روش اجرایی تهیه وارسال گزارش وتاییدیه های بازرسی

شرکت پایش سلامت آسیا

عنوان سند :

روش اجرایی تهیه وارسال گزارش وتاییدیه های بازرسی

شماره سند :

PE-C-15

تاریخ تهیه : 15/5/96

معتبر از تاریخ :15/5/96

شماره فایل رایانه :

تهیه کننده :نیلوفر نصر

تایید کننده : مدیرعامل

تصویب کننده :مدیرعامل

شرکت پایش سلامت آسیا

روش اجرایی

15 PE-C-

صفحه : 2 از 5

موضوع :   تهیه وارسال گزارش وتاییدیه های بازرسی

1- هدف

هدف از تدوین این روش اجرایی حصول اطمینان از ثبت کلیه اطلاعات ضروری، درستی وهماهنگی گزارش ها وتاییدیه های بازرسی در شرکت می باشد.

2- دامنه کاربرد

این روش اجرایی ،کلیه تاییدیه ها وگزارش های بازرسی صادر شده راپوشش می دهد .

3-مسئولیت ها

مدیر بازرسی فنی: مسئولیت کنترل تایید نهایی تاییدیه ها را به عهده دارد.

مدیر پروژه: مسئولیت جمع آوری گزارش های بازرسان وتهیه گزارش های اصلی یا تاییدیه ها را در زمان پایان فعالیت بازرسی به عهده دارد.

بازرس: مسئولیت ثبت نتایج اقدامات خود،تهیه گزارش های اولیه وارائه نتایج فنی مورد نیاز، به مدیر پروژه را به عهده دارد.

4- تعاریف

–        تاییدیه : اظهارنامه رسمی در موردانطباق محصول با الزامات که عموما شامل پیوستی از نتایج بازرسی نیز می باشد.

–        گزارش بازرس : منظور سندی است که شامل روند فنی پیشرفت پروژه وشرح فعالیت های بازرس است وبازرس بنا بر مشاهدات ورخدادها ی محل انجام بازرسی در بازده های زمانی منظم یا به صورت موردی تهیه وبع اطلاع مدیر پروژه خود می رساند.

5- مراجع

–        استاندارد ISO/IEC17020

–          استاندارد 1SO9001:2008    

–           روش اجرایی تکوین خدمات بازرسی فنی  با کدPE-C-16     

6- روش کار       

6-1 کلیات :

ترتیب ونحوه تهیه و ارائه تاییدیه بازرسی فنی به مشتری به شرح ذیل می باشد.

–        بازرس پس از انجام فعالیت های بازرسی، می بایست نتایج بازرسی را در قالب گزارش به مدیر پروژه ارسال نماید .این گزارش بایدشامل محل بازرسی،تاریخ، نام بازرس، نام پروژه، فعالیت های بازرسی انجام شده ،ذکر مشخصات کامل محصول،نتایج بازرسی هر مجموعه ،دلایل تایید ویا رد بر اساس استانداردها ومراجع مربوطه ،برگه های پیوست اعم از گواهینامه ها یا برگه های بازرسی ،نتایج آزمایش ها ودر صورت نیاز گواهینامه های کالیبراسیون دستگاه های مورد استفاده باشد.

–        پس از آن مدیر پروژه اقدام به تکمیل وارسال گزارش ها واطلاعات دریافتی کرده وبا توجه به پیوست های گزارش ،که بستگی به نوع درخواست بازرسی دارد گزارش یا تاییدیه را در فرم مشخصی به صورت بند

–        6-2 و6-3  تهیه ، وجهت تایید نهایی وامضای مدیر بازرسی فنی وپس از آن ارسال به مشاور یا کارفرما آماده می نماید.

–        جدول مسئولیت های تهیه وارسال تاییدیه های بازرسی به صورت جدول زیر است :

6- 2  الگوی کلی گزارش های بازرسی

گزارش های بازرسی به صورت دوره ای(ماهانه ، هفتگی و…. )یا موردی بنا به درخواست کارفرما یا مشاور پروژه باتوجه به حجم گزارش می بایست در قالب یک نامه یا کتابچه به شکل زیرتهیه وارسال گردد.

–        جلد گزارش شامل:

–        آرم شرکت

–        نام شرکت

–        اسم پروژه

–        کد گزارش

–        شماره گزارش

–        زمان گزارش

–        تهیه کننده گزارش

–        تایید کننده گزارش

–        تاریخ تنظیم گزارش

–        صفحات داخلی گزارش :

–        در داخل کادر : نام کارفرما، مشاور، بازرسان،وپیمانکار پروژه در تمام صفحات

–        محتوای داخلی گزارش ها شامل:

–        کلیات

–        شرح اقدامات انجام شده

–        مکاتبات وگزارش ها

6-3  الگوی کلی تاییدیه های بازرسی:

تاییدیه در قالب یک نامه که نشان دهنده انطباق محصول با سفارش داده شده است ، می بایست شامل آیتم های زیر باشد:

–        عنوان: مشخص کننده  موضوع بازرسی انجام شده

–        شماره وتاریخ

–        نام  وامضای مدیر فنی بازرسی

–        متن حاوی مفاددرخواست کارفرما وشماره قرارداد یا شماره درخواست

–        مشخصات پیمانکارتامین کننده یا سازنده اقلام بازرسی

–        محل وتاریخ انجام بازرسی

–        تعداد نسخ وگیرندگان

–        پیوست شامل مدارک  فنی زیز :

–        تست ریپورت مواد اولیه

–        تست ریپورت محصول

–        گواهی کالیبراسیون تجهیزات مورد استفاده

–        7- سوابق

کلیه گزارش ها وتاییدیه های صادره در واحد بازرسی فنی مربوطه نگهداری می شود.

8- پیوست

ندارد.