روش اجرایی به‌روزرسانی مدارک برون‌سازمانی

مرجع: ISO/IEC 17020:2012 بند ۸-۴، ISO 9001:2015 بند 7.5.3.2

1. هدف

تضمین به‌روزرسانی و کنترل مدارک دریافتی از منابع خارج از سازمان (نظیر استانداردها، دستورالعمل‌های قانونی، بخشنامه‌ها، راهنماها، الزامات مشتری، و اسناد فنی) جهت حفظ تطابق عملیات نهاد با الزامات جاری.

2. دامنه کاربرد

این روش شامل کلیه مدارکی است که از مراجع خارجی مانند سازمان دامپزشکی، مؤسسه استاندارد، وزارتخانه‌ها، WOAH، ISO، IAF، و مشتریان دریافت می‌شود و در سیستم ارزیابی انطباق مؤثر هستند.

3. تعاریف

• مدرک برون‌سازمانی: سندی که منبع آن خارج از سازمان بوده و بر فعالیت‌ها، الزامات فنی یا الزامات قانونی نهاد اثر دارد.
• واحد مسئول: مدیر تضمین کیفیت یا فرد معرفی‌شده در ساختار سازمانی.

4. مسئولیت‌ها

• مدیر تضمین کیفیت مسئول بررسی دوره‌ای، ثبت، و به‌روزرسانی مدارک برون‌سازمانی در لیست کنترل‌شده است.
• کارشناس فنی موظف است اسناد جدید یا تغییر یافته را شناسایی و به مدیر تضمین کیفیت اعلام کند.
• مدیر عامل یا نماینده مدیریت تأیید نهایی مدارک کلیدی را انجام می‌دهد.

5. روش اجرا

1. شناسایی مراجع صادرکننده مدارک (سازمان دامپزشکی، ISIRI، WOAH، …).
2. پایش مستمر (حداقل فصلی) پایگاه‌های رسمی جهت شناسایی نسخه‌های جدید.
3. دریافت و ثبت نسخه جدید در لیست مدارک برون‌سازمانی ( QMS-FR-EXT000).
4. به‌روزرسانی تاریخ، شماره نسخه، و وضعیت سند.
5. اطلاع‌رسانی داخلی به واحدهای مرتبط و جمع‌آوری نسخ منسوخ از دسترس کاربران.
6. آرشیو نسخه‌های منسوخ با مهر “باطل‌شده” در پوشه جداگانه.

6. فرم‌ها و سوابق مرتبط

•  فرم لیست مدارک برون‌سازمانی:  QMS-FR-EXT000
•  فرم ثبت تغییرات مدارک دریافتی: QMS-FR-EDC000
•  اطلاعیه داخلی تغییر سند:  QMS-NOT-DU000

فرم لیست مدارک خارجی

اطلاعیه داخلی به‌روزرسانی سند

فرم ثبت تغییرات مدارک برون‌سازمانی

7. دوره بازبینی

حداقل سالانه یا در صورت شناسایی تغییر در مرجع اصلی.