|
نسخه الکترونیکی این سند اخرین نسخه آن است و مسئولیت کنترل نسخه چاپی با این سند بر عهده خواننده آن می باشد. تمامی حقوق معنوی و مادی این مدرک متعلق به شرکت پایش سلامت اسیا می باشد. و هر گونه کپی برداری از ان پیگرد قانونی دارد. |
||||
| کد سند: QM-21-52 | رویکرد | عنوان سند | ||
| رنگ سفید اسناد / قرمز فرمهای دریافتی/ ابی فرمهای ارسالی | راهنمای دکمه های انتهایی صفحه | |||
| تاریخ | تایید | بازنگری/ | نویسنده | شماره |
| بهمن 1403 | هیئت مدیره | دکتر هلیا آزاد | دکتر علیرضا مسعودنیا | #1 |
کنترل شایستگی و مهارت ممیزان یکی از جنبه‌های کلیدی در فرآیند ممیزی‌های داخلی و خارجی است که به حفظ کیفیت و اعتبار فرآیندهای ممیزی کمک می‌کند. این روش اجرایی باید بر اساس استانداردهای مرتبط مانند ISO 17021 طراحی شود و شامل مراحل مختلفی برای ارزیابی، نظارت، و بهبود مستمر مهارت‌های ممیزان باشد.
۱. تعیین نیازمندی‌های شایستگی ممیزان
شناسایی مهارت‌ها و شایستگی‌ها: نیازمندی‌های شایستگی برای ممیزان شامل دانش فنی، مهارت‌های ارتباطی، توانایی‌های تحلیلی، تجربه مرتبط با صنعت، و آشنایی با استانداردهای مدیریت کیفیت (مثلاً ISO 9001) و سایر استانداردهای سیستم مدیریت است.
الزامات برای سرممیز و ممیز: سرممیز باید تجربه رهبری تیم ممیزی، مدیریت زمان، و توانایی تصمیم‌گیری در شرایط پیچیده را داشته باشد. ممیزان نیز باید دارای توانایی‌های فنی در ارزیابی سیستم‌ها و فرآیندها باشند.
شایستگی‌های خاص صنعت: در صورت نیاز، ممیزان باید دارای آگاهی و تجربه خاص در صنایع مختلف (مثل داروسازی، صنایع غذایی، و سایر صنایع تخصصی) باشند.
۲. برنامه‌ریزی و طراحی فرآیند ارزیابی شایستگی
ایجاد شاخص‌های ارزیابی شایستگی: برای ارزیابی مهارت‌های ممیزان، شاخص‌هایی مانند توانایی شناسایی عدم انطباق‌ها، مهارت‌های ارتباطی، دقت در گزارش‌دهی، و توانایی تحلیل داده‌ها باید مشخص شوند.
طراحی آزمون‌ها و ارزیابی‌های شایستگی: ایجاد آزمون‌ها یا ارزیابی‌های شایستگی برای بررسی دانش فنی، توانایی ممیزان در شناسایی نقاط ضعف سیستم، و مهارت‌های ارتباطی. این ارزیابی‌ها می‌توانند شامل شبیه‌سازی ممیزی، آزمون‌های کتبی، و ارزیابی‌های عملی باشند.
۳. ارزیابی اولیه و تایید شایستگی ممیزان
ارزیابی پیش از شروع ممیزی: ممیزان جدید یا تازه وارد باید در ابتدا توسط تیم نظارت بر شایستگی ارزیابی شوند. این ارزیابی شامل بررسی سوابق آموزشی، ارزیابی صلاحیت‌های فنی و غیر فنی، و بررسی توانایی‌های عملی آن‌ها در انجام ممیزی است.
دوره‌های آزمایشی ممیزی: در صورتی که ممیزان از نظر شایستگی تأیید نشده باشند، ممکن است نیاز به انجام یک دوره آزمایشی ممیزی تحت نظارت سرممیز یا ارزیاب‌های داخلی داشته باشند.
۴. نظارت مستمر و ارزیابی دوره‌ای
نظارت بر عملکرد ممیزان: پس از انجام ممیزی‌ها، باید نظارت مستمری بر عملکرد ممیزان انجام شود. این نظارت شامل بررسی گزارش‌های ممیزی، ارزیابی کیفیت شواهد جمع‌آوری‌شده، دقت در شناسایی عدم انطباق‌ها، و بازخورد از مشتریان است.
بازخورد از تیم ممیزی و مشتریان: جمع‌آوری و تحلیل بازخورد از سرممیزان، همکاران تیم ممیزی و مشتریان می‌تواند در ارزیابی عملکرد ممیزان مؤثر باشد. این اطلاعات می‌تواند به‌طور خاص در شناسایی نقاط ضعف و نیاز به آموزش یا توسعه مهارت‌ها کمک کند.
ارزیابی‌های دوره‌ای و آموزشی: ممیزان باید به‌طور دوره‌ای در ارزیابی‌های عملکرد خود قرار گیرند. این ارزیابی‌ها ممکن است شامل بازنگری در فرآیندها، بررسی دقت گزارش‌ها و کیفیت شناسایی عدم انطباق‌ها باشد.
۵. آموزش و بهبود مستمر مهارت‌ها
برنامه‌های آموزشی دوره‌ای: ممیزان باید در دوره‌های آموزشی مداوم شرکت کنند. این دوره‌ها می‌توانند شامل دوره‌های جدیدترین تغییرات در استانداردها، مهارت‌های ارتباطی، فنون ممیزی، و بهبود فرآیندهای سیستم‌های مدیریت کیفیت باشند.
شبیه‌سازی‌های ممیزی: برگزاری شبیه‌سازی‌های ممیزی برای ممیزان جدید یا ممیزانی که نیاز به ارتقاء مهارت دارند، می‌تواند تجربه عملی و عملیاتی در شرایط واقعی را فراهم کند.
آموزش به‌روزرسانی استانداردها و مقررات: ممیزان باید از تغییرات و به‌روزرسانی‌های استانداردهای بین‌المللی مطلع باشند. این می‌تواند از طریق دوره‌های آموزشی و کارگاه‌های تخصصی صورت گیرد.
۶. مستندسازی و گزارش‌دهی
گزارش ارزیابی شایستگی: برای هر ممیز، گزارشی شامل ارزیابی عملکرد، شکاف‌های مهارتی، بازخورد دریافت‌شده و برنامه‌های آموزشی پیشنهادشده باید تهیه و مستند شود.
سیستم مستندات شایستگی: تمامی ارزیابی‌ها و برنامه‌های آموزشی باید در سیستم مستندات شرکت ثبت شود تا به‌طور دوره‌ای مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد.
گزارش‌های بازخورد: گزارش‌های بازخورد از طرف تیم ممیزی، مشتریان و همکاران باید جمع‌آوری شده و در نظر گرفته شود تا نقاط ضعف شناسایی و بهبود یابند.
۷. شایسته‌سازی و ارزیابی مجدد
شایسته‌سازی ممیزان: ممیزانی که تمامی ارزیابی‌ها و نیازمندی‌ها را با موفقیت پشت سر گذاشته‌اند، برای انجام ممیزی‌های آتی شایسته‌سازی می‌شوند. این شایسته‌سازی شامل صدور گواهینامه‌ها یا تاییدیه‌های مربوطه است.
برنامه‌ریزی مجدد ارزیابی‌ها: ممیزانی که به سطح مطلوب شایستگی نرسیده‌اند، باید پس از دریافت آموزش‌های بیشتر، دوباره ارزیابی شوند. این ارزیابی‌ها باید به‌طور مداوم و پس از هر دوره آموزشی انجام شوند.
۸. بهبود مستمر فرآیند
ارزیابی مستمر روش اجرایی: فرآیند کنترل شایستگی باید به‌طور دوره‌ای بازبینی شود تا اطمینان حاصل شود که به‌طور مؤثر و مطابق با تغییرات استانداردها و نیازهای سازمان به‌روزرسانی شده است.
بهبود بر اساس ارزیابی‌ها: اطلاعات و داده‌های حاصل از ارزیابی‌ها و بازخوردها باید برای بهبود مستمر برنامه‌های آموزشی و ارزیابی‌ها استفاده شوند.
نتیجه‌گیری
این روش اجرایی برای کنترل شایستگی و مهارت ممیزان به‌طور جامع به تمام جنبه‌های ارزیابی، نظارت، آموزش و بهبود مستمر مهارت‌های ممیزان پرداخته است. با پیاده‌سازی این روش، سازمان می‌تواند اطمینان حاصل کند که ممیزان به‌طور مداوم در حال بهبود و توسعه مهارت‌های خود هستند و قادر به انجام ممیزی‌های مؤثر و با کیفیت بالا هستند.