تدوین : 1396
تاریخ ویرایش 3 ام : 1401/08/30
توسط : مدیر عامل
| موضوع : بازنگری قرارداد | ||||||||
|
۱- هدف هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح وظایف و نحوه ارتباط با مشتریان در خصوص درخواست ها و قرار داد ها و همچنین: تشریح نحوه و به کارگیری: الف) الزامات مشتری ب) الزامات قانونی و مقررات دولتی ج) الزامات اضافی مربوط به شرکت – و حصول اطمینان : الف) توانایی سازمان در برآورده سازی الز امات تعریف شده ب) اعمال و ابلاغ تغییرات قرار داد به کارکنان ذیربط می باشد . ۲- دامنه کاربرد این روش اجرایی ،کلیه درخواست ها و قراردادهای خدمات بازرسی را پوشش می دهد . ۳-مسئولیت ها مدیر برنامه ریزی: مسئول اجرای این روش و همچنین مسئول ارتباط با مشتری، دریافت سفارش و نظرات مشتری، پی گیری انجام فعالیت های امکان سنجی، برآورد قیمت واعلام نتیجه به مشتری و مدیر توسعه منابع مسول حضور در کمیته بررسی مناقصات و انجام فعالیت های امکان سنجی و بازنگری قراداد می باشند. ۴- تعاریف – درخواست ارائه خدمت: در اصطلاح به هرگونه درخواست کتبی یا شفاهی از سوی کارفرما مبنی بر انجام خدمات مرتبط با فعالیت های شرکت در قالب های استعلام ، مناقصه یا درخواست های توافقی گفته می شود . – الزامات قرارداد : خواسته هایی که در اسناد استعلام یا مناقصه به طور شفاف اعلام می گردد .الزامات قرارداد گفته می شود. – الزامات شرکت: خواسته هایی که منافع شرکت را تامین می نماید الزامات شرکت گفته می شود و در شرایط خصوصی قرار داد تاکید می شود. ۵- مراجع – استاندارد های سری 17000 – ۶- روش کار ۶-۱ دریافت درخواست کارفرما ، ارزیابی فنی و مالی و تکمیل مدارک درخواست : درخواست ارایه خدمت از طریق فعالیت های بازاریابی یا به علت شناخت مشتریان قدیمی ازسوی کارفرمایان ( استعلام ) به شرکت داده می شود این درخواست ها که ممکن است شفاهی یا کتبی باشد توسط مالی، دریافت و همراه با اختصاص کد به آن درفرم ثبت فعالیت های بازرگانی ثبت می گردد .( نحوه کدگذاری شروع کد از عدد ۱۰۰ و بترتیب افزایش آن ) در صورتی که مشتری درخواست خود را به صورت شفاهی اعلام نماید این واحد موظف است شرحی از درخواست ها وکلیه دستورات شفاهی دریافت شده ،تاریخ آن ها ، وهمچنین هویت مشتری را ثبت نماید . لازم به ذکر است به جز در موارد استثنایی با تایید مدیر عامل دریافت درخواست شفاهی وجود ندارد. نماینده مدیریت : درخواست کارفرما را بررسی نموده ، نسبت به رفع ابهامات ودریافت سایر الزامات مشتری وهمچنین تهیه اسناد، مدارک و سوابق شرکت که در متن درخواست ذکر شده اقدام می نماید سپس مورد را جهت تشکیل کمیته داخلی جهت بررسی درخواست به مدیر برنامه ریزی شرکت ارجاع میدهد ضمنا در خصوص مناقصات پس از بررسی مناقصات ملی و منطقه ای مدارک مذکور به همراه الزامات خود شرکت به مدیر برنامه ریزی ارجاع داده می شود.که این مدیریت با تشکیل کمیته ای که متشکل از نماینده مدیریت و مدیریت برنامه ریزی و مدیر شعبه می باشد. در این کمیته اقداماتی مانند: – تایید کفایت مفاد مشخص شده در درخواست – پیش بینی منابع مورد نیاز پروژه – شرایط و امکانات جاری شرکت در آن زمینه در خصوص مواردی مانند موقعیت مکانی پروژه، نیروی انسانی مورد نیاز و……… (به شرحی که در فرم بازنگری قرارداد آمده است) انجام می گیرد. در صورت عدم وجود توانمندی مورد نیاز یا وجود هرگونه مشکل دیگری در آیتم مورد بررسی، اقدام یا امکانات مورد نیاز، در ستون توضیحات آن آیتم تشریح می گردد. . مدیر برنامه ریزی پس از اتمام هر مرحله از مراحل بالا نسبت به درج مورد در فرم ثبت فعالیت های بازرگانی اقدام می نماید. ۶-۲ تهیه پیش نویس قرارداد وتایید قرارداد پس از برگزاری مناقصه ، با پی گیری مدیر برنامه ریزی سعی می گردد اطلاعات مربوط به برنده مناقصه وشرکت هایی که در مناقصه حضور داشته اند از کارفرما اخذ و در فرم شرکت در مناقصات ثبت گردد .این فرم جهت استقاده در جلسات تجزیه و تحلیل داده ها به مدیر عامل ارسال می گردد. در صورتی که شرکت در این مناقصه برنده شود، درخواست تهیه پیش نویس قرارداد توسط کارفرما به شرکت اعلام میگردد . پیش نویس قرارداد باید با توجه به مواردی مانند: مدت زمان قرارداد، حق الزحمه خدمات ،شرایط عمومی وخصوصی پیمان ،الزامات قانونی و بخشنامه های مربوطه تهیه و به کارفرما ارجاع داده می شود.درصورتی که کارفرما نسبت به این پیش نویس نظرات خاصی داشته باشد با اصلاح پیش نویس نسبت به جلب نظر کارفرما اقدام و در نهایت قرارداد منعقد می گردد. این قرارداد پس ازاختصاص یک کد داخلی مطابق با روشی که در بند ۶-۱ آمده است به واحد ارزیابی مربوطه ارجاع داده می شود.
۶-۳ اصلاحیه و تغییر قرارداد در رابطه با قراردادهایی که قبلا بسته شده و در حال انجام کار بازرسی است در صورتی که مشتری بنا به نیازهای احتمالی ،تقاضای اعمال تغییرات جزیی یا کلی در بندهای قرارداد را داشته باشد .انجام این تغییرات توسط شرکت مستلزم تشکیل مجدد کمیته بررسی مناقصات و منوط به تایید این کمیته می باشد. بدین منظور باید همانند دریافت سفارش جدید اقدام گردد و پیش از پذیرش تغییرات مواردی را که نسبت به قبل تغییر کرده است مورد بررسی و بازنگری قرار گرفته و امکان انجام و تاثیر آن روی قیمت مشخص گردد بدین منظور فرم بازنگری قرارداد مجددا تکمیل میگردد. پس ازپذیرش اصلاحیه یا تغییر در قرارداد نماینده مدیریت باید مراتب را به واحدهای ذیربط ابلاغ و اعلام نماید. علاوه بر موارد بالا درهر مرحله از اجرای قرارداد نیز چنانچه بین نیازمندی های قرارداد و سفارش مشتری از سوی شرکت مغایرتی مشاهده شود مراتب باید از سوی واحد متقاضی به مدیرمالی و بازرگانی اعلام گردد تا نسبت به توافق با مشتری و دریافت نظر وی اقدام شود . انعکاس نظرات مشتری به واحدهای ذیربط بر عهده مدیر قراردادهاست. یادآوری: تغییرات واصلاحیه های الزامات فنی(نقشه ها وغیره )در این حیطه قرار ندارند و جهت اعمال این تغییرات مطابق با روش اجرایی تکوین خدمات بازرسی با کدPE-C-16 عمل می گردد . ۶-۴ پایش فرآیند بازرسی و عقد قرارداد از طریق فرم لیست پایش و برنامه های بهبود شرکت با کد F-P-07 مورد نظارت و خود کنترلی قرار می گیرد . ۷- سوابق سوابق این روش اجرایی در واحد مالی و بازرگانی نگهداری می شود. ۸- پیوست ها – فرم تدوین وبازنگری قرارداد با کد F-L-62 – فرم لیست قراردادها وپروژهای در دست اقدام با کد F-L-69 – فرم شرکت در مناقصات با کدF-L-66 |
||||||||