روش اجرایی اعتبار دادن به مدارک در شرکت ارزیابی انطباق
(کد: QMS-38)
نویسنده: دکتر علیرضا مسعودنیا
تاریخ: 2024-08-04
1. هدف
هدف از این روش اجرایی، تعیین فرآیند اعتبار دادن به مدارک شرکت به‌منظور اطمینان از صحت، دقت و اعتبار اطلاعات و مستندات است.
2. دامنه کاربرد
این روش اجرایی برای کلیه مدارک داخلی، فنی و چک‌لیست‌های فنی در شرکت ارزیابی انطباق اعمال می‌شود.
3. مسئولیت‌ها
- مدیر کیفیت (QMS Manager): مسئول نظارت بر فرآیند اعتبار دادن به مدارک داخلی و ثبت تغییرات در سیستم مدیریت اسناد.
- مدیر تحقیق و توسعه (R&D Manager): مسئول نظارت بر اعتبار دادن به مدارک فنی.
- مدیران فنی: مسئول نظارت بر اعتبار دادن به چک‌لیست‌های فنی.
4. فرآیند اعتبار دادن به مدارک
4.1 شناسایی نیاز به اعتباردهی
- فعالیت‌ها:
- شناسایی مدارکی که نیاز به اعتباردهی دارند از طریق بازخوردهای داخلی و خارجی، تغییرات قانونی و استانداردها.
- تکمیل فرم درخواست اعتباردهی مدرک.
- مسئول: هر واحد درخواست‌دهنده.
4.2 بررسی اولیه مدارک
- فعالیت‌ها:
- بررسی و ارزیابی مدارک توسط مدیر مربوطه.
- تعیین ضرورت و میزان اعتباردهی مورد نیاز.
- مسئول: مدیر کیفیت (برای مدارک داخلی)، مدیر تحقیق و توسعه (برای مدارک فنی)، مدیران فنی (برای چک‌لیست‌های فنی).
4.3 ارزیابی و اعتباردهی
- فعالیت‌ها:
- انجام ارزیابی‌های لازم برای تعیین اعتبار مدرک.
- استفاده از معیارهای استاندارد و مراجع معتبر برای ارزیابی مدارک.
- مسئول: مدیر تحقیق و توسعه (R&D Manager) برای مدارک فنی، مدیر کیفیت (QMS Manager) برای مدارک داخلی، و مدیران فنی برای چک‌لیست‌های فنی.
4.4 بازبینی و تایید
- فعالیت‌ها:
- بررسی نتایج ارزیابی و اعمال اصلاحات لازم بر اساس بازخوردها.
- تایید نهایی اعتباردهی مدارک.
- مسئول: تیم بازبینی.
4.5 ثبت و ابلاغ
- فعالیت‌ها:
- ثبت تغییرات در سیستم مدیریت اسناد.
- اطلاع‌رسانی به کلیه کارکنان در مورد مدارک معتبر شده.
- به‌روزرسانی نسخه‌های منتشر شده و اطمینان از دسترسی کارکنان به مدارک معتبر.
- مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager).
5. نگهداری و به‌روزرسانی
5.1 بازبینی دوره‌ای
- فعالیت‌ها:
- بازبینی دوره‌ای مدارک برای اطمینان از به‌روز بودن آن‌ها.
- اعمال تغییرات لازم بر اساس بازخوردها و نیازمندی‌های جدید.
- مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager)، مدیر تحقیق و توسعه (R&D Manager)، مدیران فنی.
6. نظارت و ارزیابی
6.1 نظارت بر اجرای مدارک معتبر شده
- فعالیت‌ها:
- نظارت مستمر بر اجرای مدارک معتبر شده توسط واحدهای مختلف.
- ارزیابی کیفیت اجرای مدارک و ارائه گزارش‌های مربوطه.
- مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager).
6.2 ارزیابی بازخوردها
- فعالیت‌ها:
- جمع‌آوری بازخوردها از کارکنان و مشتریان.
- تحلیل بازخوردها و اعمال تغییرات لازم در مدارک.
- مسئول: مدیر کیفیت (QMS Manager).
نتیجه‌گیری
روش اجرایی اعتبار دادن به مدارک با کد QMS-7 به شرکت ارزیابی انطباق کمک می‌کند تا فرآیند اعتباردهی مدارک خود را به‌صورت ساختاریافته و کارآمد مدیریت کند. با پیروی از این روش‌ها، شرکت می‌تواند از صحت، دقت و اعتبار مدارک خود اطمینان حاصل کند و به بهبود مستمر کیفیت خدمات خود دست یابد.