوص انطباق → شماره پیگیری اختصاصی

4.3 ارزیابی اولیه:
بررسی اولیه معتبر بودن گزارش توسط مسئول رسیدگی

4.4 رسیدگی و اقدام:

• بررسی دقیق مستندات

• مصاحبه با طرفین احتمالی

• ثبت نتایج در فرم QMS-FR-WHS002

4.5 اطلاع‌رسانی نتیجه:
در حدی که به امنیت و حقوق افراد آسیب نزند

4.6 تحلیل سالانه:
ارزیابی الگوهای گزارش، پیشگیری و اصلاح فرآیندهای پر ریسک

5. سوابق و مستندات مرتبط

• فرم QMS-FR-WHS001: گزارش محرمانه سوت‌زنی

• فرم QMS-FR-WHS002: پیگیری و رسیدگی

• آمار تحلیلی سالانه

• صورتجلسات رسیدگی

در صورت نیاز، می‌توان این روش‌ها را:

• به قالب Word/PDF برای درج در نظام مستندات تبدیل کرد

• با روش‌های ISO 37301 (سیستم مدیریت انطباق) تلفیق نمود

• برای صدور گواهی‌نامه بین‌المللی آماده کرد