نحوه نگهداری شناسایی جابه جایی نمونه ها و روش نمونه برداری:
یک نمونه باید دارای تمام ویژگی های ماده ای باشد که از آن برداشت می شود سپس توسط ابزار های مخصوص برای جلوگیری از هر گونه دخل و تصرف غیر مجاز نمونه ها پلمپ یا ممهور می گردد و هم زمان نمونه ای که دارای شرایط یکسان با نمونه اصلی است به عنوان شاهد نمونه برداری شده و عینا مشخصات مندرج بروی نمونه اصلی به صورت غیر قابل تغییر روی آن نوشته شده و توسط لیبل های مخصوص شرکت پلمپ می شود مقدار ، تعداد، میزان یا حجمی از نمونه که برداشت می شود طبق استاندارد ملی مربوط باید باشد نمونه شاهد پس از پلمپ به مسئول واحد تولیدی تحویل داده می شود که تا 2 ماه پس از تاریخ صدور نتایج آزمون جهت آزمون مجدد دارای اعتبار است .
و در مورد محصولاتی که انقضاء مدت مصرف آنها کمتر از 2 ماه می باشد نمونه شاهد تا همان زمان معتبر خواهد بود نمونه باید سریعا به ازمایشگاه جهت انجام آزمون های لازم ارسال گردد و اگر احیانا لازم است نگهداری شود، در محل شرکت بازرسی و در شرایط مناسب نگهداری شود . در حمل و نقل نمونه ها باید کوشش شود که شرایط میکرو بیو لوژیکی ماده غذایی تغییر ننماید حمل نمونه ها به آزمایشگاه تا حد ممکن سریع باشد . تا نمونه ها پس از برداشت ، مورد آزمایش قرار گیرد . چنانچه نمونه مورد نظراز غذاهای خشک و کنسروی باشد باید در دمای کمتر از 45 درجه سلسیوس به آزمایشگاه حمل گردد در مورد نمونه های غذایی فاسد شدنی و غیر منجمد تا هنگام آزمایش در دمای 0 تا 5 درجه سلسیوس و در مورد نمونه ها ی منجمد تا هنگام رسیدن تا آزمایشگاه ، باید همچنان به حالت انجماد نگه داری شوند.
مستند سازی بازرسی و نمونه برداری :
پر کردن فرم های مربوط به بازرسی ، ضبط و نگهداری و نگهداری چک لیست ها و یاد داشت های دقیق ضروری است این یادداشت ها باید با کدهای مخصوص در سایت و فرم های اعتبار سنجی ان به تفکیک عذم انطباق و توصیه بعدی بع بازرسی ثبت و ندر سایت شرکت نگه داشته شود که برای بازدید های بعدی به بازرس کمک کند فرم نمونه برداری از واحد تولیدی باید در 3 نسخه توسط بازرس نمونه بردار تکمیل و امضاء شود و به امضاء مدیر کنترل کیفیت واحد تولیدی یا مقام مسئول واحد رسیده باشد . یک نسخه جهت واحد تولیدی ، یک نسخه جهت نمونه بردار و شرکت بازرسی کننده و یک نسخه جهت آزمایشگاه گرفته شود .